Курсовая работа (т): Стратегії розвитку документаційного забезпечення управління

Стратегії розвитку документаційного забезпечення управління

Стратегії розвитку документаційного забезпечення управління

1. Теоретично-методологічні аспекти документування в установах

1.1    Основні положення з документування

Документи супроводжують людину вже кілька століть. За цей час вони невпізнанно змінилися.

З найдавніших часів дійшли до нас різні види документів, за допомогою яких ми дізнаємося історію своєї країни, особливості побуту і різних відносин, що складаються в ті далекі часи. Документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, з розвитком писемності, стали засобом спілкування, передачі інформації. Документи є одним з найважливіших сховищ людської пам’яті.

В давнину документи складалися на самих різних матеріалах. В Ассирії - на глиняних табличках, в Індії та Цейлоні - на пальмових листках, у Древньому Новгороді - на бересті.

Діяльність підприємства забезпечується системою документів, що складають його документаційне базу. Склад документаційної бази визначається компетенцією, керуючою компанією, колом управлінських функцій, порядком вирішення питань (одноосібний чи колегіальний), обсягом і характером взаємозв’язків відокремлених підрозділів та керуючої компанії.

Всі документи діляться на дві великі групи:

Перша - документи з загальних питань, які можуть готуватися працівниками всіх структурних підрозділів компанії

Друга - документи з функцій управління, які готуються функціональними підрозділами, відокремленими підрозділами

Управлінські документи поділяються на організаційні і розпорядчі.

         Організаційні документи - комплекс взаємопов’язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підрозділів підприємства, організацію їх роботи, права та обов’язки.

         Розпорядчі документи - документи, які вирішують найважливіші питання управління і відображають як результат колегіальної діяльності компанії, так і прийняті в порядку єдиноначальності.

         Організаційні та розпорядчі документи класифікуються за найменуваннями:

         Постановки;

         Розпорядження;

         Ділові службові листи, рішення, протоколи;

         Накази, інструкції, доручення;

         Акти та інші, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, в тому числі питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності структурних підрозділів адміністрації.

Документи класифікують також:

         За місцем складання (внутрішні та зовнішні);

         За формою (індивідуальні, трафаретні та типові);

         За термінами виконання (термінові і нетермінові);

         За погодженням (службові та особисті).

1.2 Завдання і функції служб діловодства

Основною метою служби діловодства, незалежно від її назви, є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення. Виконання цієї мети передбачає вирішення наступних завдань:

         Постійне вдосконалення форм і методів роботи з документами;

         Забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, інформаційно - пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі у відомчий архіву відповідності з діючими державними нормативно - методичними документами;

         Скорочення документообігу;

         Розробка і впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в організації і в підвідомчій системі.

Функції:

         Реалізує державну політику з організації діловодства в межах установи

         Розробляє і впроваджує індивідуальну інструкцію з діловодства та зведену номенклатуру справ установи;

         Розробляє типові інструкції з діловодства та номенклатури справ для мережі підвідомчих установ;

         Організовує за дорученням керівництва підготовку проектів організаційно - розпорядчих документів, забезпечує їх оформлення і видання;

         Забезпечує документацій не та організаційно - технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

         Упроваджує національні стандарти, уніфіковані форми документів та інші нормативно - правові акти у своїй установі та мережі підвідомчих установ;

         Вносить пропозиції керівництву установи щодо розроблення та впровадження форм організаційно - розпорядчих документів установи;

         Бере участь у розробленні, впровадженні та використанні системи електронного діловодства та електронного документообігу в установі;

         Контролює виконання нормативних вимог щодо створення та відтворення інформації електронних документів, що підлягають внесенню до документаційного фонду установи;

         Здійснює контроль за підготовкою документів у структурних підрозділах установи, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів;

         Здійснює приймання, реєстрацію, облік, поточне зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

         Удосконалює форми і методи роботи з документами, у своїй установі та мережі підвідомчих установ;

         Засвідчує печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі;

         Організує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

         Організує підвищення класифікації працівників установи в роботі зі службовими документами.

1.3 Функції секретаря і канцелярії

Загальні стани роботи секретаря:

Секретар приймальні керівника належить до категорії фахівців, приймається на роботу і звільняється з роботи наказом керівника підприємства;

На посаду секретаря приймальні керівника призначається особа, що має вищу професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню спеціальну освіту і стаж роботи за профілем не менше 2 років.

У своїй діяльності секретар приймальні керівника керується:

-        законодавчими і нормативними документами;

-        методичними матеріалами, що стосуються питань його діяльності;

         статутом підприємства;

         наказами керівника підприємства (безпосереднього керівника);

         правилами і нормами гігієни праці, правилами трудового розпорядку;

         справжньою посадовою інструкцією.

Секретар приймальні керівника повинен знати:

- нормативні правові акти, інші керівні і методичні матеріали, що стосуються діяльності організації і ведення діловодства;

структуру і керівний склад організації і її підрозділів;

організацію діловодства;

методи оформлення і обробки документів;

архівна справа;

машинопис;

правила користування приймально-переговорними пристроями;

стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядливої документації;

правила друкування ділових листів з використанням типових форм;

основи етики і естетики;

правила ділового спілкування;

основи організації праці і управління;

основи адміністративного права і законодавства про працю;

правила внутрішнього трудового розпорядку;

правила і норми охорони праці.

Під час відсутності секретаря приймальні керівника його обов'язку виконує заступник, що в установленому порядку призначається, несе повну відповідальність за їх належне виконання.

Функції секретаря приймальні

На секретаря приймальні керівника покладаються наступні функції:

Організаційно технічне забезпечення адміністративно-розпорядчої діяльності керівника організації;

Ведення діловодства;

Організація проведення телефонних переговорів керівника;

Організаційна підготовка засідань і нарад;

Контроль за виконанням працівниками організації виданих наказів і розпоряджень, узятих на контроль;

Ведення контрольно-реєстраційної картотеки;

Організація прийому відвідувачів.

Посадові обов'язки секретаря приймальні

Для виконання покладених на нього функцій секретар приймальні керівника зобов'язаний:

Здійснювати роботу по організаційно-технічному забезпеченню адміністративно - розпорядчої діяльності керівника організації;

Приймати кореспонденцію, що поступає на розгляд керівника, передати її відповідно до прийнятого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовці відповідей;

Вести діловодство, виконувати різні операції із застосуванням комп'ютерної техніки, призначеної для збору, обробки і представлення інформації при підготовці і ухваленні рішень;

Приймати документи і особисті заяви на підпис керівника організації;

Готувати документи і матеріали, необхідні для роботи керівника;

Стежити за своєчасним розглядом і представленням структурними підрозділами і конкретними виконавцями документів;

2. Організація документування

2.1 Організація роботи з документами

В кожній установі, організації, на підприємстві документи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах опрацювання документів - від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання.

Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву.

Обліг документів повинен бути прямоточним, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Повинен діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

Основу правильної організації обліку документів становить чітке розмежування функцій і обов’язків між працівниками підприємства.

Для встановлення єдиного порядку складання документів і організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.

Організація роботи з документами полягає у створенні умов при обробці документів, що надходять, формуванню інформаційно - пошукових систем з документами і контролю за виконанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а також у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання.

Рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення створює документообіг.

Організація руху документів та ведення діловодства здійснюється за напрямками:

         загальне діловодство

         діловодство з документами обмеженого доступу. Документи, що надходять до організації, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, після чого ставляться на контроль і передаються виконавцям.

Виконані документи після їх надсилання відповідним адресатам із копіями документів - відповідей передаються виконавцями діловодам структурних підрозділів для здачі їх у встановленому порядку до архіву.

Організація руху документів повинна забезпечувати сумісність ручної обробки документів із застосуванням засобів обчислювальної техніки.

2.2 Реєстрація вхідних документів

Реєстрація документів - це фіксування факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис потрібних відомостей, що містяться в них.

Мета реєстрації полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надійшли в неробочий час).

Основні правила реєстрації вхідних документів

-        Під час реєстрації вхідних документів слід дотримуватися таких правил:

         реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку, виконання та подальшого використання в довідкових цілях, незалежно від способу їх створення та надходження до закладу охорони здоров’я;

         усі вхідні документи мають реєструватися у закладі охорони здоров’я лише один раз у день їх надходження або не пізніше початку наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час;

         журнальна форма реєстрації документів допускається у закладах охорони здоров’я у тому разі, якщо обсяг вхідної кореспонденції за рік не перевищує 500 документів;

         під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності;

         у межах груп документів реєстрація здійснюється за назвами видів документів залежно від їх авторів та змісту. Враховуючи це, слід окремо реєструвати такі види документів:

         закони України, інші нормативно - правові акти і кореспонденцію;

         накази (розпорядження) організації вищого рівня, якій підпорядковано заклад охорони здоров’я;

         службове листування з іншими закладами та іншими юридичними особами;

         звернення громадян;

         реєстрація може здійснюватися централізовано або децентралізовано.

2.3 Порядок роботи з бланками, штампами, печатками

В установах обов’язковому обліку підлягають печатки і штампи, що містять повну назву бланку; бланки з кутовими і поздовжніми штампами, що мають необхідний трафаретизований текст документів; посвідчення особи, відрядні відпускні посвідки, а також всі види пропусків, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, свідоцтва), трудові книжки.

Порядок обліку інших видів бланків визначається інструкцією з ведення діловодства. Контроль за їх виготовленням, зберіганням і використанням покладається на службу діловодства і відповідальних за діловодство.

Особи, персонально відповідальні за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказом керівника установи.

Облік печаток і штампів ведеться в журналі - бланків - у журналі обліку бланків, окремо за видами бланків. Видача їх здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнали обліку включаються в номенклатуру справ, їх сторінки нумеруються, прошиваються й опечатуються. Печатки і штампи повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати в надійно замкнутих шафах, що опечатуються. На бланках посвідчень особи, відрядних і відпускних посвідчень, усіх видів пропусків, документів про освіту (дипломів, атестатів, свідоцтв) типографським способом або нумератором проставляються порядкові номери, а за необхідністю і серії. Порядкові номери і серії проставляються на всіх частинах (аркушах) цих бланків.