Курсовая работа (т): Разработка информационной системы для управления процессом экспресс-доставки грузов

·   Клиентский номер Плательщика - уникальный номер в расчетной системе Исполнителя, присвоенный Клиенту, заключившему с Исполнителем договор на оказание услуг экспресс-доставки отправлений. Исполнитель не сообщает клиентам код Плательщика по телефону. Если Клиент не знает своего кода, Исполнитель может сообщить ему его код в письменном виде и только на основании письменного запроса (письмо, отправленное на адрес компании, или по факсу компании). Клиент должен сам связаться с Плательщиком и узнать его код. Если в накладной не указан код плательщика, Получатель обязан данное отправление оплатить при доставке наличными деньгами, либо оплатить по безналичному расчету. В случае оплаты по безналичному расчету доставка отправления Получателю осуществляется после поступления денежных средств на расчетный счет Исполнителя.

·   Клиент - любое правоспособное юридическое лицо или дееспособное физическое лицо, его доверенное, уполномоченное, должностное или служебное лицо, заинтересованное в данном Отправлении, подавшее заявку и оплачивающее его доставку. В отношении каждого отдельного отправления может выступать в качестве передающего отдельное Отправление Исполнителю (Отправитель), получающего его (Получатель) либо оплачивающего доставку такого Отправления (Плательщик).

·   Исполнитель - компания Major-Express (FedEx), объединяющая сеть агентов, работающих под торговой маркой Major-Express (FedEx), оказывающей услуги экспресс-доставки отправлений по территории обслуживания на основании данных Правил.

·   Правила - Правила оказания услуг экспресс-доставки отправлений Major-Express (FedEx), являющиеся стандартным документом, который утверждается Исполнителем, а также является приложением к Договору на оказание услуг экспресс-доставки (в дальнейшем Договор). Правила обновляются Исполнителем не реже одного раза в год и предоставляются его Клиентам по первому требованию.

·   Договор - юридический документ Договор на оказание услуг экспресс-доставки Отправлений, заключается между Исполнителем - Major-Express (FedEx) или его представителем в Самаре - ООО «Курьер-Экспресс» и Клиентом, согласно действующего законодательства Российской Федерации.

·   Доставка отправлений - комплекс услуг, связанных с подготовкой и отправлением Отправлений в пределах Территории обслуживания, его перевозкой и доставкой, проведением взаиморасчетов, контролем над прохождением и получением Отправлений.

·   Территория обслуживания - территория Российской Федерации, государств - членов СНГ и дальнего зарубежья, на которой производится оказание услуг экспресс-доставки отправлений Major-Express (FedEx). Территория обслуживания в отношении к конкретным пунктам назначения Отправлений и стоимости доставки в них делится на тарифные зоны.

·   Действующие тарифы - цены на услуги, в зависимости от вида отправления, его веса, расстояния доставки, действующие на момент оказания услуг.

·   Объемный вес - если Отправление имеет значительный объем, но малый фактический вес - для расчета стоимости доставки такого Отправления в соответствии с метрическим стандартом IATA рассчитывается объемный вес Отправления: произведение длины, ширины и высоты отправления в сантиметрах, разделенное на 6000. Если Отправление состоит из нескольких грузовых (багажных) мест - сравнение фактического и объемного веса производится для каждого грузового (багажного) места и общий вес отправления получается обычным сложением больших величин веса (метрического или обьемного).

Непосредственно в работе ООО «Курьер-Экспресс» кроме основных понятий используются следующие дополнительные:

·   Забор Отправления - операция принятия Отправления курьером Исполнителя от Клиента. Груз принимается по оформленной Клиентом Накладной по Заявке на вызов курьера.

·   Заявка на вызов курьера - документ, создаваемый при звонке Клиента, пожелавшего сделать Отправление. Заяка на вызов курьера содержит все сведения о Клиенте, необходимые для забора Отправления (название, адрес, контактное лицо, телефон, желаемое время забора, характер груза).

·   Импорт - все отправления, принятые Исполнителем для доставки курьером Исполнителя;

·   Экспорт - все отправления, принятые Исполнителем от Клиента для дальнейшей отправки по месту назначения;

Проведем полный анализ всех процессов в системе. Для этого подходит унифицированный язык моделирования UML. Унифицированный язык моделирования UML поддерживает объектно-ориентированный анализ и проектирование.

Прекрасной моделью для осуществления анализа является диаграмма прецендентов. Целью создания диаграммы прецендентов является описание того, как будет использоваться система, то есть описание ее основного предназначения. Главными символами диаграммы прецендентов являются актер, овал прецендента и отношение. Актер представляет кого-либо или что-либо, воздействующее на систему. Актерами могут быть либо люди, либо объекты. Символ прецендента применяется для обозначения функции. Отношения применяются для обозначения того, как актеры и преценденты связаны. Чтобы передать больше информации о связи между актерами и прецендентами, можно использовать разные виды отношений.

На начальном этапе анализа выявим основные преценденты:

·   хранение данных о клиентах и сотрудниках службы доставки, составе и параметрах накладных, тарифах, населенных пунктах и заявок на вызов курьера;

·   ввод, чтение, удаление и редактирование данных о клиентах, сотрудниках службы, накладных, тарифах, населенных пунктах и заявок на вызов курьера;

·   расчет стоимости доставки;

·   получение данных о ходе выполнения заявки на вызов курьера (история изменения состояний);

·   формирование детализаций для создания платежных документов на оплату перевозки.

Актерами в данной системе являются Клиент - заказчик перевозки, и Пользователь системы - сотрудник службы экспресс-доставки, а так же сама Система. Связи между выявленными актерами и прецендентами изображены на диаграмме прецендентов (рисунок 1.3):

Рисунок 1.3 - Диаграмма прецендентов для всех актеров системы

Заявка на вызов курьера принимается только от клиента, у которого есть договор на предоставление услуг экспресс-доставки с исполнителем. Поэтому если договора нет, предлагается либо его заключить, либо отправить груз как частное лицо. Для того чтобы сделать отправление, клиенту необходимо вызвать курьера, т.е. сделать заявку на вызов курьера, и заполнить накладную. Согласно договору, клиенту необходимо оплатить перевозку в течение пяти дней после получения платежных документов, соответственно это так же отображено на диаграмме.

В функции пользователя системы входят ввод, чтение, удаление и редактирование данных о клиентах, сотрудниках службы, накладных, тарифах, населенных пунктах и заявок на вызов курьера, получение данных о ходе выполнения заявки на вызов курьера.

Система обеспечивает хранение данных о клиентах и сотрудниках службы доставки, составе и параметрах накладных, тарифах, населенных пунктах и заявок на вызов курьера, расчет стоимости доставки и формирование детализаций для выставления клиентам платежных документов.

Для того чтобы полностью визуально описать конечный набор последовательности действий в системе, используем диаграмму деятельности. В ней используются простые символы, обычный текст и стиль, который аналогичен блок-схеме. Весь процесс работы системы в целом изображен на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 - Диаграмма деятельности системы

1.3 Формулировка общих и специальных требований к системе

.3.1 Основные функциональные требования

Согласно рассмотренной выше диаграмме деятельности сформулируем функциональные требования, предъявляемые к системе.

1. Вход в систему. При входе в программу должен загружаться список зарегистрированных пользователей. Вход в систему осуществляется при вводе верного пароля. Желательно разграничить права пользователей (по крайней мере, оператор и администратор) (рисунок 3.1), для полноценной работы в системе и защиты данных от несанкционированного изменения.

2. Ввод заявки на вызов курьера. О том, что клиенту необходимо перевезти груз, сотрудник узнает из заявки на вызов курьера. Заявка на вызов курьера в ООО «Курьер-Экспресс» принимается от клиента в устной форме по телефону. При этом клиент сообщает свое название и адрес, куда необходимо подъехать курьеру, контактное лицо, к которому следует обратиться, и телефон. Сотрудник, принимающий заявку, так же у клиента запрашивает следующую информацию: степень готовности груза, желаемое время забора, характер груза, готового к отправлению. В разрабытываемой информационной системе должны учитываться все особенности работы с этим видом документа. Заявка на вызов курьера должна содержать все необходимые данные для успешной работы диспетчера и курьеров. Так как большинство клиентов организации постоянно пользуются услугами экспресс-доставки, в программу должны быть включены соответствующие справочники клиентов организации, адресов отправителей, контактных лиц, телефонов, чтобы любой сотрудник мог быстро и эффективно оформить заявку на вызов курьера, а диспетчер - сразу передать ее на исполнение курьеру.

3. Контроль выполнения заявок на вызов курьера. Отслеживание всех заявок на вызов курьера осуществляет диспетчер. Он передает курьерам организации информацию о новых заявках, контролирует выполнение текущих, ведет учет по всем заявкам на конкретный день. В его обязанности так же входит регулирование процесса работы курьеров. В случае если у курьера задержка на маршруте, его заявки могут быть переданы другому курьеру. Статус заявки должен отслеживаться, для эффективного распределения времени работы курьера на маршруте. В качестве статуса могут использоваться строки «принята», «передана курьеру», «выполнена», «отменена».

4. Принятие груза на складе. Учет принятого груза необходим для эффективного отслеживания всех отправок и своевременного предоставления отчетов. Груз может быть принят на складе от клиента - как новое отправление, забранное курьером по заявке на вызов курьера. Так же груз может быть принят на складе от поставщика-перевозчка (авиакомпании, другой транспортной компании, являющимся посредником в перевозке). Принятый от поставщика груз передается на доставку, но по различным причинам не весь груз доставляется курьером в текущий день. Поэтому необходим учет отправлений, вернувшихся от курьера на склад по причине недоставки. Все три типа документа могут быть сделаны по одному шаблону, различается лишь причина принятия груза. В каждом документе так же должны учитываться такие параметры, как дата и время принятия, номера и количество принятых накладных, данные сотрудников, сдавших и принявших отправления.

5. Учет накладных. Основным понятием в системе является накладная. Именно накладная является уникальным документом, по которому осуществляется доставка отправлений, учет движения груза, а так же оплата перевозки. Одна накладная печатается на нескольких экземплярах. На всех этапах перевозки отправления в каждом пункте остается один экземпляр для учета и контроля всех перевозок: у отправителя, у исполнителя, забравшего груз по накладной, в транзитных точках, у получателя груза. Главным критерием в классификации типов накладных является вид оплаты. Согласно правилам оказания услуг экспресс-доставки ООО «Курьер-Экспресс» оплачивать перевозку могут любая из сторон: отправитель, получатель, либо третья сторона. При этом клиент организации может выступать в качестве любой из сторон, оплачивающих перевозку. Каждый день ведется учет отправлений по каждому виду оплаты, так как именно вид оплаты определяет, выставлять ли клиенту организации счет на оплату услуг экспресс-доставки, или его оплатит другой участник перевозки. В системе должен быть реализован механизм учета всех видов накладных и быстрого поиска и доступа к накладным по любым параметрам.

6. Расчет тарифа на перевозку. Одной из главных функций системы является автоматический расчет тарифа на перевозку груза. Расчет этой цифры вручную ведет к уменьшению скорости ввода данных и неизбежным ошибкам. При автоматическом расчете должны учитываться города отправления и получения, вес отправки, нужно реализовать соответствующие справочники агентов, обслуживаемых ими населенных пунктов, зон тарификации. Все вместе позволит автоматизировать эту процедуру, что значительно сократит возможные ошибки при вводе информации.

7. Контроль доставки. При получении груза от поставщика он сортируется по маршрутам курьеров и выдается каждому по соответствующей ведомости. По доставочной ведомости в конце дня ведется учет доставленных накладных, а так же отслеживаются причины недоставки груза. Таким образом, необходимо создать документ доставочной ведомости курьера, реализовать процедуру отслеживания истории накладной и выделить поле для хранения информации о доставке. В информацию о доставке входят фамилия получателя, его должность, дата и время доставки.

8. Формирование детализаций. Детализация - документ, по которому клиенту выставляется счет на оплату. Детализация включает в себя список накладных определенного типа за конкретный период. В системе должна быть реализована функция автоматического формирования детализаций за выбранный период, для дальнейшего выставления счетов, а так же оставлена возможность самостоятельно пользователю создать этот документ в случае необходимости.

Отправка платежных документов и контроль оплаты осуществляется отделом по работе с клиентами и бухгалтерией. В процессе работы организации эти элементы играют важную роль, но в разрабатываемой информационной системе учитываться не будут.

1.3.2 Основные эксплуатационные требования

Основные эксплуатационные требования обусловлены имеющимся оборудованием в организации и сложившимся режимом работы. Доступ в систему должен осуществляться оператором с помощью компьютера через локальную сеть предприятия. В локальной сети используется один информационный сервер, на котором и должна быть расположена база данных. Так как в системе одновременно работают множество сотрудников, соответственно нужно реализовать многопользовательский доступ к функциям системы через локальную сеть предприятия. Так же разработанная система должная быть программно совместима с используемым на компьютерах фирмы программным обеспечением (операционная система Windows XP, Vista, офисный пакет Microsoft Office 2007 и т.д.).

1.4 Декомпозиция системы, построение диаграммы иерархии функций

Выше описаны самые общие функции системы. Для дальнейшего анализа создадим диаграмму иерархий функций и проведем ее декомпозицию. Результаты представлены на рисунках 1.5 и 1.6. Отчеты

Рисунок 1.5 - Диаграмма иерархии основных функций системы

Декомпозиция позволяет лучше разобраться в сложной программной системе. С ее помощью были выделены функции, реализующие конкретные действия в программном продукте, выявлены общие элементы, которые могут использоваться в различных документах. Например, на схеме декомпозиции показано, что справочник клиентов организации редактируется в основном при вводе накладных. Однако он активно используется при работе с заявками на вызов курьера, но при этом преднаначен только для просмотра. Это реализовано для того, чтобы сотрудник не смог принять заявку от клиента, на которого в системе нет реквизитов.

Рисунок 1.6 - Декомпозиция иерархии основных функций системы

Путем декомпозиции системы основные функции системы были разложены на подфункции и процедуры для дальнейшего анализа системы. Рассмотрим их более подробно:

1. Определение списка зарегистрированных пользователей. Для выполнения этой задачи в системе должно быть предусмотрено хранилище для списка сотрудников службы, имеющих доступ к программе. Для каждого сотрудника однозначно определяется логин для доступа и роль в системе, включающая какие-либо определенные права.