Организация фонда преследует 2 противоречивые цели: 1 обеспечить сохранность фонда и 2 обеспечить готовность фонда к использованию читателями. Преодоление этого противоречия требует динамичности в организации БФ, постоянных изменений в нем под воздействием внешних и внутренних факторов, приводящих к частичной, а в отдельных случаях и полной реорганизации. Суть состоит в приведении структуры фонда в соответствие с меняющимися требованиями к нему. Чем крупнее библиотека - тем сложнее структура ее фонда. (см. Система фондов. -Н-к, 2002). Рациональная организация фондов крупной библиотеки (и особенно - депозитария) должна учитывать следующие аспекты: 1) структуризацию фонда с т.з. обеспечения единства связей между его подсистемами, 2) минимизацию трудозатрат на поиск литературы, затребованной читателями, так и на работы, связанные с ее размещением и хранением, 3) создания оптимально-благоприятных условий для проведения эффективного вторичного отбора. На настоящее время организационная структура действующих фондов Библиотеки состоит из 2-х крупных уровней : оперативные (практически, весь поток литературы, поступившей в Библиотеку, максимально приближенный к читателю, - подсобные фонды НЧЗ, хранящие литературу за последние 10 лет) и основные (депозитарные), строго профилированные, прошедшие вторичный отбор после периода активного использования в читальных залах.
2. Организация как совокупность процессов и операций, обеспечивающих функционирование фонда (прием, учет, техническая обработка, размещение и хранение документов).
см . Инструктивно-технологическую документацию: Хранение фондов, Сохранность фондов, Формирование фондов, Путь издания в ГПНТБ СО РА)
Как правильно хранить документы?
Способы хранения самым непосредственным образом отражаются на состоянии документов и соответственно на сроке их службы. Переполненные хранилища, плохое оборудование, бессистемные условия хранения способствуют быстрому износу и повреждению документов.
Замедление процесса естественного старения материалов документов и предупреждение их повреждения при хранении возможно при выполнении норм, определенных стандартом 7.50 «Консервация документов. Общие тре-бования». Неоднородность документов вызывает необходимость использования библиотеками разных форм консервации - превентивной, стабилизирующих обработок, реставрации. Внутри каждой формы существуют различные способы и технологические приемы, используемые по отдельности и в комплексе. В мировой практике приоритет отдается форме консервации, позволяющей максимально повысить сохранность возможно большего количества документов с минимальным вмешательством консерватора в структуру документа. Такой формой признана превентивная (профилактическая) консервация как совокупность действий в целях защиты изданий от внешних воздействий. Помимо соблюдения температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режима хранения сюда входит применение фазовой консервации - временного хранения документов в контейнерах из специальных материалов, разрешенных к использованию. Назначение фазовой консервации состоит в предохранении документов от механических повреждений и воздействия агрессивных факторов окружающей среды на определенный период времени. Документы помещают в коробки из бескислотного картона или другого материала, безвредного для объекта хранения. В тех же целях для листовых документов используют инкапсулирование - заключение документа в полимерную инертную пленку.
Стабилизация документов - специальная обработка, замедляющая старение и предотвращающая повреждение документов. Это, в первую очередь, нейтрализация кислотности бумаги, создание щелочного резерва, защита от биоповреждений с пролонгированным эффектом.
Реставрация документов - наиболее трудоемкий и дорогостоящий процесс консервации документов. Реставрация может быть ручной и механизированной.
Превентивные меры: 1) просмотр фонда. Выборочный просмотр проводится весной и осенью. Сплошной просмотр - не реже 1р./3года, а также в случае аварий и стихийных бедствий, 2) сухая пылеочистка с помощью пылесоса, 3) химическая фумигация - обработка 5 % фильтрованным раствором тимола или 5 % водным раствором ортофенилфенола, 4) создание контролируемой газовой среды. Для реализации способа используется комплекс из двух основных элементов: генератора инертной смеси и герметичных емкостей (витрин и фондохранилищных камер большого объема). Контролируемая среда создается при пропускании воздуха помещения через генератор инертной смеси. Техника экологически безвредна и проста в эксплуатации. С применением этой технологии при постоянном содержании кислорода (2 %) без обработки химическими препаратами и реставрационных вмешательств восстанавливаются и сохраняются (повышается эластичность, уменьшается желтизна бумаги, коробление кожаных обложек и проч.) как документы на основе бумаги, так и кожи, пергамена, дерева и др. материалов, чувствительных к действию среды. Важным результатом является также полное очищение от плесени и личинок насекомых.
Размещение документов
Для сохранности документов важно правильное размещение их на стеллажах и, конечно, состояние самих стеллажей. Стеллажи и полки должны быть прочно закреплены. Во избежание выпадения документов с полок надо следить, чтобы полки находились в горизонтальном положении. Нижние полки стеллажей должны быть установлены так, чтобы расстояние до пола было не менее 15 см (во избежание намокания во время аварий и при влажной уборке помещения).
Ни в коем случае нельзя допускать перегрузки полок, когда под тяже-стью документов они прогибаются и давят на стоящие ниже документы. По этой же причине нельзя класть книги на верхние обрезы стоящих книг.
Хранителям необходимо следить за тем, чтобы документы не стояли плотно, потому что их очень трудно снять с полки, не повредив. При подборе книги чаще всего берут за головку корешка и с усилием вынимают; в результате корешок отрывается.
Если документов на полке мало, они не всегда могут стоять вертикально, принимают наклонное положение, что приводит к необратимым деформациям даже при наличии твердого переплета. В этом случае надо использовать книгодержатели, которые должны иметь гладкую поверхность и широкие края, чтобы не наносить повреждений.
В зависимости от размеров и типов документов их хранят в вертикальном или горизонтальном положении; при вертикальной расстановке размещают так, чтобы расстояние от документа до верхней полки было не менее 2 см.
Книги и журналы в твердом переплете, не превышающие по высоте 0.41 м, хранят вертикально на нижнем обрезе. В последнее время в целях экономии места и для облегчения очистки от пыли во многих библиотеках начали ставить книги на передний обрез. Блоки, особенно большие и тяжелые, со временем провисают, корешок становится вогнутым и, в конце концов, блок отрывается от переплета. Желательно большие книги не хранить рядом с маленькими, так как малогабаритные книги не обеспечивают для них необходимую поддержку.
Документы большого или нестандартного размеров, хранят горизон-тально. Допустимая высота стопы не более 15 см; рекомендуют соблюдать такое же (не менее 15 см) расстояние до верхней полки, чтобы облегчить под бор и расстановку документов, особенно большого формата (карт, планов, чертежей и др.).
Необходимо следить, чтобы документы не выступали за пределы по-лок в проходы, чтобы не подвергаться ударам. В противном случае их легко задеть при хождении между стеллажами во время подбора и расстановки и уронить на пол. При падении книги, как правило, рвутся.
Брошюры, листовые документы и другие документы небольшого фор-мата хранят в контейнерах разного вида, но изготовленных из безвредных материалов и не привлекающих насекомых и грызунов.
Недопустимо хранить документы в транспортной таре, в пачках и штабелях на полу, складывать на подоконниках и в других, не предназначен-ных для этих целей местах.
Как правильно использовать документы?
Правильное обращение с документами сохраняет библиотечный фонд, способствует продлению срока его службы и, соответственно, позволяет экономить финансовые средства на приобретение изданий для замены поврежденных, на ремонт и реставрацию документов в будущем.
Выполнение рекомендованных правил использования, копирования, экспонирования и транспортирования документов является недорогим, но весьма эффективным способом обеспечения длительной сохранности библиотечного фонда.
Использование документов
Все библиотекари должны аккуратно и бережно обращаться с документами на всех этапах обработки, хранения и использования. Маркировку документов (штампы, шифры, инвентарные номера) выполняют водостойкими красителями или мягким карандашом. Для наклейки ярлычков и кармашков используют только безвредные клеи; ни в коем случае нельзя пользоваться силикатным клеем, так как он сильно повреждает бумагу из-за высокой щелочности.
Нельзя вкладывать в книги, журналы, подшивки газет посторонние ве-щи, например, закладки из бумаги с лигнином или из красящих тканей, засу-шенные растения.
Нельзя «из добрых побуждений» выполнять мелкий ремонт книг с по-мощью липких лент, медицинского пластыря, скрепок. Желательно, чтобы работники отделов хранения и обслуживания могли правильно сделать небольшой ремонт документов: вклеить выпавший лист, тетрадь, укрепить корешок или присоединить оторвавшуюся переплетную крышку. Эта работа не занимает много времени, но надолго продлевает срок службы документов.
Выдавать читателям документы в плохом состоянии, с явными признаками повреждений ни в коем случае нельзя. Использование поврежденных документов с оторванными корешками и крышками книг, с выпадающими листами и расколотым блоком приводит к быстрой их утрате.
При выдаче документов читателю библиотекарь обязан проверить на-личие иллюстративного материала: таблиц, карт, схем, художественных иллюстраций. В случае отсутствия чего-либо библиотекарь делает отметку в формуляре о дефектности издания. При приеме документов от читателей библиотекарь обязан проверить физическое состояние документа, сверить название документа на обложке и титульном листе с записью в читательском требовании, отметить соответствие названия документу, сверить количество иллюстраций с записью в формуляре; лишь после этого делается отметка в контрольном листке о сдаче документов.
Все читатели при записи в библиотеку должны быть ознакомлены с правилами работы с документами (желательно выдавать под расписку «Па-мятку читателя»). Библиотекари, работающие в читальных залах, должны контролировать поведение читателей, чтобы предупредить кражу и порчу документов.
И сотрудники, и читатели обязаны аккуратно обращаться с документами:
* не раскрывать книги более чем на 180°,
* не применять усилия для полного раскрытия блоков (особенно при бесшвейном переплете),
* не опираться на документы,
* не загибать листы,
* не класть раскрытые документы друг на друга,
* не делать пометы на текстах и полях документов,
* не вкладывать в книгу посторонние предметы,
* не калькировать карты и иллюстрации,
* не писать на листах, положенных на читаемый документ,
* не оставлять документы под солнечным светом.
Выносить документы в помещения, не предназначенные для работы с ними (столовые, буфеты и др.), категорически запрещено, как и вносить пищевые продукты в книгохранилища и читальные залы, тем более принимать здесь пищу.
Копирование документов
Копирование документов на аппаратах Xerox в последние годы все более активно используется читателями, как простой и быстрый способ при обретения информации. Однако следует помнить, что во время копирования документы подвергаются очень интенсивному, хотя и кратковременному, воздействию ультрафиолетового излучения. Оно равносильно облучению солнцем в зените при безоблачном небе. При этом общая освещенность более чем в 22 раза превышает нормативную.
Научными исследованиями доказано, что уже после пятикратного копирования резко изменяется белизна бумаги; снижаются физико-механические показатели материалов. В дальнейшем при хранении у ксерокопированной бумаги происходит более значительное снижение прочности и белизны, чем у бумаги, не подергавшейся облучению.
Ксерокопирование влияет практически на все виды средства записи информации. Аналогичным образом воздействует на документы и сканирование. библиотечный фонд повреждение документ
Ксерокопирование документов должно быть ограничено. Допустимо копировать документы на книжно-журнальной бумаге, содержащей древесную массу, не более 2-х раз, а без древесной массы - не более 3-х раз. Нельзя ко пировать документы с текстом и пометами, выполненными железо-галловыми чернилами, так как под действием ультрафиолетового излучения бумага под чернилами разрушается. Копировать редкие документы на тряпичной бумаге можно лишь один раз в исключительных случаях, так как облучение провоцирует ускоренное старение бумаги.
Непосредственно после ксерокопирования негативное действие ульт-рафиолетового излучения не выражено; оно проявляется лишь со временем. Однако физическое повреждение переплетенных документов может происходить сразу в процессе копирования на аппаратах плоскостного типа, потому что переплет испытывает сильную механическую нагрузку. Наиболее частое и характерное повреждение - раскол книжного блока, особенно при бесшвейном переплете: разрывается корешок, выпадают листы и тетради. Известны случаи и насильственного нарушения крепления книжного блока при большом объеме книги (разрезание ниток), когда возникают трудности при копировании текста около корешка.