Эта ниша имеет огромный потенциал развития и в ближайшие годы появляется все больше перспектив для дальнейшей модернизации отношений типа «человек-машина
Современный рынок СЭД-систем развивается невероятно активно, и вопреки ожиданиям многих экспертов, важнейшим фактором этой трансформации является вовсе не импортозамещение, которое так активно продвигают в последние годы. Определяющим вектором развития систем являются возрастающие потребности клиентов и расширение границ использования оцифровки окружающего мира. С каждым годом потребителям необходимы все более эффективные и сбалансированные системы за счет расширения информационного поля и возможностей, открывающихся на основе уже созданных проектов. Пользователи, у которых есть опыт работы в какой либо системе, как правило, видят многие недостатки и недочеты существующих проектов, и поэтому в интересах компаний, занимающихся разработкой подобного рода систем, в первую очередь стоит задача заинтересовать клиента наиболее полным спектром услуг и максимально оптимальным подбором предлагаемых функций системы.
Основной путь развития систем на данном этапе заключается в создании версий наполненных наиболее гибким функционалом, позволяющим учесть все специфические особенности каждого предприятия без вовлечения в процесс внедрения программирования. Это позволит заказчику самостоятельно управлять «скелетом» системы и настроить её под определенные нужды предприятия. Несомненным преимуществом будет являться заинтересованность компаний предложить наиболее сбалансированный продукт, позволяющий сократить затраты на оптимизацию системы под особенности бизнес-процессов предприятия.
Зачастую при автоматизации процессов основные пути и задачи уже известны, но за счет неминуемой детализации, подстраивающей системный продукт под определенные условия, приходится сталкиваться с тем, что необходимо искать совершенно иной подход к их реализации. Здесь начинается работа компании-разработчика как профессионала своего дела, так как необходимо не просто внедрить проект и пустить все на самотек, дабы люди, работающие в системе подстраивались под но-
106
вые обстоятельства, а сделать программное обеспечение максимально удобным, с максимально понятным интерфейсом и полностью отвечающим потребностям персонала. А это уже задача индивидуализированная и требующая максимальной вовлеченности.
Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях различных форм собственности и государственного сектора.
В соответствии с мировыми и отечественными практиками внедрения информационных систем результатом внедрения является промышленная эксплуатация системы в рамках работы всего предприятия.
Вопреки общему мнению экономичность документооборота далеко не всегда связана с его сокращением. Напротив, потери какой-то части информации может обернуться довольно серьезными проблемами и привести к отрицательному эффекту. Достойный уровень экономичности документооборота и удобства для работников, эксплуатирующих программное обеспечение, неразрывно связан с повышением качественного содержания информации.
Целью оптимизации документооборота является его соответствие потребностям управления с одновременным снижением затрат на его содержание.
Оптимизация электронного документооборота Любая деятельность компании отражается в документах,
и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, т. е. оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.
Оптимизация документооборота позволяет: -определить состав документов (видов, разновидностей,
форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т.е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);
-определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;
-регламентировать маршруты движения документов в
107
рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;
-установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.
К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов [1].
Оптимизация документооборота включает в себя два крупных направления:
1.Повышение качественного содержания информации в системе (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях).
2.Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации и путей следования документов, оптимизация маршрутов движения; совмещение учета управления и др.; приведение названий документов в единый вид).
Методика и этапы оптимизации Укрупнено процедура оптимизации (проектирования)
документооборота включает следующие шаги:
Шаг 1. Предпроектное исследование или описание предприятия.
Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.
Шаг 3. Анализ качественного содержания информации. Шаг 4. Оптимизация документооборота.
Шаг 5. Создание стандартов (инструкций) [2]. Предпроектное исследование и описание работы пред-
приятия заключается в определении основных потребностей менеджмента бизнес-процессов предприятия и влиянии различных сторонних факторов. Данные можно получить на основе изучения должностных инструкций, содержащих основные сведения
108
о функциях разного уровня управления. Также можно использовать уже существующую на предприятии внутрипроизводственную отчетность. На протяжении всего этапа необходимо параллельно анализировать качественный состав информации.
Для грамотного построения документооборота работу следует начинать с изучения особенностей технологии и состава продукции, организации производственного процесса и управления предприятием в целом. Для этого происходит создание, так называемой, «рабочей группы». В состав группы, как правило, входят представители различных «слоёв» и уровней персонала, которые непосредственно участвуют в основных бизнеспроцессах.
Разработка системы документооборота изначально не должна быть привязана ни к какому программному продукту, дабы не привязывать разработчика к определенным условиям, а позволить полно масштабно и вовлечено подойти к процессу пред проектных работ. Вначале необходимо создать общую идею, и только потом, учтя все нюансы, искать под нее подходящий программный продукт, учитывая выбранную платформу.
Исходя из полученной первичной информации, для составления плана и иерархической структуры работ, назначается Руководитель проекта.
Детальное описание существующего документооборота происходит по результатам информационного исследования. В техническом задании описывают уже существующие на предприятии бизнес-процессы и формируются оптимизированные бизнес-процессы, а также формулируются основные функциональные требования к СЭД.
Для получения необходимой информации проводят анкетирование и интервьюирование основных пользователей системы, которым предстоит непосредственно работать в новом программном обеспечении.
Анализ качественного содержания информации необходим для верного оптимизационного внедрения системы. Названия документов следует привести в соответствие их содержанию, после оценки необходимости существования самого документа в бизнес-процессе. Излишние или дублирующие элементы документооборота будут мешать созданию оптимизированных организационных структур. Анализ качественного содер-
109
жания информации проводят параллельно с информационным обследованием и анализом существующего документооборота.
Оптимизация документооборота довольно обширное понятие, включающее в себя множество различных этапов. Она осуществляется непосредственно путем реализации описанных
вТЗ требований: настройкой внедренной СЭД, ее доработкой или внедрением новых функций Системы на заранее выбранной платформе [3].
Физическая реализация СЭД занимает весомую часть этапа работ. Её цели заключаются в разработке структуры базы данных системы электронного документооборота, включающей
всебя все документы, как входящие и выходящие, так и находящиеся в разработке. Немаловажным является создание механизмов работы с документом, к примеру регистрация, редактирование, визирование, постановка на учет, исполнение задач документа, отправка в согласующие инстанции и т.д. Другими словами создание пути движения и жизненного цикла документа на предприятии.
Важным критерием выбора платформы программы является количество пользователей, способных одновременно работать в системе, не загружая её и сохраняя её способность работать стабильно и показывать удовлетворительный уровень скорости обработки запросов. Для крупных предприятий этот факт является доминирующим. Также в течение тестирования и непосредственной работы системы необходимо тесное сотрудничество Разработчиков и Заказчика, так как большая часть работ проводится именно на территории Заказчика. Именно процесс тестирования системы является решающим фактором при принятии проекта разработанного продукта. Желательно чтобы само тестирование проводилось непосредственными пользователями для выявления недоработок на стадии первичного внедрения.
Для этого необходимо создание стандартов. Разработка руководящей документации для пользователей требует особого внимания. Наряду с обучением персонала нужно учесть все возникающие вопросы, дабы внести необходимые поправки для более эффективного пояснения особенностей работы в программе.
110