И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный - разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.
Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.
Зато, использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов, и исполнительской дисциплиной.
Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности.
При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики организации-заказчика.
При изучение СЭД «DIRECTUM», был сделан вывод, что данная система имеет следующие преимущества:
- многофункциональность;
- надежность;
- быстрота действий;
- стабильность и т.п.
Список использованных источников
1 Интуит - национальный открытый университет. [Электронный ресурс] http://www.intuit.ru.
2 Внедрение ИТ-систем. [Электронный ресурс] http://docva.ru/.
3 Официальный сайт разработчика «DIRECTUM». [Электронный ресурс] https://www.directum.ru/system.
4 Управление знаниями. Системы электронного документооборота. [Электронный ресурс] https://sites.google.com.