Министерство науки и высшего образования Российской Федерации
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования
«Северо-Кавказский федеральный университет»
Институт сервиса, туризма и дизайна (филиал) СКФУ в г. Пятигорске
Инженерный факультет
Кафедра систем управления и информационных технологий
Контрольная работа
Дисциплина: Системы электронного документооборота
Выполнил Поздняков Евгений
Принял Русак С.Н.
Пятигорск, 2021
Задание 1. Разработать электронный архив.
Задание 2. Использовать стандартную систему автоматизации делопроизводства и документооборота.
Ход работы
Система электронного документооборота (СЭД) -- организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Чтобы создание электронного архива было выполнено грамотно и качественно, документы необходимо обрабатывать последовательно. Работа по его созданию включает в себя 4 этапа:
Этап 1. Сначала выполняется подготовка бумаг для сканирования. Современная техника позволяет это сделать при выполнении некоторых требований к материалам. Листы нужно расшить, раскрепить и развернуть. Удалить из стопок всевозможные металлические предметы (булавки, скрепки, скобы). Для уменьшения времени на распознавание документа сканером на предмет ориентации. Желательно сложить листы так, чтобы тексты были сориентированы в одном направлении. В зависимости от результата, который нужно получить при сканировании, лучше систематизировать документы по содержанию, датам, нумерации.
Этап 2. Следующим этапом, характеризующим создание электронного архива, будет являться оцифровка. При этом документы переводятся в электронный вид. В зависимости от качества бумаги, содержания и формата текста сканирование может быть планшетным или поточным. Некоторые организации ошибочно считают, что распознавание документации для создания электронного архива не представляет собой ничего сложного и любой работник сможет с этим справиться. Но, как показывает практика, это не так. Следует доверить этот процесс специалистам, оказывающим услуги по сканированию документов, для получения в дальнейшем полноценного архива.
Этап 3. Обработка и структурирование сканированного материала - третий этап. После перевода документа в цифровой вид, необходимо произвести верификацию изображения. На этом этапе происходит обработка по улучшению качества полученного текста, а при необходимости его реставрация. В общем процессе работы по сканированию этот этап является наиболее трудоемким и занимает достаточно много времени. Под структурированием полученных данных подразумевается создание всевозможных каталогов с необходимой дополнительной информацией для групп документов или для одного из них, которая в дальнейшем будет служить для поиска нужного материала.
Этап 4. Создается системы поиска. В зависимости от индивидуальных потребностей организации они могут быть разными по сложности. Поиск документов может осуществляться по электронным полям или по контексту содержания. Немаловажное значение имеет расширение, в котором сохраняется отсканированный текст. Это может быть pdf или tif формат. Очень часто клиенты хотят иметь документы в двух различных видах. При многопользовательском режиме удобнее хранить документы с расширением pdf. электронный архив делопроизводство документооборот
Использование электронного архива существенно облегчает работу с любыми данными информационного характера в компании. Не всегда есть денежные средства, чтобы купить такой продукт, однако можно создать его шаг за шагом самостоятельно. Для создания электронного архива возможно применение MS Excel.
Справочник - это файл Excel, в котором создана структура. Первые три столбца листа Excel предназначены для номеров рубрик первого, второго и третьего уровней. 4-6-й столбцы - под названия рубрик трех уровней. 7-й столбец - номер документа, 8-й - название документа, 9-й - тип файла с гиперссылкой на сам файл. Тип файлов можно не выбирать, а получать путем ссылки на стандартные названия, помещенные во второй строке. В каждой рубрике третьего уровня может поместиться как минимум 100 файлов. Иногда в одной строке можно размещать несколько файлов, например, версии одного документа, или файлы в разных форматах: служебная записка в Word и расчет в Excel.
На следующем ниже рисунке показан макет электронного архива, разработанный в MS Excel. Макет представлен в 2-х и 3-х уровневом виде.
Преимущества такой организации данных очевидны:
облегчается поиск информации;
можно задать поиск на листе справочника в Excel, что значительно эффективнее чем поиск по именам файла в проводнике;
можно применить фильтры, по вхождению слова, по расширению файла и многие другие;
можно искать по разделам каталога;
упрощается хранения файлов; не нужно использовать длинные «говорящие» заголовки файлов;
систематизируется ваше информационное поле;
Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота -- это решение, которое:
обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
упрощает контроль над документопотоками;
помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.
Документооборот в электронной форме -- это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием - комплексом сервисов электронного документооборота - для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.
Современная система документооборота имеет множество достоинств:
обеспечение прозрачности документопотока и всех бизнес-процессов компании -- все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
повышение дисциплины труда и исполнения задач -- прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
сокращение временных затрат на каждодневный рутинный труд -- не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
защита информации от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
легко внедряется среди сотрудников -- при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.
Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.