* Обмен документами между сторонними организациями возможен благодаря специальным механизмам DIRECTUM, позволяющим передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами, даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон, возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа.
* Инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования - от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами.
* Технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению отличаются гибкостью и позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.
Эффект от внедрения DIRECTUM
Внедрение документооборота - это не просто "дань моде". Это - осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:
* Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность описания и поддержки деловых процессов.
* Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
* Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.
* Выполнение требований стандартов ISO-9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.
Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК
-обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
-поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
-предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.
* Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения других, более интеллектуальных работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов.
* Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM:
-быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников;
-легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.
* Развитие корпоративной культуры
Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
* Рост конкурентных преимуществ
Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.
Преимущества системы
В основе преимуществ системы DIRECTUM лежит понимание потребностей клиентов.
* Продуманная идеология системы удачно сочетает в себе широкую функциональность и простые принципы работы.
* Ориентация на повышение эффективности работы в целом.
* Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
* Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
* Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.
* Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
* Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
* Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.
* Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM.
* Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
* Возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов.
* Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера)
* Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
* Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
* Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
* Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).
Клиенты
Партнеры
Компания DIRECTUM осуществляет стратегическое и технологическое партнерство с крупнейшими поставщиками платформ, оборудования и различных решений.
Дилеры компании DIRECTUM предоставляют полный спектр услуг для успешного внедрения системы:
* исследование особенностей организации-заказчика;
* настройка и адаптация системы;
* обучение и консультации пользователей и администраторов;
* организационно-методическая поддержка.
Центры Сертифицированного Обучения (ЦСО) делают более доступным качественное обучение и аттестацию для получения статуса сертифицированного специалиста DIRECTUM.
Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации
Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.
При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.
Регистрация документов
Чтобы занести документ в DIRECTUM, необходимо заполнить необходимые поля РКК, а регистрационный номер будет присвоен автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.
РКК (регистрационно-контрольные карточки) содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.
Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы потокового ввода DIRECTUM Capture Services, которые обеспечивают различные способы занесения документов: захват с почты, факса, сканера или из файловой системы. Cлужба распознавания делает возможными различные сценарии массового приема документов, например, добавление новых страниц в документ или сортировка по определенным признакам (к примеру, разделителю). Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и осуществить автоматическую электронную отправку адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.
Движение и исполнение документов.
После регистрации входящего документа дальнейшая работа исполнителей может вестись полностью в электронном виде, предотвращая потерю оригинала. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу, указав исполнителей и сроки.
В процессе исполнения поручений обеспечивается:
- фиксация переписки по исполнению;
- возможность делегирования и отправки на доработку;
- контроль сроков, запросы нового срока.
Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.
Отправка писем партнерам.
Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами - это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.
Поиск и анализ.
По известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа.
Результаты поиска могут быть представлены иерархически. В основе структуры дерева могут быть подразделения или виды РКК.
Найти нужный документ вместе с РКК можно по штрих-коду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрих-код считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания.
Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.
Веб-канцелярия
Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.
Заключение
документооборот электронный управление
Автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно-учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно - справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа элемента содержания или по любым реквизитам в максимально короткие сроки.