В настоящее время создаются достаточно совершенные пакеты программ. Однако применимы они не во всех видах информационных систем. Это зависит от уровня стандартизации решаемых при управлении материальными потоками задач.
Абсолютное большинство автоматизированных крупных и средних агентств используют продукты компаний «Мегатек» и «САМО-Софт» («Мастер-Агент» и «Само-ТурАгент» соответственно).
Информационная система для турагентских компаний является частью общей логистической информационной системы и включает следующие подсистемы: подсистему взаимоотношений с туроператорами, подсистему взаимоотношений с клиентами (пользователями услуг), подсистему управления персоналом, подсистему управления информационными потоками и подсистему финансов.
Рис. 1. Блок-схема логистической системы туристских компаний
Рассмотрим примерную блок-схему информационной системы оперативного управления турагентской компанией, представленную на Рисунке 2. Для реализации описанной выше логистической информационной системы за основу возьмем продукт компании «САМО-Софт» - «Само-ТурАгент».
«САМО-ТурАгент» по отношению к «Мастер-Агент» не уступает в общих функциях и обладает следующими преимуществами:
• значительно ниже стоимость программного комплекса;
• значительно меньше период освоения комплекса персоналом турфирмы;
• нет необходимости в заполнении справочников перед началом работы с программой. Сотрудники турагентства могут приступить к ведению учета продаваемых туров в программе сразу же после ее инсталляции;
• пользователю агентской программы не нужно вводить специальный адрес обмена с туроператором, можно искать и бронировать предложения туроператоров, имеющих в своем арсенале «САМО-Тур». Количество туроператоров в поисковой системе будет регулярно увеличиваться;
• расширен раздел «Клиенты». Ведение архива постоянных клиентов. Новые функции: дневник менеджера («Общение с клиентами»), мини call-center «Звонки на обработку».
Рис. 2. Блок-схема информационной системы оперативного управления турагентской компанией
Для подсистемы управления персоналом и подсистемы финансов можно использовать продукты компании «1С» - «1С-Кадры» и «1С-Бухгалтерия».
Программный комплекс «САМО-ТурАгент» совместим с решением «1С-Рарус: Турагентство» (обмен данными через xml-формат).
Типовое решение «1С-Рарус: Турагентство» создано фирмой «1С-Рарус» для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета в турфирмах, которые работают по агентской схеме продажи туристических услуг. Предназначено для использования:
• менеджерами турагентств для работы с клиентами и поставщиками: оформление туров, подготовка заявок туристов, выписка путевок, подготовка отчетов туроператорам;
• бухгалтерами, ведущими полный финансовый учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками (полный бухгалтерский налоговый учет и отчетность);
• руководителями, которые нуждаются в системе управления предприятием, полной и достоверной аналитической информации.
Логистическую составляющую в управлении производственным процессом в туристских организациях могут обеспечить соответствующие специалисты - логисты, которые должны быть включены в структуру организации. Чем выше квалификация этих специалистов и выше уровень, который они занимают в иерархии управления организацией, тем полноценнее логистическое управление организацией, тем шире возможности использования логистических методов управления, тем больше эффект от использования логистики.
В крупных организациях стратегический уровень логистического управления возглавляет директор по логистике, тактический уровень - руководитель отдела по логистике, оперативный - специалисты по логистике. Директор ставит цель, начальник отдела логистики определяет задачи для достижения цели и назначает исполнителей по направлениям. Менеджеры по логистике выполняют свои функции, направленные на реализацию задач.
Логистические менеджеры должны обладать следующими технологическими навыками: - работа с базами данных;
- развитие IT-систем;
- компьютерное программирование;
- статистический анализ; - управление проектами; - знание новейшей техники.
На уровне небольшой турагентской организации необходима структурная реорганизация фирмы, заключающаяся во введении новой должности менеджера по логистике, который должен заниматься планированием, организацией и контролем логистических процессов в компании по продвижению и реализации турпродукта.
Таким образом, управление туристским предприятием - достаточно сложный и многогранный процесс, который требует разработки организационно-экономического механизма и структурирования с целью оптимизации всех потоковых процессов на предприятии, что непосредственно оказывает значительное влияние на общий финансовый эффект функционирования организации. Оптимальная система управления на основе логистического подхода - это система, основанная на интегрированном подходе, которая позволит создать реальную возможность объединения функциональных областей логистики путем координации действий, выполняемых независимыми звеньями логистической системы.
С точки зрения логистики, как науки об изучении потоковых процессов и эффективной организации управления этими процессами в сочетании с современными информационными компьютерными технологиями, она способна дать качественный сдвиг в управлении современным предприятием. Внедрение в повседневную жизнь компьютерных технологий, автоматической радио- и видеотелефонной связи с любым абонентом нашей планеты, исполнения заказов на приобретение билетов, бронирование мест в гостиницах и т.п. с использованием логистических методов и приемов будет служить решению хозяйственно-экономических задач туризма.