Курсовая работа: Разработка регламента выполнения процесса «Учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть» (Анализ предметной области)

Введение

Торговля всегда считалась основной деятельностью человека в рамках поддержания экономических отношений. Таковой она является и сейчас. В торговлю вовлечено все население города, страны, и т.д. – человек может выступать в торговых отношениях либо в качестве предлагающего свои товары (услуги), то есть, продавца, либо в качестве приобретателя чужих товаров (или услуг) – то есть, в качестве покупателя.

Для продавца очень важно правильно организовать свою торговую деятельность, чтобы максимально увеличить эффективность конечного результата, который определяется размером прибыли. Это крайне важно, поскольку в любой сфере торговли существует жесткая конкуренция, которая побуждает к разработке и применению различного рода мер по привлечению потенциальных покупателей (клиентов).

Таким образом, рыночная экономика требует повышенного внимания к средствам и методам осуществления торговой деятельности.

Важнейшими показателями хозяйственной деятельности торговых организаций являются прибыль и рентабельность. Эти показатели и отражают всю полноту деятельности организации торговли: объем, структуру и динамику розничного товарооборота, эффективность использования внутренних ресурсов, проведение политики по оптимизации функционирования предприятия [4].

Для оптимизации торговой деятельности предприятия необходимо вначале определиться с направлением, в котором целесообразно проводить действия по повышению эффективности. Таких направлений может быть несколько. Можно выделить следующие:

• Увеличение товарооборота предприятия – может быть связано с расширением ассортимента продукции и реализацией продукции более высокого качества (зарекомендованных брендов производителей).
• Рост объемов реализации продукции – обеспечивается за счет, например, привлечения новых клиентов, проведения рекламных мероприятий, и т.д.
• Учет товародвижения – определяет минимизацию побочных расходов – как материальных, так и временных, позволяет структурировать хранение и доступ к учетным данным и упростить процесс анализа деятельности предприятия.
• Определение состава персонала – позволяет улучшить качество обслуживания клиентов (покупателей), что делает предприятие более привлекательным со стороны потенциальных клиентов.
• Применение технической базы – современные технические средства позволяют существенно упростить процессы практически в любой сфере деятельности, в том числе и торговой, за счет замены некоторой доли ручного труда.
• Применение информационных технологий – современный уровень развития методов и средств разработки и проектирования программно-аппаратных средств позволяет интегрировать в бизнес-процессы предприятия новые технологии, позволяющие автоматизировать значительную часть функций персонала.

Объект исследования – торговая сеть по реализации медицинских препаратов.

Предмет исследования – разработка регламента выполнения процесса «учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

Цель работы – разработать регламент выполнения процесса «учет реализации лекарственных препаратов через аптечную сеть».

Задачи: выделить основные задачи автоматизации предметной области, построить функциональные модели бизнес-процессов, модели информационной системы в нотациях UML.

1. Анализ предметной области

1.1. Описание предметной области и постановка задачи

В аптечной сети используется ряд информационных технологий, которые способствуют развитию предприятия, и облегчают труд персонала. К таким технологиям, как правило/, относятся специальные программные средства, такие как электронный офис, пакет бухгалтерских и учетных программ. Например, программа 1С: Предприятие, постоянно модернизируется для облегчения работы бухгалтерии; для работы менеджеров и продавцов программа модернизируется по системе аутсорсинга, т.к. в штате аптечной сети не предусмотрено специалиста требуемой квалификации, да и это не выгодно – платить такому сотруднику фиксированную зарплату в обмен на редко возникающую необходимость в его услугах. В системе 1С также рассчитываются налоги и другие показатели, требуемые для ведения документации бухгалтерии.

В аптечной сети так же используются дополнительные программы офисного пакета: Microsoft Word и Microsoft Excel, а также другие программы:

• Microsoft Word – используется как текстовый редактор, в нем заполняются формы, связанные с недостачей товара, и другие документы текущего делопроизводства, написания сводных отчетов.
• Microsoft Excel – используется для ведения списка клиентов которым предоставляется скидка, а так же используется база сводных таблиц которая сведена в целостную сверку которая используется в личных целях предприятия.
• Microsoft Outlook – программа для обмена корреспонденцией с поставщиками, клиентами и другими контрагентами.
• Skype – для общения с поставщиками и урегулирования вопросов связанных с товаром и поставками.
• Интернет браузеры – конкретного браузера не выделяется, т.к. каждый из работников использует то, что ему удобнее. Через браузер ведутся заказы товара (у каждого поставщика имеется сайт, с которого можно сделать предзаказ).

Основная проблема организации использования программно-аппаратных средств вычислительной техники для учета товаров, как правило, проявляется в недостаточной оптимизации скорости работы с программными средствами, которая, в свою очередь, происходит из недостаточного функционального обеспечения используемых программ, либо, наоборот, избыточно-функционального «универсального» программного обеспечения, в котором сложно разобраться и выделить необходимую функцию и адаптировать ее «под себя».

Например, составление сводных отчетов в электронных таблицах MS Excel весьма трудоемкая операция, которая требует большое количество усилий по первичной подготовке и сортировке данных. А при использовании для этих целей системы 1С придется создавать (или изменять) текущую конфигурацию – и так каждый раз, когда возникнет необходимость решить новую задачу.

Кроме того, ведение электронных таблиц для ведения учета скидок клиентам также вызывает дополнительные манипуляции с поиском рабочих книг и поиском нужных данных на ее листах. Все это усложняется с ростом объемов информации.

Использование средств, которые могли бы оптимизировать часть процессов за счет автоматизации ручного труда продавцов и менеджеров, позволило бы существенно сэкономить время работников, которое можно было бы направить на решение других, более важных задач. Кроме того, применение автоматизированных информационных систем позволяет также получить следующие дополнительные преимущества – такие, например, как:

• распределение доступа к данным;
• уменьшение риска допустить ошибки ввода при заполнении форм;
• более систематическое распределение хранимой информации;
• безопасное хранение данных;
• удобные инструменты для ведения, учета и анализа данных.

Входящей информацией для информационной системы автоматизации процессов учета и реализации товаров (ИС АПУРТ) аптечной сети будут являться:

• Данные товаров:

форма представления: ввод в систему осуществляется посредством организации диалога ввода данных;

периодичность: при добавлении / редактировании данных о товаре;

объемы информации: данные товаров должны содержать:

• артикул;
• наименование товара;
• описательные характеристики;
• наличие и остатки на складе;
• стоимость продажи.

цель использования: ведение справочника товаров и его использование при выполнении основных операций.

• Данные поставщиков:

форма представления: ввод в ИС осуществляется посредством организации диалога ввода данных;

периодичность: при добавлении / редактировании данных о новых или старых поставщиков;

объемы информации: данные поставщиков должны содержать:

• наименование организации;
• контактное лицо;
• контактные данные;
• товарная номенклатура с указанием перечня товаров цен на них.

цель использования: ведение справочника поставщиков и его использование при учете операций поставок и запросов на поставки.

• Данные клиентов (покупателей):

форма представления: ввод в ИС осуществляется посредством организации диалога ввода данных;

периодичность: при добавлении / редактировании данных о новых или старых клиентов;

объемы информации: данные клиентов должны содержать:

• наименование организации (если организация, либо физ. лицо);
• контактное лицо;
• контактные данные;
• дополнительное описание (опционально).

цель использования: ведение справочника клиентов и его использование при учете операций продаж, а также автоматическом расчете скидки.

• Данные операций:

форма представления: ввод в ИС осуществляется посредством организации диалогов ввода данных;

периодичность: при совершении новой операции;

объемы информации: данные операций должны содержать:

• дату совершения операции;
• комментарий (опционально);
• содержимое операции – перечень товаров с указанием необходимых данных по цене и количеству);
• для поставок: поставщика и место разгрузки (при учете нескольких филиалов / складов магазина);
• для продаж: магазина (в котором совершена продажа), данные покупателя и оформившего продавца.

цель использования: учет основных операций с товарами с целью последующего анализа и составления отчетных и сводных данных, формирования документов по операциям;

Результатной информацией информационной системы автоматизации процессов учета и реализации товаров (ИС АПУРТ) аптечной сети будут являться:

• Отчеты по основным операциям:

форма представления: документ в формате doc, pdf или любой другой удобный формат для внутреннего использования;

периодичность: при совершении новой операции или по запросу;

объемы информации: данные операций должны содержать:

• дату совершения операции;
• комментарий (опционально);
• содержимое операции – перечень товаров с указанием необходимых данных по цене и количеству);
• итоговые данные – общее количество позиций, суммы и т.д.
• для поставок: поставщика и место разгрузки (при учете нескольких филиалов / складов магазина);
• для продаж: магазина (в котором совершена продажа), данные покупателя и оформившего продавца.

цель использования: составление отчетных данных, формирование документов по операциям.

• Сводные данные по ценам поставщиков на товар:

форма представления: столбчатая диаграмма;

периодичность: по запросу;

объемы информации: сводные данные должны содержать:

• наименования поставщиков, предлагающих данный товар;
• характеристики данного товара;
• уровень цен каждого из представленных поставщиков.

цель использования: анализ данных.

• Сводные данные по остаткам товара (при учете нескольких филиалов / складов магазина):

форма представления: круговая диаграмма;

периодичность: по запросу;

объемы информации: сводные данные должны содержать:

• наименования магазинов и складов, имеющихся в справочнике ИС;
• характеристики данного товара;
• количество данного вида товара в каждом из магазинов (складов) в натуральном выражении.

цель использования: анализ данных;

• Скидка клиента:

форма представления: сидка конкретного клиента показывается при оформлении продажи на данного клиента;

периодичность: при оформлении продажи на клиента;

объемы информации: отображаемая информация должна содержать:

• наименование клиента;
• его текущую накопительную систему скидок;
• цены на каждую единицу покупаемого клиентом товара (при оформлении товара и в отчете-чеке) без скидки и с учетом оной, причем фактическая цена продажи сохраняется для истории;
• суммарную сумму чека на покупки клиента.

цель использования: применение системы накопительных скидок для постоянных клиентов.

Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Основное назначение средств бизнес-моделирования — обеспечение понимания функционирования бизнес-процессов на всех уровнях. Бизнес-модель даёт целостную картину жизнедеятельности организации, согласовывает разные точки зрения на постоянно развивающуюся деятельность (предметную область).