Решение о возможности копирования документов принимается для каждого из них индивидуально. Следует вести учет количества ксерокопий, изготовленных с каждого документа.
Если известно, что какой-то документ будет пользоваться активным спросом и многократно копироваться, следует сделать одну копию хорошего качества, с которой в дальнейшем можно выполнять копирование для читателей.
Сотрудники, работающие на копировальных аппаратах, должны пройти обучение и уметь правильно обращаться с документами при выполнении копии, строго вести учет копируемых документов и уметь объяснить читателям причины ограничения ксерокопирования.
Экспонирование документов
Главная опасность для документов при экспонировании - свет. Часто в выставочных помещениях помимо искусственного освещения есть естествен-ный свет. Норма освещенности документов на выставках - 150 люкс в момент осмотра экспозиции. К сожалению, иногда это требование нарушается, свет не отключается в течение всего времени открытия выставки, окна бывают не зашторены, используются люминесцентные лампы.
Не допускается установка осветительных приборов внутри витрин. В свободное от посетителей время документы хранят в темноте Для этого витрины зарывают светонепроницаемыми тканями
На выставках необходимо особенно внимательно следить за режимом температуры и влажности воздуха. В течение дня возможны значительные и с большой амплитудой изменения параметров климата в зависимости от посе-щаемости выставки, тогда надо принимать меры к регулированию числа посе-тителей. Контроль окружающей среды важен при экспонировании документов в витринах, чтобы исключить создание внутри них такого микроклимата, который был бы опасен для документов.
При устройстве витрин нельзя использовать материалы, привлекаю-щие насекомых и обладающие высокой гигроскопичностью.
При длительном экспонировании используют специальные материалы для уплотнения витрин, непроницаемые для пыли, не препятствующие воздухообмену и безвредные для документов (ткань ФП).
Переплетенные документы раскрывают, как правило, на одних и тех же страницах; чтобы сохранить это положение, применяют разные способы за крепления листов, не всегда безвредные (скрепки, липкие ленты, придавливание стеклом, и др.). Делать так нельзя ни в коем случае!
Одни и те же документы не должны долго экспонироваться. Если есть потребность выставлять экспонаты более месяца, их надо заменять копиями (факсимильные издания, фотографии, муляжи).
Прежде чем предоставлять документы для экспонирования хранители фондов должны удостовериться в безопасности условий на выставке.