Требования своевременности предполагают своевременные отражения факта хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности.
Согласно положению ст.9. Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (дальше - Закон 129-ФЗ) все хозяйственные операции, которые проводит организация, должны оформляться оправдательными документами. Данные документы служат первичными учетными документами, на основаниях которых ведется бухгалтерский учет.
При этом первичный учетный документ должен быть составлен в моменты совершений операций, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончаний.
Своевременные и качественные оформления первичных учетных документов, передачи их в установленный срок для отражений в бухгалтерском учете, а также достоверности содержащихся в них данных обеспечивают лица, которые составили и подписали данные документы.
Так, именно уполномоченные лица (а это зачастую руководители организаций и главный бухгалтер) отвечают за своевременности отражений факта хозяйственной деятельности.
Требования осмотрительности (осторожности) означают наибольшую готовность к признаниям в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможного дохода и активов, не допуская созданий скрытых резервов.
Требования приоритета содержаний перед формой означают, что в бухгалтерском и налоговом учете факты хозяйственной деятельности должны отражаться исходя не только из их правовых форм, но и экономических содержаний фактов и условий хозяйствований. К примеру, компания заключила договора подряда с физическим лицом, в договорах не установлены объемы и сроки выполняемых работ, но установлены трудовые обязанности, необходимости соблюдать внутренние трудовые распорядки определенные в компании, и установлена помесячная заработная плата, выплачиваемая этому лицу независимо от конечных результатов работы. Этот договор, по сути, является трудовым договором и регламентируется не гражданским, а трудовым законодательством, что влечет за собой ошибки в исчислениях налогов.
Требования непротиворечивости обуславливают необходимости тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счету синтетического учета на последний календарный день каждого месяца.
Объекты учета подлежат оценкам в денежных выражениях. На территориях Российской Федерации бухгалтерский учет реализуется в валюте РФ, т. е. в рублях.
Оценка имущества, которое приобретено за плату, реализуется посредством суммирований всех фактически произведенных затрат на его покупки.
Оценки имуществ, полученных безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату его оприходования.
Оценка имущества, которое произведено в самой компании, - по стоимости его изготовления.
Применения иных методов оценки допускается в ситуациях, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации, а также нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации и органов, которым федеральными законами предоставлены права регулирований бухгалтерского учета.
1.4 Основные правила ведения бухгалтерского учета
Построения и ведения бухгалтерского учета осуществляются компаниями по установленным правилам, которые закреплены в источниках его правовых регулирований.
1. Обязательность ведений бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет должны вести все комаании, которые находятся на территориях РФ, а также филиалы и представительства иностранных компаний. Финансово-промышленные группы реализуют бухгалтерский учет и формируют отчетности со спецификами, которые предусмотрены Постановлением Правительства РФ от 9 января 1997 г. № 24 "О порядке ведения сводных (консолидированных) учета, отчетности и баланса финансово-промышленной группы".
2. Бухгалтерский учет имуществ, обязательств и хозяйственных операций организации ведутся в валюте Российской Федерации - рублях. Бухгалтерский учет по валютным счетам компании и операциям в иностранных валютах ведутся в рублях на основаниях пересчетов иностранной валюты по курсу ЦБ РФ на дату совершений операций.
3. Требования имущественных обособленностей заключаются в том, что имущества и обязательства организаций учитываются обособленно от имуществ и обязательств собственников и иных компаний.
4. Требования непрерывностей бухгалтерского учета, в соответствиях с которым учет ведется организациями непрерывно с момента ее регистраций в качестве юридических лиц до реорганизаций или ликвидаций в порядках, установленных законодательством.
5. Требования сплошного учета значат, что правомерными являются такие его ведения, когда все хозяйственно-финансовые операции и итоги инвентаризаций подлежат своевременным регистрациям на счетах бухгалтерского учета без каких-то пропусков и изъятий.
6. Ведения бухгалтерского учета имуществ, обязательств и хозяйственных операций методами двойной записи на взаимосвязанном счету бухгалтерского учета, которые включены в рабочий план счетов бухгалтерского учета. Суть двойной записи состоит во взаимосвязанных отражениях любой совершенной операции единовременно на двух счетах бухгалтерского учета: по дебету одного счета и кредиту иного.
7. В бухгалтерском учете компаний текущие затраты на производства продукций и капитальные вложения учитываются раздельно.
8. Документирования хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, которые проводятся компанией, должны оформляться оправдательными документами, называющимися первичными. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, которые утверждаются Госкомстатом России. Документы, формы которых отличаются от унифицированнхы, должны содержать обязательные реквизиты, которые перечислены в ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете". Список лиц, которые имеют права подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель компании по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителями организаций и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершений операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
9. Требования бухгалтерской регистрации. Информация, которая содержится в принятых к учету первичных документах, скапливается и систематизируется в регистре бухгалтерского учета. Хозяйственные операции отражаются в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответственным счетам бухгалтерского учета. Более распространенными являются журнально-ордерная и мемориально-ордерная формы счетоводства, использовать которые стоит с учетами отраслевого указания, разработанного федеральными органами исполнительной власти на базе типовых для компаний подведомственных отраслей (строительство, торговля, снабжение и др.).
10. Ведения бухгалтерского учета реализуются на русском языке. Первичные учетные документы, которые составлены на других языках, должны иметь построчные переводы на русский язык.
11. Требования оценки имуществ и обязательств. Оценка имущества, которое приобретено за плату, реализуется посредством суммирований фактически произведенных расходов на его покупку; имущества, которое произведено в самой компании, - по стоимости его изготовлений; имущества, которое получено безвозмездно, - по рыночной стоимости на дату оприходования.
12. Требования инвентаризаций имуществ и обязательств. Инвентаризация представляет собой выявления фактического наличия имуществ в сравнениях с данными бухгалтерского учета. Методические указания по инвентаризациям имуществ и финансовых обязательств утверждены Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Порядки и сроки проведений инвентаризаций устанавливаются локальным актом компании, за исключениями ситуаций, когда проведения инвентаризаций обязательны. Ситуации обязательного проведения инвентаризаций определены ст. 12 Федерального закона "О бухгалтерском учете". К примеру, инвентаризация проводится в обязательных порядках при передачах имущества в аренду, перед составлениями годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственного лица; при выявлениях факта хищения, злоупотребления или порчи имуществ; в ситуации стихийного бедствия, пожара или иных чрезвычайных ситуаций, которые вызваны экстремальными условиями; при ликвидациях или реорганизациях компании.
Выявленные расхождения отражаются на счетах бухгалтерского учета в таких порядках:
· излишек имуществ приходуется, и соответственная сумма зачисляется на финансовые итоги компании;
· недостачи имуществ и их порча в границах норм естественной убыли относят на издержки производства или обращения;
· недостачи имуществ и его порча сверх нормы естественной убыли относят на счет виновных лиц. Если виновные лица не определены, или суд отказал во взысканиях с них убытков, то убытки от недостач имуществ и его порчи списываются на финансовые результаты компании.
Для обеспечений достоверностей данных бухгалтерского учета, а также, для того чтобы иметь выверенные реальные данные о положении активов и обязательств компании должны проводить инвентаризации имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличия, состояния и оценка.
Порядки (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведений, список имущества и обязательств, которые проверяются при каждой из них, и т. д.) проведения инвентаризаций устанавливается руководителем компании, за исключениями ситуаций, когда проведения инвентаризации обязательны.
Проведения инвентаризаций обязательны:
* при передачах имуществ в аренду, выкупе, продаже
* при преобразованиях государственной или муниципальной унитарной компании;
* перед составлениями годовой бухгалтерской отчетности;
* при смене материально ответственного лица;
* при выявлениях факта хищения, злоупотреблений или порчи имущества;
* в ситуации стихийного бедствия, пожара или иных чрезвычайных ситуаций, которые вызваны экстремальным условием;
* при реорганизациях или ликвидациях компании [5].
Выявленные при инвентаризациях расхождения между фактическими наличиями имуществ и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в таких порядках:
а) излишек имуществ приходуются, и соответственная сумма зачисляется на финансовые итоги компании, а у бюджетной компании - на увеличения финансирования (фондов);
б) недостачи имущества и его порчи в границах нормы естественной убыли относятся на издержки производств или обращения, сверх нормы - на счет виновных лиц.
Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взысканиях убытка с него, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовый результат компании, а у бюджетной компании - на уменьшения финансирования (фондов).
В соответствиях с требованием Закона 129-ФЗ все хозяйственные операции (факты хозяйственной деятельности), которые проводятся компанией, должны оформляться оправдательными документами. Данные документы служат первичными учетными документами, на основаниях которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах, унифицированных (типовых) «форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не определена в данных альбомах и утверждаемые компанией, должны содержать все списки обязательных реквизитов.
При этом первичный учетный документ должен быть составлен в моменты совершений операций, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончаний.
При оформлениях первичных документов и при получениях первичных документов от контрагентов требование главного бухгалтера по оформлениям данных представленных в бухгалтерскую службу документов и сведений непременны для всех сотрудников компании.
Документы, которые формализуют экономические операции с наличными деньгами, подписываются руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им лица, денежных и расчетных документов финансовые и кредитные обязательства не принимаются.
Финансовые и кредитные обязательства понимаются как документы, которые формализуют финансовые вложения организации, кредитные соглашения, кредитные соглашения и контракты, заключаемые по коммерческим и коммерческим кредитам.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных экономических операций первичные бухгалтерские документы на них могут быть приняты к исполнению по письменному распоряжению руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия реализации таких сделок.
Руководителю компании стоит требовать от бухгалтерской службы неукоснительных соблюдений правил оформлений первичных документов, обращаем внимания на типичные ошибки при работах с первичными документами:
- использования формы первичных документов, которые созданы в компании, но не утверждены в приказе по учетной политике;
- отсутствия в документах, не являющихся унифицированными или специальными обязательных реквизитов;
- отсутствия утвержденных руководителями компании вправе подписи первичных документов;