Comparison of task descriptions
|
Too general |
|
Specific |
|
|
||
|
Handles administrative chores |
|
Receives, sorts and files monthly personnel |
|
|
|
action reports |
|
|
|
|
|
Good communication skills |
|
Ability to communicate technical information |
|
|
|
to nontechnical audience |
|
|
|
|
|
Computer literate |
|
Proficient with Microsoft Word, Excel and |
|
|
|
QuickBooks |
|
|
|
|
Vocabulary:
job description – описание должностных обязанностей; bread-and-butter – насущный, основной, базовый;
to incur the costs – понести расходы; havoc – разрушение, хаос;
ineptly – некомпетентно, несоответствующим образом;
slack – простой, бездействие, (зд.) невыполненная работа, недоработки;
under-performer – человек, работающий не в полную силу;
to be on the same page – одинаково понимать, не расходиться во мнениях;
to entail – (зд.) охватывать, включать в себя; concisely – кратко, лаконично;
articulation – (зд) четкая формулировка; benchmark – веха, этап;
chores – рутинные операции; work load – объем работ; skills – навыки, опыт;
attributes – характерные признаки, характерные черты; credentials – документы, удостоверяющие навыки и умения; to be proficient – быть умелым, опытным;
snapshot – фотоснимок, (зд) краткая, но очень точная формулировка;
up and running – отлаженный, работающий;
personnel action reports – отчеты о деятельности сотрудников.
26
Ex. 1. Find in the text English equivalents to the following words and phrases:
описание должностных обязанностей; насущный, необходимый инструмент; понести расходы, издержки; выполнять задание некомпетентно; продолжить работу, начатую ранее кем-то, устранять недоработки; объем работ; сфера ответственности; аттестация; производственные условия; четкое направление; личный план развития работника/служащего; требования и квалификации; административные операции; отчеты о деятельности сотрудников.
Ex. 2. Write down Russian equivalents for the following words and phrases:
job description; bread-and-butter tool; to incur the costs; to handle ineptly; to pick up the slack; evaluation process; work load; areas of responsibility; work environment; snapshot; clear direction; employee development plan; requirements and qualifications; administrative chores; personnel action reports.
Ex. 3. Answer the questions, based on the text.
1.How do you explain the saying «The job description is the bread and butter tool of hiring»?
2.What are the benefits of correctly written job description?
3.Who can participate in development of job description?
4.What can help to perform the job analysis?
5.What are the components of job description?
6.What is the difference between tasks and requirements?
7.Why is it important to be specific in describing requirements?
Ex. 4. What do you think the main idea of the text is?
1.Not only the managers participate in developing job descriptions, but other employees who are performing the similar jobs can participate.
2.One must not confuse tasks with requirements and qualifications when writing the job description.
3.In the long run it’s more expensive for the manager and team to accommodate a poor performer than it is to invest in recruiting quality candidates. Effective job description is an important tool not to be omitted.
27
Ex. 5. Prepare to present a summary of the text.
1.Make a plan of the text.
2.Write down phrases and expressions you will be using when talking about each part.
3.Present a summary.
Ex. 6. Translate into English using words and expressions from the text.
1.Описание должностных обязанностей является необходимым инструментом в процессе приема на работу новых сотрудников.
2.Большой процент ошибок при приеме на работу происходит из-за недостаточно аккуратно составленного описания должностных функций.
3.Хорошо продуманное описание должностных функций служит справочным руководством при аттестации сотрудников.
4.Грамотно составленное описание должностных функций можно сравнить с фотоснимком.
5.Описание должностных функций точно, но очень кратко информирует о том, какие обязанности и задачи включает в себя данная должность, а также указывает на основные требования к претенденту на эту должность.
6.Сотрудники, выполняющие подобную работу, также могут
участвовать в разработке должностных обязанностей.
7.Вот список подразделов, которые обычно включает в себя грамотно составленное описание должностных функций: наименование должности; отдел; перед кем непосредственно отчитывается данный работник; обязанности; необходимые умения, навыки; требуемый опыт работы.
8.Составляя описание должностных функций, старайтесь не путать операции, которые будет выполнять работник, с требованиями, которым он должен отвечать.
Ex. 7. Complete the sentences with an appropriate word.
1 The job description has long been the |
A should not have |
____________of hiring |
been hired in the |
|
first place |
28 |
|
2Your company loses more than time, money and effort by recruiting, interviewing, orienting and training people who _______________________
3In the long run it’s more expensive for the manager and team to accommodate a poor performer than it is to ________
4It needs to communicate as specifically but concisely as possible what
__________________ the job entails and to indicate ________________ of the job
5The manager to whom the position will report ______________________, but other employees who are performing similar jobs can contribute to the development of the job description
6When writing the job description don’t confuse _______ with _____________
Btasks; requirements and qualifications
Cbread-and-butter tool
Dinvest in recruiting quality candidates.
Eresponsibilities and tasks;
the key qualifications
Ftakes the lead to develop a job description
Ex. 8. Discussion time.
Analyze sample job descriptions of HR assistant and HR director (appendix 1), using the blank form from the same appendix. What is missing? What could be added? What could be cut out?
Ex. 9. Discussion time.
Divide the students into four groups. Ask each of the group to prepare job requirements for the following positions using the blank form (App.1):
♦HR assistant;
♦Reception clerk;
♦PR specialist;
♦Sales department specialist.
29
You can use Internet to find specific requirements and tasks for each position.
During the next lesson each group will present the respective job description.
Ex. 10. Revise the following grammar material. Translate the sentences into Russian.
Should have
We can use 'should have' to talk about past events that did not happen.
♦I should have let her know what was happening but I forgot.
♦We can also use 'should have' to speculate about events that may or may not have happened.
♦She should have got the letter this morning. I expect she'll give us a call about it later.
We can use 'should not have' to speculate negatively about what may or may not have happened.
♦She shouldn't have left work yet. I'll call her office.
♦He shouldn't have boarded his plane yet. We can probably still get hold of him.
We can also use 'should not have' to regret past actions.
♦I shouldn't have shouted at you. I apologize.
Translate into English, using the revised grammar material.
1.Ему надо бы было отправить всем напоминания по е-мейлу.
2.Должно быть, он уже пришел на работу. Давайте ему позвоним.
3.Они, должно быть, еще не отправили отчет в типографию. Еще есть время внести изменения.
4.Зря они его уволили. Он был самым полезным человеком в отделе.
5.Зачем же мы подписали с ними контракт. Следовало бы обсудить все вопросы более подробно.
30