ОКВ – Общероссийский классификатор валют.
ОКЕИ – Общероссийский классификатор единиц измерения.
ОКИН – Общероссийский классификатор информации о населении.
ОКАТО – Общероссийский классификатор объектов административно- территориального деления.
ОКНПО
–
Общероссийский классификатор начального профессионального образования.
ОКСМ – Общероссийский классификатор стран мира.
ОКОК
–
Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах.
ОКФС – Общероссийский классификатор форм собственности.
ОКВГУМ – Общероссийский классификатор видов грузов, упаковки и упаковочных материалов.
ОКВЭД 2 – Общероссийский классификатор видов экономической деятельности.
ОКПИиПВ – Общероссийский классификатор полезных ископаемых и подземных вод.
ОКТМО
–
Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований.
КИЕС – Классификатор институциональных единиц по секторам экономики.
ТН
ВЭД
–
Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности.
Приступая к проектированию классификаторов, следует выяснить, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы нужно использовать при решении данной задачи, а затем разрабатывать локальные коды.
Составление любого классификатора выполняется в два этапа: сначала информация классифицируется, а затем кодируется.
Слайд 28
Классификация и кодирование
Итак, для группировки информации возникает необходимость кодирования реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования. Рассмотрим сущность этих понятий более подробно.
Классификация – это распределение элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимости внутри признаков.
Существуют иерархический, фасетный и комбинированный методы классификации. В результате проведения классификации составляется упорядоченный список реквизитов-признаков, состоящий из отдельных позиций, включая резервные позиции. Такой список называется номенклатурой.
После составления классификации выполняется кодирование.
Кодирование – это процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код представляет собой условное обозначение объекта знаками или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными.
При обработке экономической информации часто применяют мнемокоды, штрих-коды. В ряде случаев машина сама может кодировать вносимые в нее объекты.
Идентификатор – это условное обозначение реквизитов документов буквами латинского или русского алфавита. Он используется при описании реквизитов документов в постановке задач для последующего проектирования и программирования. Количество знаков обычно находится в диапазоне от трёх до восьми.
Классификация и кодирование позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Для этого потребовалось создание средств формализованного описания экономической информации, на основе которых составляют классификаторы.
Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Классификаторы имеют двоякое применение. Первое – для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются специалистами для подготовки первичных документов к вводу в компьютер.
Во втором случае предусматривается хранение всех классификаторов в памяти компьютера в качестве условно-постоянной информации. Это позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в электронных экранных формах при заполнении входной информации, а также в выходных сводках, например, в сводных бухгалтерских отчетах.
Так,
в балансе, отчете о финансовых результатах, в заголовочной части бланка проставляются определённые коды постоянных признаков подотчетного субъекта.
Для проверки правильности проставления кодов вводится строка
«контрольная сумма», которая представляет собой искусственный код по всем указанным значениям кодов. Компьютерная программа осуществляет контроль по контрольным суммам и позволяет обнаружить неверно проставленные коды.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 50
Слайд 29 Системы кодирования В настоящее время применяются несколько систем кодирования, среди которых наибольшее распространение получили порядковая, серийно- порядковая, последовательная, параллельная и комбинированная.
Разберём каждый из видов более подробно.
При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку, без учета старших признаков. Всем позициям присваиваются порядковые номера. Порядковая система имеет ограниченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.
Серийно-порядковая система применяется для кодирования двух и более призначных номенклатур. Предварительно производится группировка позиций номенклатуры по признакам. Каждой группе старших признаков присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Каждая серия имеет резерв свободных позиций для расширения номенклатуры.
Такой метод кодирования более приемлем для автоматической группировки и получения сводных итогов при выполнении логических и арифметических операций на персональном компьютере.
Последовательная система кодирования строится на основе иерархической классификации. Сначала четко выделяются зависимые признаки и им отводятся один или несколько разрядов в зависимости от их значений. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с единицы, одной сотой, одной тысячной и далее в зависимости от значности признака.
Этот код обеспечивает автоматическое формирование в компьютере всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.
Параллельная система кодирования формируется также по принципу выделения разрядов, по независимым, иначе – параллельным, классификационным признакам. В основе параллельного кодирования лежит фасетная система классификации. Фасета – это множество значений независимого группировочного признака. Параллельный код позволяет проводить многоаспектные группировки номенклатуры при компьютерной обработке.
Комбинированная система кодирования также предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой из приведенных выше систем, включая и так называемый код повторения. Например, в качестве регистрационного кода налогоплательщика используется номер его паспорта, в качестве кода автовладельца – номер автомашины. Такая система наиболее гибкая,
позволяет описать сложные многопризначные номенклатуры, обеспечивает автоматическую группировку и получение всех необходимых итогов.
Составление локальных кодов ведется по самым разнообразным номенклатурам: персоналу организации, материалам, готовой продукции, организациям, клиентам, филиалам.
После разработки кодов на бумаге следует занести сформированные локальные классификаторы в машину. Для этого в программах имеется специальное меню для заполнения справочников. В процессе обработки они объединяются с другими таблицами, или массивами, и обеспечивают составление документов.
Целю классификаторов является облегчение заполнения первичных документов на компьютере. При этом обычно на экране возникает либо форма документа, либо окно унифицированного ввода для заполнения однотипных документов. Каждому реквизиту отводится специальное поле.
Если реквизит поля присутствует в классификаторе, то специальной клавишей происходит обращение к нему, поиск нужной позиции и ее автоматическое занесение в документ.
Слайд 30
Понятие, виды, структура экономического документа
Теперь знакомимся более подробно с документацией и технологией ее формирования.
Итак, основными носителями информации в автоматизированных финансовых системах являются входные и выходные документы, представляющие собой носители информации утвержденной формы и имеющие юридическую силу.
Входные документы содержат первичную, необработанную информацию, отражающую состояние управляемого объекта. Они заполняются вручную либо при помощи технических средств.
Выходная документация включает сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки.
В бухгалтерском учете и финансово-кредитной системе принятые формы документации регулируются действующими нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов
Российской Федерации. В кредитных органах документация используется для управления денежным обращением. В финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, распределения национального дохода.
Развитие систем автоматизированной обработки, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. Такая унификация была проведена в государственном масштабе в семидесятых годах двадцатого века. Унифицированная система документации включает комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения.
Документ – это информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу. В состав унифицированной системы документации входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
Унификация предполагает следующие требования к документам: стандартная форма построения; приспособление к автоматизированной обработке; минимизация показателей; исключение дублирования; полнота.
Стандартная форма построения предусматривает выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.
Заголовочная часть содержит реквизиты, характеризующие место и назначение документа. Это наименование учитываемого объекта, индекс формы документа, код, гриф утверждения, наименование документа, зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.
В заголовочной части отражается
,
в основном
,
текстовая информация, которая должна быть закодирована. Для этого выделяется рамка для проставления кодов, построенная по зональной форме. Её образец представлен на слайде 30.
В клетки, обведенные утолщенными линиями, проставляются коды. В дальнейшем эти коды служат группировочными признаками, по которым формируются документы.
Содержательная часть строится, как правило, в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия. Документы могут быть однострочные и многострочные, односторонние и многосторонние. Все производные строки и графы снабжены подсказками.
Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.
Слайд 31
Проектирование форм входных и выходных документов
На предварительной стадии проектирования в ходе обследования объекта автоматизации тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых для решения задач. Так, выясняется соответствие форм первичных документов требованиям внедряемых компьютерных технологий. Здесь же анализируется принадлежность используемых документов к унифицированным системам документации. Также выявляется возможность замены действующих нестандартных бланков унифицированными. Если такой возможности не представляется, то осуществляется разработка новых форм первичных документов.
Разработка форм первичных документов идет в определенной последовательности.
Сначала уточняется состав реквизитов, включаемых в документ.
Затем выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке,
которые распределяются по трем зонам:
- первая зона – постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части, в рамке для построения кодов постоянных признаков;
- вторая зона – переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков;
- третья зона – количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.
В некоторые документы вводятся контрольные суммы, располагающиеся в последней графе, или строке, либо в конце документа.
Контрольные суммы получаются путем арифметического подсчета данных строки, графы или документа.
Сначала составляется эскиз первичного документа. Затем он утверждается, тиражируется и внедряется при переводе экономической задачи на автоматизированную обработку. Дальнейшая технология работы с первичными документами связана с организацией размещения этих документов в памяти компьютера.
Для ввода данных вручную на основе бланков первичных документов возможно два варианта.
Первый – экранная форма полностью копирует бланк документа.
Второй – экранная форма является унифицированным макетом для помещения в нее значений реквизитов разных, но примерно одинаковых по наполнению платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров и иных документов.
Рассмотрим требования к проектированию форм выходных документов.
Результатом обработки задач являются сводки, таблицы, сгруппированные по определенным признакам. Часто применяются табличные формы вывода на экран, графические изображения, вывод на машинные носители для дальнейшей передачи данных на другие уровни.