Одним из главных способов сбора информации является биографическая анкета, которая в достаточно полном объеме позволяет получить точные даты и конкретные данные жизни, оценить направление, предрасположенности, нравственные и другие персонально-психические качества работника, распознать их адекватность содержанию профессиональной деятельности.
Расширить и конкретизировать полученный материал можно в ходе личной беседы.
Биографические данные, приобретенные с помощью разных методов, для упрощения их следующего исследования упорядочиваются в хронологической таблице.
ХронологияСобытия, фактыХарактеристикаОценка периода
Применяя хронологическую таблицу, проводят динамический анализ различных форм активности личности, развитие ее интересов и склонностей.
Высококачественная переработка всего биографического материала объединяется к интерпретации и изображению лица по житейским признакам, к оценке ее направления, характера, способностей, склонностей и т.д. Основной задачей интерпретации жизненного пути является установление последовательности зарождения свойств и особенностей личности, их выраженности, обусловленности теми или иными факторами биографии.
Главными направленностями интерпретации биографического материала являются:
определение факторов развития данного работника (среды развития, собственной деятельности человека и др.);
определение персональных фаз жизненного пути;
анализ структуры факторов в каждой фазе;
выявление связей между фазами индивидуального развития.
Анкетирование
Анкетный опрос - это особенный метод сбора исходные данных о человеке, часто используемый в социальной психологии и социологии.
Анкета - это структурно организованный набор вопросов, каждый из которых логически связан с основной задачей изучения. Вопросы анкеты могут касаться профессионального направления (мотивов, интересов, увлечений), моральных и психологических качеств личности, стиля общения и поведения, характерологических специфик и др.
Известно несколько типов анкет. Анкеты, базированные на самооценке опрашиваемыми своих свойств и качеств. Форма ответа - оценка в баллах степени выраженности того или иного индивидуального качества, черт характера (предприимчивости, коммуникабельности, тревожности, самодостаточности и пр.).
При применении данного метода нужно учесть его значимый недочет: высокую степень субъективности ответов из-за тяги человека изобразить себя с наилучшей стороны и скрыть изъяны. Применяя закрытую форму вопросов с несколькими вариациями ответов (например, распределенных по степени утверждения: Нет, это совсем не так, Пожалуй, так, Верно, Совершенно верно), можно повысить информативную ценность ответов.
Еще одной разновидностью метода анкетирования являются анкеты, вопросы которых сориентированы на оценку опрашиваемыми своих поступков в определенных житейских обстановках. В итоге обрабатывания данных профессионал делает заключение о присутствии и уровне развития у опрашиваемого индивидуально-личных свойств.
Существует ряд правил, которые устанавливают специфики создания любого типа анкет:
перед исследованием анкеты для повышения ее прогностичности нужно четко изображать цель и задачи грядущего изучения;
вопросы анкеты должны соответствовать уровню развития и жизненному опыту опрашиваемых (возрасту, образованию, социальному происхождению, национальным особенностям и т.п.);
в формулировках вопросов должно быть как можно меньше эмоционально значимых слов;
следует избегать возможности оценочных ответов (таких, как "хорошо-плохо", "сильно-слабо" и т.п.);
формулировки вопросов должны быть по возможности промежуточными, а когда этого трудно добиться, следует дублировать вопросы таким образом, чтобы они с разных сторон отображали одно и то же свойство;
анкета должна владеть довольной разрешающей способностью, то есть возможностью выявлять как можно более тонкие отличия между людьми по степени выраженности тех или иных индивидуальных свойств;
анкета должна быть доступна, то есть опрашиваемый должен осознать вопрос, суметь припомнить о каких-то событиях прошлого и выбрать соответственный для него ответ;
анкета не должна быть однотонной и шаблонной. Количество вариантов ответов в предъявляемых вопросах, как правило, не должно быть более 5-6, а расчетное время заполнения анкеты - не более 30 минут. При разработке анкеты употребляются закрытые либо открытые вопросы.
Закрытые - это такая форма вопросов, на которые в анкете даются заранее сформулированные варианты ответов. достоинствами закрытых вопросов является возможность исключить неверное понимание вопросов, сопоставимость ответов, сравнительно более легкая форма заполнения ответов и обработка полученных данных.
Открытые вопросы - когда опрашиваемый непринужденно отвечает на заданный вопрос без каких-либо ограничений, например, биографической анкеты.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Личное дело работника как классифицированный комплекс необходимых индивидуальных и начальных учетных документов описывает трудовую активность сотрудника на различных должностях в данном учреждении или на руководящих должностях в конкретной сфере. Личное дело представляет собой комплекс документов, содержащих нужные сведения о работнике и его трудовом стаже.
В свою очередь образование личного дела делается с целью упорядоченной сортировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответственную должность. Следует учесть, что отвечающие за ведение и сохранение личных дел имеют доступ к безграничному объему, в том числе и секретной информации. Формирование (следующее ведение, формирование и хранение) личных дел сотрудников в РФ возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее индивидуальную ответственность за обеспечение должно обращения с этими бумагами.
Анализ документов личного дела позволяет:
. Выявить социальные предпосылки к формированию и закреплению у работника тех или иных индивидуально-психологических качеств работнику.
. Выделить конкретные проявления или факты, свидетельствующие об активности различных психических процессов, об устойчивости определенных интересов, ценностных ориентаций, черт характера.
. Определить общее направление и состав методических приемов для дальнейшего исследования личностных особенностей работника.
Основными направлениями интерпретации биографического материала являются:
определение факторов развития данного работника (среды развития, собственной деятельности человека и др.);
определение персональных фаз жизненного пути;
анализ структуры факторов в каждой фазе;
выявление связей между фазами личного развития.
Процедура анализа и интерпретации различных материалов личного дела сотрудника помогает собрать заблаговременное, но достаточно полное понятие о сотруднике. Анализ фактических итогов его работы дает шанс получить сведения о степени сформированности исследуемых качеств.
В результате обработки ответов на вопросы анкет, специалист делает вывод о присутствии и степени формирования у опрашиваемого персонально-личностных свойств.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие / Л.М. Вялова - М.: Издательский дом «Академия», 2007. - 176 с. личный дело документ биографический
Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю.Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544с.
Митрофанов В.И. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. - 3-е изд. - М.: Альфа-Пресс, 2010.
Михайлов Ю. М. Личные дела сотрудников компании: как правильно оформлять, вести и хранить. Практическое пособие / Ю. М. Михайлов. - М.: Издательство «Альфа-Пресс», 2009. - 160 с.
Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудрявцева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФА - М, 2003.
Справочник по кадровому делопроизводству / Под общ. ред. Ю.Л.Фадеева. - М.: Эскимо, 2011. - с. 51-69.
Труханович Я.В. Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. Образцы и формы документов с комментариями. - 7-е изд. - М.: Дело и Сервис, 2010.