г) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах);
д) разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и т. п. Они выдаются под расписку руководителям занятий (работ) и должны переноситься и храниться в чемоданах (портфелях).
Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом командира (начальника) воинской части. В состав таких комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий. В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом.
О фактах утраты служебных документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации лицо, ответственное за сохранность информации, докладывает соответствующему командиру (начальнику), который назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются в письменном виде командиру (начальнику), назначившему комиссию.
За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, военнослужащий (работник) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности. Снятие копий со служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», поступивших из вышестоящей воинской части, и изготовление выписок из них допускаются только с письменного разрешения командира (начальника), подписавшего служебный документ.
Особенности учета и рассылки служебных изданий. Все полученные из других воинских частей, а также изготовленные в типографиях несекретные служебные издания учитываются по журналу учета служебных изданий. На сопроводительных письмах, при которых они получены, указывается, за какими номерами учтены эти издания по журналу учета, а должностное лицо, получившее служебные издания на хранение, расписывается в этом. Несекретные служебные издания при их печатании и тиражировании подлежат предварительному и последующему контролю органами информационной безопасности в средствах массовой информации.
Передача служебного издания Министерства обороны Российской Федерации в организации Российской Федерации, не подчиненные Министерству обороны, производится с разрешения должностного лица, принявшего решение о его издании. Передача служебных изданий организациям иностранных государств или международным организациям производится на основании международного договора.
Изготовление и размножение служебных документов. Служебные документы могут изготавливаться и размножаться на пишущих машинках, электронно-вычислительных машинах, копировальных аппаратах и с помощью других технических средств, рукописным способом, а также издаваться в типографии. Рукопись для печатания служебного документа на пишущих машинках и других технических средствах должна быть написана четко, разборчиво и только чернилами или пастой фиолетового, синего или черного цветов. В левом верхнем углу первого листа рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать.
Служебные документы должны размножаться в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаться только тем воинским частям, которым они необходимы. Снятие копий со служебных документов, поступивших из вышестоящих воинских частей, и изготовление выписок из них (кроме документов с пометкой «Для служебного пользования») допускаются с разрешения начальника штаба воинской части, издавшей служебные документы, а где эта должность штатом не предусмотрена, — командира (начальника) воинской части или одного из его заместителей. Если разрешение дано устно, то на служебном документе отмечается, когда и каким должностным лицом дано разрешение. Эта отметка заверяется подписью исполнителя. Снятие копий со служебных документов, разработанных в воинской части, и изготовление выписок из них допускаются с разрешения начальника управления, направления, отдела, службы этой воинской части.
Учет служебных документов, размноженных на пишущих машинках, электронно-вычислительной технике, копировальных аппаратах и других технических средствах, производится в журнале учета размножения служебных документов. Операторам, машинисткам и другим лицам, работающим на множительных аппаратах, персональных электронно-вычислительных машинах, запрещается размножать какие-либо посторонние документы, хранить в столах и выносить из воинской части какие бы то ни было служебные материалы. Не оконченные печатанием служебные документы, бланки, журналы учета, магнитные носители информации и другие материалы по окончании работы сдаются на хранение в делопроизводство или заведующей машинописным бюро.
Уничтожение служебных документов, книг и журналов. Служебные документы, дела, книги и журналы учета, издания и литература, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также с истекшими сроками хранения должны уничтожаться. Отбор и уничтожение указанных документов производятся комиссией. Состав комиссии назначается приказом командира (начальника) воинской части из числа наиболее квалифицированных лиц, способных правильно определить историческую, научную ценность и практическую надобность служебных документов, дел, книг и журналов. В состав комиссии включаются не менее трех человек, в том числе лицо, ведущее делопроизводство.
При отборе служебных документов, дел, книг и журналов для уничтожения необходимо руководствоваться Перечнем документов со сроками их хранения. Об уничтожении документов лицо, ведущее делопроизводство, производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета. На актах указывается о списании в журналах учета уничтоженных документов.
Прием и передача текстов служебных документов с использованием средств факсимильной связи. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов несекретных служебных документов. Передача с использованием средств факсимильной связи текстов служебных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования» и «Не для печати», не разрешается. Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.
С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), не должен превышать 5 листов.
Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и подписывается командиром (начальником) воинской части в пределах его полномочий. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за работу факсимильных аппаратов. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица. Оригинал принятой факсограммы докладывается лицу, которому она адресована, и с его резолюцией передается исполнителю.
Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах установленной формы. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных факсограмм, имеющие срок хранения один год.
§ 6. Ведение делопроизводства по обращениям граждан
Правовое обеспечение делопроизводства при рассмотрении обращений граждан регламентировано Инструкцией о работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденной приказом министра обороны Российской Федерации от 29 декабря 2000 г. № 615.
Делопроизводство по письмам военнослужащих и других граждан в органах военного управления организуется применительно к требованиям Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации и ведется отдельно от других видов делопроизводства.
Ведение делопроизводства по письмам, подготовка приема посетителей и материалов к нему возлагаются на должностных лиц, определенных приказами соответствующих командиров и начальников.
Все обращения, поступающие в органы военного управления, заносятся в день их поступления в книгу предложений, заявлений и жалоб, предусмотренную ДУ ВС РФ, и после предварительного изучения докладываются соответствующим командирам и начальникам.
Жалобы, заявляемые на опросе военнослужащих во время инспектирования (проверки), в книгу предложений, заявлений и жалоб не заносятся.
В управлениях главных штабов видов Вооруженных Сил Российской Федерации, военных округов, флотов, в главных и центральных управлениях Министерства обороны Российской Федерации, в военных комиссариатах субъектов Российской Федерации учет писем может вестись также с помощью учетных карточек или с использованием типовых программ обеспечения на персональных электронно-вычислительных машинах.
На первой странице поступивших писем проставляются дата поступления обращения и регистрационный номер книги предложений, заявлений и жалоб.
На письма, поступившие с документами и ценными бумагами (паспорт, военный билет, пенсионное удостоверение, акция и т. д.), составляется акт за тремя подписями в двух экземплярах. Один экземпляр остается на участке приема почты, второй подшивается в дело. При отсутствии документов, упоминаемых автором в обращении, составляется третий экземпляр акта, который для информации направляется автору письма.
Письма граждан, направляемые в другие органы военного управления, оформляются с сопроводительным письмом.
Если письмо содержит несколько вопросов, рассмотрение которых находится в компетенции различных органов военного управления, то снимается необходимое количество копий письма, которые в части, их касающейся, направляются соответствующим адресатам.
Письма военнослужащих и других граждан, направленные в орган военного управления, с требованием сообщить результаты рассмотрения ранее поданного ими предложения, заявления, жалобы берутся на контроль. На повторных предложениях, заявлениях и жалобах в правовом верхнем углу делается отметка «Повторно».
Ответы на письма заявителей направляются в пределах сроков, установленных действующим законодательством для рассмотрения обращений граждан.
Письма заявителей должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по письмам, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром учетной карточки (там, где учет ведется и по карточкам) для формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и исполнения должна быть надпись «В дело» и личная подпись лица, принявшего это решение.
Предложения, заявления и жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением (в необходимых случаях и конверты), формируются в отдельное дело с указанием вопросов в заголовке дела. Документы в этом деле располагаются в хронологическом порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или поступления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дела проверяются правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.
Книги предложений, заявлений и жалоб и книги учета посетителей изготовляются на местах, ведутся и хранятся в каждом органе военного управления. Командир (начальник) ежемесячно проверяет по книге предложений, заявлений и жалоб правильность сделанных распоряжений.
§ 7. Исполнительская дисциплина и контроль за исполнением поручений
Исполнительская дисциплина в Вооруженных Силах Российской Федерации — выполнение всеми военнослужащими и гражданским персоналом Вооруженных Сил Российской Федерации требований правовых актов Министерства обороны Российской Федерации и Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, а также приказаний, распоряжений, указаний, поручений командиров и начальников по конкретным вопросам.
Исполнительская дисциплина включает контроль за исполнением поручений командиров (начальников) и исполнением служебных документов.
Контроль за исполнением служебных документов — это комплекс мероприятий, направленных на качественное и своевременное исполнение данных в документах поручений.
Контроль за исполнением служебных документов включает в себя сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов, доведение этой информации до соответствующих должностных лиц, которым давались поручения, принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов, а в случае необходимости — применение мер дисциплинарного воздействия к лицам, виновным в несвоевременном и некачественном исполнении документов.
Командир (начальник) органа военного управления при осуществлении контроля за исполнением служебных документов обязан:
— организовать упреждающий контроль за исполнением служебных документов в подчиненных органах военного управления, включающий определение средств и методов контроля за своевременным исполнением предупредительных запросов (карточек контроля) в целях получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по исполнению поручения, осуществление контрольных проверок хода исполнения поручения, другие мероприятия;