Информации о выставке размещаются в Интернете, СМИ. Участия в выставочных мероприятиях в ООО «Сокол» планируются заранее, устанавливаются выставки, в которых будет принимать участие гостиница, формируется выставочный бюджет. В него входят затраты на участия, рекламный материал, персонал (командировочные расходы, стоимости проживания, питания, передвижения), транспорт (доставки на выставки нужных материалов). Заранее оформляются заявки на выставку, устанавливаются работники (работающие на стенде, принимающие участие в переговорах и встречах, готовящие договора о сотрудничестве).
Рекламные материалы ООО «Сокол» готовят работники рекламного отдела по утвержденным концепциям, они сотрудничают с дизайнерами, согласуют и утверждают представленные проекты. Количество, качество и содержания рекламных материалов устанавливаются целями участия гостиницы в выставках и выделенными средствами.
Службы маркетинга и связей с общественностью ООО «Сокол» рассылают сообщения в СМИ, оповещают об участиях в выставках партнеров, клиентов, журналистов. Данные службы организуют монтаж стендов, готовят нужные материалы, во время работы выставок обеспечивают приемы посетителей, проведения деловой встречи и переговора, посещают мероприятия, которые происходят в границах выставки, стенды конкурентов, обмениваются информациями с потенциальными партнерами и клиентами. Персонал, который работает на выставках, должен быть тщательно подготовлен и проинструктирован.
По окончанию выставки ООО «Сокол» подводят ее результаты, составляют отчет для администрации гостиницы, организуют пресс-конференцию, рассылают итоговые информации в СМИ, поддерживают и развивают связи с новыми деловыми партнерами.
Гостиничный выставочный, туристский бизнес воздействуют на социально-экономическое формирование территорий в целом, поэтому некоторые страны и города мира проводят политику, которая направлена на поддержку этих видов деятельностей.
Для успешных продвижений гостиничных услуг ООО «Сокол», нужно тщательно продумывать все процессы организаций и проведений выставки, оформления стенда.
Гостиничные выставки могут быть организованы на открытой площадке и в павильоне. В выставочном павильоне оборудуются стенды с информациями о гостинице.
Участники выставки должны оплатить регистрационные взносы и оборудованные или необорудованные выставочные площадки. Оплаты регистрационных взносов означают, что информация о гостиничных выставках будут размещены в официальном каталоге выставки, работникам будут выданы именные нагрудные значки и пригласительные билеты для посетителя. При оплате стенда, в стоимости включается фризовая надпись с названием гостиницы, данные размещаются в официальных каталогах. Также отдельным оплатам подлежат аренда конференц-зала, дополнительная реклама, участия в выставочном мероприятии и др. Для участников гостиничной выставки проводится деловая программа: семинары, конференции, презентации, круглые столы.
Информации о проводимой гостиничной выставке публикуется в СМИ и в сети Интернет. Участия в выставочном мероприятии планируется хотельерами заблаговременно. В выставочный бюджет включают затраты на участия, печатную рекламу, на персонал и транспорт. При оформлениях заявки на выставки, уже должны быть установлены работники, которые будут работать у стенда, вести переговоры и встречи, оформлять договора.
Отделы связи с общественностью (или маркетинга) отправляют информации об участиях гостиницы в выставках в СМИ, извещают партнеров и клиентов. Сотрудники этих отделов проводят монтаж стендов, готовят информации и материалы, на выставках принимают посетителей, проводят деловые встречи и переговоры, посещают выставочное мероприятие и стенды конкурентов, обмениваются информациями с потенциальными партнерами и клиентами. Персонал, который представляет гостиницу на выставках, нужно хорошо подготовить.
По завершениях выставки подводятся результаты, оформляется отчет для администраций гостиницы, организуется пресс-конференция, рассылаются пресс-релизы в СМИ, поддерживаются связи с новыми деловыми партнерами.
Гостиничный выставочный бизнес оказывают влияния на социально-экономическое развитие всех территорий, поэтому некоторые страны и города специально поддерживают эти виды деятельности гостиницы.
Заключение
Таким образом, выставочная деятельность в сфере туризма - весьма важное устремление в основании более благоприятного для компании условия бизнеса. Она представляет собой целую отрасль, где иногда самые несущественные мелочи могут сильно дискредитировать имя фирмы или наоборот, поднять его на мировые уровни. Стоит отметить, что выставочная деятельность имеет ряды тонких моментов, особенных условий, приоритетов и правил. На первый взгляд, в проведениях выставок нет ничего сложного. Но на самом деле это скрытые от глаз подготовительные работы, сборы аналитических и статистических информаций, подготовки необходимых оборудований и прочее. Как было подмечено выше, выставочная деятельность является одним из методов рекламы компании, ее продукций и услуг. Выставочная деятельность неразрывно связана с индустрией гостеприимства, она занимает особенное место в системах современного туристского и гостиничного маркетинга. Выставки и ярмарки проводятся для презентаций продуктов и услуг приглашенным представителям и посетителям в целях обширного информирования потребителя и стимулирования продаж. Все выставочные мероприятии кроме информационной и коммерческой функции исполняют еще важные прогнозные функции, так как они формируют главные направления формирования индустрии туризма и гостеприимства как на национальных, так и на мировых уровнях.
Выставочные мероприятия являются своеобразными зеркалами развития отрасли, важнейшим информационно-аналитическим центром, который позволяет прогнозировать конъюнктурное изменение. Участия в выставочной деятельности необходимы команиям туризма и гостеприимства для развития успешных маркетинговых коммуникаций, которые в конечном результате устанавливают результативность всей коммуникационной политики компании.
Список литературы
1. Алексунин В.А. Маркетинг в отраслях и сферах деятельности. - М., 2012 г.
2. Алешина И. Корпоративный имидж // Маркетинг, 2013, №1. - С.50 - 54.
3. Апатовская Т. Брендинг в индустрии гостеприимства как метод конкурентной борьбы малых гостиниц с глобальными цепочками // Бренд-менеджмент, 2015, №3.
4. Блинов А. Роль внутреннего имиджа корпорации // Маркетинг, 2016, №4. - С. 100 - 105.
5. Блинов А.О., Захаров В.Я. Имидж организации как фактор ее конкурентоспособности // Менеджмент в России и за рубежом, 2015, №4.
6. Джи Б. Имидж фирмы: планирование, формирование, продвижение - М.: «Центр», 2015.
7. Дойль П. Маркетинг, ориентированный на стоимость. - СПб.: Питер, 2015.
8. Дойль Питер. Менеджмент: стратегия и тактика: Пер. с англ. -- СПб.: Питер, 2016. - 560 с.
9. Дымший М.Н. Манипулирование покупателем/ М.Н. Дымшиц. - М.: Омега-Л, 2014.
10. Зубков В. Кибернетический подход как методология улучшения качества и конкурентоспособности продукции// Стандарты и качество. - 2014. - № 2. - С. 64-67.
11. Исмаев Д.К. Маркетинг иностранного туризма в Российской Федерации. Теория и практика деятельности туристских фирм. - М., 2012 г.
12. Кабушкин Н.И., Бондаренко Г.А. Менеджмент гостиниц и ресторанов. - М., 2012 г.
13. Кабушкин Н. И. Менеджмент туризма. - Минск, 2014.
14. Квартальнов В. А., Колесник Н. В. Менеджмент иностранного туризма. - М.: ПРИОР, 2016.
15. Каверина Т.П., Квартальнов В.А., Зорин И.В. Менеджмент туризма. Туризм как вид деятельности. - М., 2012 г.
16. Кирпищикова О. Метод семантического дифференциала как один из способов изучения имиджа торговой организации // Маркетинговое образование, №4, 2014 г.