Содержание
Введение
Глава 1. Теоретические аспекты презентации, ее виды и функции. Особенности подготовки проведения презентации
.1 Определение презентации, как вида деловой коммуникации, ее виды и функции
.2 Особенности подготовки и проведения презентации
Глава 2. Разработка и проведение презентации на тему «Год Италии в России»
.1 Общая характеристика мероприятия
.2 Этапы подготовки проведения мероприятия
.3 Личный вклад в подготовке мероприятия
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Презентация является способом передачи информации в форме убеждения определенному кругу присутствующих.
Чтобы презентация прошла успешно важно уделить время для ее подготовки. В данном курсовом проекте раскрываются основные этапы и особенности проведения презентаций. В качестве примера взято, проводимое в Чувашском государственном педагогическом университете им. И. Я. Яковлева, мероприятие, посвященное «Году Италии в России».
В настоящее время информационные технологии развиваются очень быстро. Их активно внедряют во все сферы жизни общества. Такие способы подачи информации, как онлайн-конференция, презентация, видео- и фото-слайды используются в школах и вузах по всему миру. В этом и состоит актуальность выбранной темы.
Объектом курсового проекта является деловое общение. Предметом - презентация как вид деловой коммуникации и правила её проведения. Целью данного проекта является рассмотрение способов организации и этапов проведения презентаций.
В соответствии с целью, решались следующие задачи:
ознакомиться с характеристикой презентации как вида деловой коммуникации;
рассмотреть технологию подготовки презентаций, как делового проекта;
организовать и провести презентацию.
Новизну курсового исследования составляет тот факт, что решение главной цели проекта реализует вторую цель - это ознакомление с культурой Италии, в частности, с особенностями делового общения с итальянскими партнерами.
Практическая значимость исследования заключается в возможности использования полученных данных в процессе подготовки подобных мероприятий в будущей профессиональной деятельности.
Глава 1. Теоретические аспекты презентации, ее виды и функции. Особенности подготовки проведения презентации
.1 Определение презентации, как вида деловой коммуникации, ее виды и функции
Презентация - (от лат. presentatio - предъявление) - предъявление, представление кого или чего-либо, самостоятельная акция, организованная в целях рекламы продукции, товара, демонстрации новых достижений.
Современная презентация - это один из самых перспективных инструментов, позволяющий одновременно задействовать графическую, текстовую и аудиовизуальную информацию. Иначе говоря, презентации представляют собой сочетание самых разнообразных средств представления информации, объединенных в единую структуру. Чередование или комбинирование текста, графики, видео и звукового ряда позволяет донести информацию о продукте, компании или услуге в максимально наглядной и легко воспринимаемой форме. Воздействие презентации очень серьезно, от ее успешного проведения зависят деловые контакты в деловом мире.
Существует два основных вида организации презентаций:
) презентация как официальное мероприятие для узкого круга приглашенных;
) открытая презентация для широкого круга гостей.
Официальная презентация, как правило, состоит из:
выступления специалистов, презентующих товар или услугу;
осмотра объекта презентации (автомобиль, мебель, интерьер, парфюмерия, косметика и т.п.);
выступления почетных гостей;
пресс-конференции до начала презентации или после нее;
фуршета для гостей и участников.
Открытая презентация для широкого круга гостей чаще всего анонсируются, а затем освещается в прессе. Данная презентация проводится по расширенному сценарию, который включает в себя помимо протокольных мероприятий, активный подготовительный период, производство вспомогательной продукции, а также проведение большой развлекательной программы.
Значительное внимание в таких случаях уделяется праздничному оформлению помещения, разработке, печати специальной полиграфической продукции, пригласительных билетов, праздничных дисконтных карт, рекламных буклетов, производство сувенирной продукции с логотипом фирмы. Развлекательная шоу-программа с участием множества артистов или звезд эстрады. Проведением различных конкурсов и викторин будет желанным подарком для всех гостей. Приятным дополнением к открытой презентации будет являться фуршет. Обычно на таких презентациях накрываются отдельные фуршетные столы: для VIP - гостей, для прессы и, в отдельных случаях, для обычных посетителей.
В зависимости от объекта представления следует выделить следующие виды презентации:
) Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Цели - создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы.
) Презентация товара. Цели - создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара.
) Презентация проекта. Цели - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта.
) Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цели - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ.
) Презентация плана будущих работ. Цели - информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.
Презентация выполняет ряд ключевых функций:
мультимедийное оформление рекламных компаний и акций по продвижению продукта;
информирование целевой аудитории потребителей, партнеров или инвесторов о товарах, услугах и новинках компании;
поддержание престижа брэнда посредством целевого распространения мультимедиа носителей среди клиентов или партнеров.
Существует несколько основных правил успешного проведения презентации:
Желательно не читать доклад с листка. Во-первых, когда глаза докладчика опущены вниз, ему трудно установить визуальный контакт с аудиторией. Во-вторых, для слушателей остается непонятным: должны ли они слушать докладчика или же читать вслух вместе с ним.
Не стоит класть обе руки в карман, особенно на долгий период времени. Руки в карманах - признак скованности, неуверенности, скрытности. Если одна рука все же лежит в кармане - не страшно, однако следует соблюдать осторожность, чтобы посторонние звуки, вроде звона ключей, не отвлекали аудиторию от презентации.
Указкой нужно пользоваться лишь по необходимости, а не размахивать ею в течение всей презентации. Движение указки отвлекает аудиторию.
При проведении презентации желательно смотреть на аудиторию. Докладчик не должен загромождать собой визуальные предметы, ни в коем случае не должен поворачиваться спиной к аудитории.
Говорить следует громко, четко, медленно, чтобы все присутствующие могли услышать доклад. Монотонное нудное чтение доклада вызывает скуку, поэтому докладчик должен тоном и темпом голоса выделять нужные моменты в своей речи.
Докладчику рекомендуется делать паузы на месте соответствующих знаков препинания. На месте запятой делается короткая пауза, тире - чуть длиннее, точка - самая длинная пауза.
Во время проведения презентации докладчик может передвигаться по комнате. Таким образом, достигается более близкий контакт с аудиторией.
В презентации обязательно должны присутствовать ключевые слова и понятия. Именно они помогут слушателю в дальнейшем идентифицировать полученную информацию.
Внимание слушателей трудно удерживать долго, поэтому на презентацию отводится обычно не более часа времени. Специалисты рекомендуют проводить презентации после 15 часов, с тем, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет (с 17.00 до 19.00).
Для успешного проведения презентации необходимо найти индивидуальный подход к публике, для этого используют следующие коммуникативные приемы:
Комплиментарный подход - комплимент, сделанный ситуативно уместно, вызывает положительную реакцию и создает приятную атмосферу для проведения презентации товара.
Подход с предоставлением образца - обычно при таком подходе используют такие приемы, как предложение опробовать продукцию, приглашение на бесплатный семинар, предоставление образца данной продукции, др.
Подход с демонстрацией товара - демонстрация образца предлагаемой продукции позволяет потенциальному заказчику увидеть товар во всей его красе. Клиенту легче сделать выбор после того, как он потрогал, пощупал, увидел, попробовал на вкус или в действии то, что ему предлагают.
«Драматический подход» - например, торговые агенты, продающие пылесосы, часто пачкают ковры, чтобы продемонстрировать, как великолепно их пылесосы удаляют эту грязь.
Подход с вопросами - этот прием предполагают двустороннее общение на самом раннем этапе презентации. Торговый агент должен стремиться задавать вопросы покупателю, что позволит ему получить дополнительную информацию о степени заинтересованности партнера в предлагаемом ему товаре. При этом очень важно ставить вопросы таким образом, чтобы потенциальный покупатель не смог ответить «Нет», следовательно, никогда не стоит спрашивать «Могу ли я вам помочь?»
Обращение к выгоде - один из парадоксов заключения сделки состоит в том, что почти все решения о покупке принимаются под действием внутренних потребностей, желаний и эмоций, которые часто остаются неосознанными самим клиентом. Именно на эти процессы и надо оказывать наибольшее влияние.
Презентации год от года становятся все более востребованной и эффективной формой рекламы, постепенно тесня традиционные способы продвижения товаров и услуг. Стремительное развитие и масштабность применения в сфере бизнеса презентаций объясняется в первую очередь многочисленными преимуществами использования мультимедиа, такими как информационная емкость, компактность, наглядность, мобильность и многофункциональность.
1.2 Особенности подготовки и проведения презентации
Презентация является способом передачи информации в форме убеждения определенному кругу присутствующих.
Чтобы презентация прошла успешно важно уделить время для ее подготовки. Редко хорошо проходит презентация, не продуманная до конца, когда оратор то и дело запинается, путается. Если презентация проводится с использованием проектора либо какой-то другой аппаратуры, то перед началом презентации необходимо тщательно проверить исправность всех используемых устройств. Крайне негативно скажутся на общем впечатлении о презентации разные технические неполадки и неувязки.
Обычно сценарий презентации разрабатывает менеджер по связям с общественностью. Фирмы, у которых нет такого специалиста, приглашают для подготовки сценария профессионалов. Если презентацию проводят руководители фирмы, то их нужно привлекать к разработке замысла презентации и при написании текста для ведущего следует учитывать их индивидуальные особенности.
Для презентации необходимо спланировать краткие выступления авторов, специалистов, которые могут о нем профессионально рассказать, экспертов, которые могут подтвердить преимущества, качественные характеристики.
Шаги по подготовке презентации:
анализ состава, цели, характера и состояния аудитории;
планирование и развитие вступления, основной части и заключения для длинной формальной презентации4
выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов;
непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов;
подготовка к ответам на вопросы из аудитории.
Подготовка к публичной речи и презентации очень похожа на подготовку к интервью и деловой встречи: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации.
Типичная схема любой презентации включает в себя, во-первых, небольшое вступление, в котором объясняется цель проведения данной презентации, актуальность проблемы. Основная часть презентации должна быть сконцентрирована на важнейших достоинствах и преимуществах предлагаемого товара или идеи. В конце презентации желательно кратко подвести итог сказанному, еще раз подчеркнув самые важные моменты.
При составлении плана презентации необходимо установить ее цели. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также, уровень взаимодействия аудитории с презентующим.
Как только поставлена цель для презентации, необходимо приступить к анализу аудитории.
Аудитория - это еще один базовый элемент презентации и так как именно для аудитории речь и делается, именно этому необходимо уделить особое значение.
Можно добиться лучшего результата, если есть характеристики будущей аудитории и их можно использовать в подготовке к речи.
Для начала надо определить размер аудитории. Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.
Важно определиться с главной идеей, вокруг которой и будет строиться презентация. Главная идея должна быть связана с объектом презентации и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую информацию. Важно разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен организаторам презентации.
С хорошо разработанной главной идеей выступления, можно приступить к распланированию времени и структуры выступления.
Многое нужно сделать в первые минуты выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям.
Возможные пути для привлечения и сохранения внимания публики:
) Использование юмора. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.
) Рассказ истории. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти подходящую историю, иллюстрирующую нужный вам факт.
) Построение выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления, связывая их с конкретным образом.