· Составляться с преобладание содержания над формой;
· Быть нейтральной (свободной от субъективного, заинтересованного подхода);
· Быть консервативной;
· Быть полной (опущение какого-либо факта может сделать отчётность недостоверной).
Доходы и расходы отражаются в бухгалтерском учёте по методу "начисления". Этот принцип означает, что финансовые результаты операций (доходы и расходы) отражаются в бухгалтерском учёте по факту их совершения, а не по факту получения или уплаты денежных средств (их эквивалентов).
Доходы и расходы отражаются в бухгалтерском учёте в том периоде, к которому они относятся.
Правила документооборота и технология обработки учетной информации в банке разработаны в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 21.11.96 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Положением № 302-П, Правилами № 304-2-р, а также с учетом специфики работы и структурных подразделений банка.
Правила устанавливают основные требования по:
ü приему и оформлению первичных учетных документов;
ü формирование выписок по счетам клиентов;
ü составу отчетов за день, формируемых структурными подразделениями и представляемыми в бухгалтерскую службу;
ü проверке и включению данных первичных учетных документов в баланс;
ü формированию документов синтетического и аналитического учета;
ü уничтожению испорченных бланков ценных бумаг и бланков;
ü исправлению ошибочных записей;
ü ведению книг регистрации лицевых счетов;
ü порядку хранения первичных учетных и бухгалтерских документов.
Кроме того, в Правилах определена периодичность вывода на печать документов аналитического и синтетического учета.
В Правилах определены основные требования по организации и ведению бухгалтерского учета в структурных подразделениях банка, а также порядок хранения первичных документов этих структурных подразделений.
Бухгалтерский учет в Банке ведется в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета в учреждениях Сберегательного банка Российской Федерации (Рабочий план счетов), утвержденным Президентом Сбербанка России 22 ноября 2007г., который разработан на основании Плана счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях Российской Федерации, с учетом последующих изменений и дополнений.
Бухгалтерские операции выполняют уполномоченные работники, для которых их выполнение закреплено должностными инструкциями (входит в должностные обязанности). В эту категорию входят работники, занятые приемом, оформлением, контролем расчетных, кассовых и других документов, отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета (независимо от того, в каком подразделении они работают), кроме работников, обрабатывающих информацию с применением средств автоматизации и не входящих в структуру бухгалтерского аппарата.
Уполномоченные работники структурных подразделений оформленные первичные учетные документы передают в УБУиО, работники которого заняты обработкой документов первичного учета, последующим контролем и отражением операций в бухгалтерском учете.
Уполномоченные работники структурных подразделений принимают документы от клиентов - юридических лиц как правило в операционное время, а от клиентов - физических лиц - только в операционное время, установленное для их обслуживания. При этом все документы, поступающие в структурные подразделения в операционное время, подлежат оформлению в этот же день и отражению по счетам баланса тем же днем.
Документы, поступающие от клиентов - юридических лиц во вне операционное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени оговаривается в договорах на расчетно-кассовое обслуживание клиентов - юридических лиц.
Совершение кассовых и расчетных операций оформляется первичными учетными документами, фиксирующими факт совершения операции.
Первичные учетные документы являются основанием для отражения операций в бухгалтерском учете.
Применение тех или иных форм первичных учетных документов и порядок их оформления по каждому виду операций установлены соответствующими нормативными документами и письменными указаниями Сбербанка России.
Первичные учетные документы должны содержать четкое изложение сущности операций.
Заполнение всех предусмотренных реквизитов документа обязательно.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы (расчетные документы, документы, оформленные на бланках) не допускается.
Не допускается также внесение каких-либо исправлений при приеме распоряжений владельцев счетов в виде электронных расчетных документов.
Операции, оформляемые по счетам клиентов, отражаются в лицевых счетах клиентов. Лицевые счета клиентов ведутся в электронном виде с применением средств вычислительной техники.
УБУиО (Управление бухгалтерского учета и отчётности) на основании первичных учетных документов, составляет следующие формы аналитического и синтетического учета:
· Ведомости остатков по счетам первого и второго порядка, лицевым счетам, балансовым и внебалансовым счетам; ведомости остатков размещенных (привлеченных) средств. Ведомость остатков размещенных (привлеченных) средств ведется по счетам, по которым определены сроки размещения (привлечения) средств. Ведомости ведутся программным путем ежедневно и распечатываются по мере необходимости.
· -Лицевые счета по внутрибанковским счетам.
· Лицевые счета по внутрибанковским операциям ведутся в электронном виде с применением средств вычислительной техники
· Лицевые счета (выписки из лицевых счетов) по внутрибанковским операциям ежедневно формируются и архивируются в виде файлов. Данные счета могут распечатываться по мере необходимости. При этом выписки из лицевых счетов, по которым совершены исправительные записи, подлежат обязательной распечатке и хранятся на бумажном носителе у Главного бухгалтера (или его заместителя).
· Ежедневную оборотную ведомость.
· Ежедневная оборотная ведомость формируется по балансовым и внебалансовым счетам. В ежедневной оборотной ведомости в течение месяца обороты показываются за день.
· Ежедневный баланс.
· Отчет о прибылях и убытках . В соответствии с Учетной политикой Сбербанка России Отчет о прибылях и убытках ведется ежедневно нарастающим итогом с начала года. Отчет о прибылях и убытках формируется и хранится в электронном виде и распечатывается: ежедневно.
При выявлении бухгалтерскими работниками ошибочных записей в регистрах бухгалтерского учета исправления ошибочных записей осуществляются в следующем порядке.
Ошибки, выявленные до заключения баланса, исправляются путем зачеркивания неправильно записанных сумм и написания над ними правильных сумм. Эти записи заверяются подписями бухгалтерского работника. Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то бухгалтерский работник вычеркивает тонкой чертой всю запись и рядом с зачеркнутой суммой делает надпись "Не считать" и заверяет эту надпись своей подписью. Одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры бухгалтерского учета.
Если таким способом исправления внести невозможно, то ошибочные записи исправляются путем сторнирования ошибочной записи и проводки новой правильной записи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным признаком, а при ведении учета с применением программного обеспечения - протоколируется в аудит - файлах. В этом случае текущим днем составляются два ордера - сторнированный и правильный. Ордера подписываются бухгалтерским и контролирующим работниками.
После заключения баланса ошибочные записи исправляются путем осуществления обратных записей по счетам, по которым сделаны неправильные записи. Исправления производятся в день выявления.
Банк обеспечивает сохранность бухгалтерских документов первичного учета, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение установленных сроков, но не менее пяти лет.
В своей служебной деятельности контролер подчиняется непосредственно начальнику Отдела операционного обслуживания юридических лиц.
При поступлении прямых указаний или распоряжений руководства он выполняет их в установленные сроки, докладывая непосредственному руководителю о полученных заданиях и ходе их исполнения.
В своей служебной деятельности контролер руководствуется нормативными документами Банка, обязательными к выполнению всеми работниками, Положением об Отделе операционного обслуживания, текущими планами работ и распоряжениями руководства.
Задачи контролера Отдела операционного обслуживания Операционного управления:
. Осуществление расчетно-кассового обслуживания счетов юридических лиц в валюте Российской Федерации и иностранной валюте.
. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, осуществление контроля за операциями, совершаемыми клиентами Операционного управления.
. Доведение до сведения клиентов нормативных актов Банка России и Сбербанка России, касающихся расчетно-кассового обслуживания.
Обязанности контролера:
· Операционное обслуживание клиентов Операционного управления, в т.ч. с использованием системы "Клиент-Сбербанк", включая операции овердрафтного кредитования.
· Прием, проверка правильности и полноты заполнения представляемых клиентами расчетных денежных документов, в том числе соответствие подписей и печати карточкам образцов подписей должностных лиц, имеющих право распоряжаться счетом, и оттиска печати.
· Проверка наличия остатков на счетах клиентов при проведении платежей и выдаче наличных денежных средств.
· Проведение операций по списанию средств с лицевых счетов клиентов на основании расчетных документов.
· Списание с лицевых счетов клиентов комиссий, предусмотренных договором банковского счета.
· Ежедневное формирование реестров проведенных документов в установленные внутренним порядком Операционного управления сроки.
· Ежедневное формирование выписок по лицевым счетам клиентов и подбор документов, на основании которых совершены записи по счетам.
· Выдача выписок по лицевым счетам клиентов в соответствии с условиями банковского договора и ведение учета их выдачи.
· Постановка расчетных документов в картотеку к внебалансовым счетам № 90902 "Расчетные документы, не оплаченные в срок" и № 90901 "Расчетные документы, ожидающие акцепта для оплаты", списание с них и осуществление контроля за внебалансовым учетом операций, отраженных по указанным счетам.
· Осуществление переписки по операциям, расчетно-кассового обслуживания.
· Выверка документов, числящихся в картотеке не оплаченных документов, по состоянию на последний рабочий день отчетного месяца.
· Применение и реализация программ осуществления внутреннего контроля в целях противодействия легализации доходов, полученные преступным путем, и финансированию терроризма.
· Участие в работе комиссий, рабочих групп по направлениям деятельности подразделения в соответствии с письменным распоряжением руководителя.
· Соблюдение требований конфиденциальности в соответствии с нормативными документами Сбербанка России.
· Своевременное и качественное выполнение работ по подготовке и выполнению бизнес-плана Операционного управления, а также плановые работы по отдельным направлениям деятельности и по распоряжению руководства Отдела операционного обслуживания.
Все документы организации делятся на три документопотока:
Ø входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;
Ø исходящие (отправляемые) документы;
Ø внутренние документы.
Входящий документ (поступающий документ) - документ, поступивший в учреждение.
Исходящий документ (отправляемый документ) - официальный документ, отправляемый из учреждения.
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами.
К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.
Обработка входящих документов включает:
прием и первичную обработку документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
передачу на исполнение.
Первичная обработка документов
Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:
· проверка правильности доставки документов;
· проверка целостности вложений и физического состояния
полученных документов;
· фиксация факта получения документов;
· подготовка их к исполнению;
· передача документов исполнителям.
Исходящие - документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.
Обработка исходящих документов включает:
· составление чернового документа;
· подготовку проекта документа;
· его согласование (визирование);
· удостоверение документа;
· отправку документа.
Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:
· проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;
· проставление исходящего регистрационного индекса;
· обработка документа для отправки.
Обработка отправляемой корреспонденции включает:
· сортировку;
· вложение в конверты;
· адресование;
· сдачу в отделение связи.
Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:
правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);