Также для финансовой информации играют важную роль и широко применяются документы как носители исходной информации и результатов их обработки.
Для финансовой информации характерен большой объем переменных и условно-постоянных данных.
Финансовая информация обладает дискретностью. Она объясняется тем, что финансовая информация характеризует состояние объекта на определенный момент или за определенный интервал времени через остаточные и оборотные величины.
Свойством финансовой информации выступают, кроме того
, неиссякаемость при потреблении информации, а также способность информации к преобразованию, агрегированию по определенным признакам, детализации и сжатию.
Итак, перейдём к рассмотрению структуры финансовой информации.
Понятие структурной единицы информации относится к наиболее важным в теории экономической информации. Понятие структурной единицы информации применимо к информации и экономической, и финансовой. Оно связано с выделением как простых, так и сложных элементов информации. Простые элементы не могут расчленяться на составные части, а сложные, наоборот, представляют собой сочетание разных элементов.
Структурные единицы называются информационными.
Структуризация предполагает выделение информационных единиц по иерархическому принципу, то есть установлению определенных уровней.
Обычно выделяют следующие виды информационных единиц: реквизит, показатель, массив, поток и информационная система.
Реквизит – это простейшая структурная единица информации, неделимая на смысловом уровне, отражающая количественную или качественную характеристику сущности объекта, процесса, события.
Реквизит характеризуют следующие свойства: наименование; идентификатор, или имя; тип данных; длина. Эти свойства устанавливаются
на основе анализа набора возможных значений реквизитов. Например, описание свойств реквизита «наименование предприятия» представлено в таблице на слайде 12. Реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства описываемого объекта, такие как: время и место действия; фамилия, имя, отчество исполнителя; наименование работы и прочее. Реквизиты-признаки имеют, как правило, буквенно-цифровое обозначение, служат для идентификации объектов и осуществления логических операций сортировки, выборки и поиска.
Реквизиты-основания дают количественную характеристику явлений, выраженную в определенных единицах измерения. Например, к ним можно отнести сумму вклада в рублях или иной валюте, ставку налога в процентах или твердой сумме и прочее. Они имеют числовые значения, подвергаются различным вычислительным операциям, в том числе и логическим.
Слайд 13
Сочетания реквизитов образуют составные информационные единицы, которые более полно описывают явления экономической жизни, – записи, сообщения, показатели.
Показатель – это составная единица информации, включающая один реквизит-основание и несколько реквизитов-признаков. Показатель – наименьшая смысловая единица, способная быть самостоятельным предметом сообщения и образования документа. Сообщение – это составная единица информации, состоящая из набора реквизитов-признаков. Запись – это логически завершенный набор реквизитов-признаков и реквизитов- оснований.
Следующей информационной единицей более высокого ранга является массив, играющий ведущую роль при автоматизированной обработке данных. Массив, или информационный массив, – это составная единица информации, включающая набор реквизитов, показателей, сообщений
одинаковой формы и одинаковой структуры, но имеющих различные значения их оснований или признаков. Массив, размещенный на машинном носителе, называется также файлом данных.
Массив является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации. В этой связи информационные массивы классифицируются на условно-постоянные и переменные; основные и вспомогательные; входные, промежуточные и выходные; а также на текущие и служебные. Массивы объединяются в более сложные и крупные информационные единицы – потоки, базы данных.
Информационный поток – это совокупность информационных массивов относительно конкретной управленческой деятельности, имеющая динамический характер. Информационная база – это вся совокупность информации реального объекта.
Отметим также в качестве носителя данных такое понятие, как
«документ». Документ – это материальный носитель данных, имеющий юридическую силу, содержащий оформленные в определенном порядке сообщения, предназначенные для использования человеком. Это средств а
закрепления данных о фактах, явлениях и деятельности, служащие для передачи информации во времени и на расстояние. Рассмотрим классификацию документов.
Документами, отражающими процессы функционирования подразделений предприятия по назначению, выступают следующие.
1. Конструкторско-технологические документы
. Например
, чертежи.
2. Плановые документы
. Например
, бюджет доходов и расходов или смета.
3. Учетно-отчетные документы
. Например
, кассовая книга.
4. Нормативные документы
. Например
, нормы, нормативы и прочее.
5. Справочные документы
. Например
, сроки использования материалов.
По способу получения различают документы первичные и производные. По количеству отражаемых операций документы бывают
однострочные и многострочные. По способу охвата хозяйственных операций
– разовые и накопительные. По степени автоматизации – документы, заполняемые вручную; частично автоматизированные; электронные.
Слайд 14
Технология обработки финансовой информации
Далее перейдём к рассмотрению технологии обработки финансовой информации. Технология автоматизированной обработки финансовой информации подразумевает систему методов и средств сбора, регистрации, передачи, накопления, хранения, защиты, поиска и обработки информации.
Технологический процесс обработки финансовой информации – это строго определенная последовательность связанных между собой операций, начиная с момента создания первичного документа и заканчивая выдачей результатной информации. Последовательность элементарных операций технологического процесса представлена на слайде 14.
Сбор и регистрация информации наиболее сложны в автоматизированных процессах промышленных предприятий, где производятся сбор и регистрация первичной информации о деятельности объекта.
Не менее сложна эта процедура и в финансовых органах, где происходит оформление движения денежных ресурсов. Специфика сбора финансовой информации заключается в получении данных в документальной юридически обоснованной форме, что связано с денежными оценками, обязательными в управлении финансами и кредитом. Сбор информации заключается в получении внешних, то есть от клиентов, и внутренних, то есть от служб управленческого аппарата, финансово-расчетных и денежных документов, в которых уже содержится ранее зарегистрированная информация. В данном случае акценты смещаются на контрольные функции проверки документов по существу. Особое значение при этом придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации.
В процессе сбора фактической информации производятся измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, подсчет денежных купюр, получение временны х и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, то есть фиксацией информации на материальном носителе – документе или машинном носителе –
файле
. Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими, а процесс автоматизации документооборота – по-прежнему актуальным. Особое внимание уделяется использованию технических средств сбора и регистрации информации.
Слайд 15
Передача информации осуществляется различными способами: пересылка по почте, доставка транспортными средствами, дистанционная передача по каналам связи.
Дистанционная передача финансовой информации по каналам связи развивается повсеместно. Это значительно сокращает время передачи данных, способствует высокой оперативности получения необходимых сведений, надежности и секретности передаваемых сообщений.
Дистанционно может передаваться как первичная информация
–
от источника ее возникновения, так и результатная – в обратном направлении.
Дистанционная передача информации с помощью современных коммуникационных средств постоянно развивается и совершенствуется.
Хранение и накопление финансовой информации вызвано многократным ее использованием, применением условно-постоянной, справочной и других видов информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки.
Хранение и накопление информации осуществляются в информационных базах, на машинных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются по установленному в процессе проектирования порядку.
С хранением и накоплением непосредственно связан поиск данных, то есть выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или замене. Процедура поиска информации выполняется автоматически на основе составленного пользователем или компьютером запроса на нужную информацию.
Обработка финансовой информации производится на компьютере, как правило, децентрализовано, в местах возникновения первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие места специалистов.
Широкое распространение получили сетевые технологии. В организациях и учреждениях устанавливаются локальные вычислительные сети. Они позволяют организовать обработку первичных документов с последующей передачей в базу данных на сервер по каналам связи для более глобальной их обработки, хранения и коллективного использования.
В ходе решения задач на компьютере в соответствии с заданными алгоритмами формируются результатные сводки, которые печатаются на бумаге или отображаются на экране.
Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования, если документ с результатной информацией необходимо представить нескольким пользователям.
Принятие решения в автоматизированной финансовой системе, как правило, осуществляется специалистом с применением или без применения технических средств. В последнем случае – на основе тщательного анализа результатной информации, полученной на компьютере.
Задача принятия решений осложняется тем, что специалисту приходится искать из множества допустимых решений наиболее приемлемое.
Таким образом, б лагодаря применению персональных компьютеров повышается аналитичность обрабатываемых сведений. Также обеспечивается постепенный переход к автоматизации выработки оптимальных решений в процессе диалога пользователя с вычислительной системой. Этому
способствует использование новых технологий экспертных систем, систем поддержки принятия решений.
Итак, мы рассмотрели понятие и виды информации, особенности финансовой информации, структуру и основные элементы финансовой информации. Изучили также технологический процесс обработки финансовой информации.
Далее перейдём к изучению автоматизированных информационных систем в финансовой деятельности.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 50
Слайд 16 Понятие и свойства системы управления экономическими объектами Научно-техническая революция двадцатого века привела к появлению объекта исследования в области управления, которое получило название
«большие системы».
Сложность изучения больших систем связана с необходимостью анализа большого количества различных взаимосвязей, элементов и явлений.
Проблема создания больших систем и управления ими стала центральной в развитии общества на современном этапе. Система – это совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов или частей, функционирование которых направлено на получение определённого полезного результата. В соответствии с этим определением практически каждый экономический объект можно рассматривать как систему, стремящуюся в своем функционировании к достижению конкретной цели.
Для системы характерны следующие основные свойства.
Во-первых, сложность системы. Уровень сложности системы зависит от различных входящих в нее компонентов, от их структурного взаимодействия, от числа внутренних и внешних связей.
Во-вторых, делимость системы. Данное свойство означает, что система состоит из ряда подсистем или элементов, выделенных по определенному признаку, который отвечает конкретным целям и задачам.
В-третьих, целостность системы. Это свойство означает, что функционирование множества элементов системы подчинено единой определённой цели.
Наконец, многообразие элементов и различие их природы. Так, в материальной системе объекта могут быть выделены такие элементы, как: сырье, топливо, полуфабрикаты, запасные части, готовая продукция, трудовые и денежные ресурсы.
И последнее, структурированность системы. Данное свойство определяет наличие установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням иерархии.
Значительный класс систем принадлежит к таким системам, в основе которых лежат задачи управления отношениями, возникающими между людьми в процессе их производственно-хозяйственной деятельности. Такие системы называются системами организационно-экономического управления. Объектами управления в них служат социально-экономические, производственно-хозяйственные процессы, которые реализуются на всех уровнях управления экономикой. Целью их функционирования является обеспечение максимальной экономической эффективности в рамках определённой сферы деятельности.
В определении «система организационно-экономического управления» следует обратить внимание на понятие «управление». Управление – это функция системы, нацеленная на сохранение ее основного качества в условиях изменения среды. Также она ориентирован а
на выполнение некоторой целевой программы, призванной обеспечить устойчивость ее функционирования при достижении определенной заданной цели. То есть управление – это функция организованных систем, к числу которых принадлежат различные организации.
Процесс управления представляется в виде так называемой петли управления, включающей определённую циклическую последовательность