Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється не рідше одного разу на рік комісією, яка призначається наказом керівника установи. При проведенні перевірки робляться відмітки в журналах обліку після останнього запису. У разі виявлення порушень в обліку, зберіганні і використанні печаток, штампів і бланків, комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом і доводяться до відома керівництва.
Печатки бувають двох видів: прості і гербові. Прості печатки - круглі, прямокутні, квадратні, трикутні. Їх ставлять на копіях, розмножених екземплярах розпорядницьких актів, на довідках про трудову діяльність громадян, пропусках, під час відправки бандеролей, пакетів. Гербова печатка ставиться на документах, перелік яких передбачений нормативними актами: акт списання; листи погодження; довідки; договори; заяви; посвідка про відрядження; гарантійні листи; подання про нагородження орденами і медалями; штатний розклад; реєстри.
Відбиток печатки
ставлять на документах поряд з підписом таким чином, щоб вона частково
захоплювала посаду і підпис. На службових листах, надрукованих на фірмовому
бланку, печатка не ставиться.
3. Особливості
діловодства управлінської діяльності
3.1 Службові документи,
їх класифікація
Документ - це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Її мета полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.
Документи класифікують за такими ознаками: спосіб фіксації інформації, зміст, назва, вид, складність, місце складання, термін виконання, походження, гласність, юридична сила, термін зберігання, рід діяльності.
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
- письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
- графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, рисунки, малюнки, схеми, плани.
- Фото й кінодокументи - такі, що створені способом фотографування й кінематографії. Це кіно та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, як іншим способом зафіксувати неможливо.
- Фотодокументи - такі, що створюються за допомогою будь якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію.
Для складання службових документів повинен використовуватись як папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та Примірної Інструкції з обов’язковим додержанням таких правил. Встановлюється два види бланків бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно - розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік не перевищує 200 одиниць.
Бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим або прапоровим.
Бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 20 мм; верхнє - не менше як 10 мм; праве і нижнє - не менше як 8 мм.
Деякі внутрішні документи (заяви, службові документи) та документи створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.
Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок розміщення; найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.
Під час підготовки та оформлення документа склад реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо вимагає призначення документа або його обробка.
Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу.
Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа.
У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів, телефонограм, телеграм та повідомлень.
Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.
За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
До листів, що потребують відповіді, належать:
листи-прохання;
листи-звернення;
листи-пропозиції;
листи-запити;
листи-вимоги.
До листів, що не потребують відповіді, належать:
листи-попередження;
листи-нагадування;
листи-підтвердження;
листи-відмови;
супровідні листи;
гарантійні листи;
листи-повідомлення;
листи-розпорядження.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - цілій низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.
Реквізити листа та їх оформлювання
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:
1. Державний герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.
. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного герба України).
. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07,08.
. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається за ЄД-РПОУ після реквізиту довідкові відомості про організацію (09).
. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом.
. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.
. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.
Наприклад:
Розрахунковий рахунок №3467059
у Шевченківському УСБ м. Києва, МФО 845678
. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.
. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному. Наприклад:
Видавництво «Освіта» Коваленку С.М.
Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи - у родовому.
Наприклад:
Директорові TOB «Медіа Про» Токарчуку К.П.
В адресі можна вказувати лише назву посади без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад: Генеральному директору Спільного українсько-російського підприємства «Каскад» Директорові Науково-методичного центру професійно-технічної освіти
Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад:
Начальникові Департаменту розвитку дошкільної
загальної середньої та позашкільної освіти
проф. Романенку В.П.
До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:
Київський міжрегіональний інститут
удосконалення вчителів імені Б. Грінченка
Відділ кадрів
Васильченку Ф.К.
вул. П. Тичини, 17, м. Київ, 04132
Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».
. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить короткий виклад його основного змісту. Він має бути стислим, точно передавати зміст листа і відповідати на питання «про що?», наприклад: Про постачання автомобілів.
Якщо в листі порушено кілька взаємопов'язаних питань, то заголовок може бути узагальненим, наприклад: Про взаємодопомогу і співпрацю.
Наявність заголовка значно полегшує роботу з листом на всіх етапах його проходження - від реєстрації в установі - адресанті до направлення його до справи після виконання в установі. - адресаті.
Заголовок до тексту службового листа оформлюють від межі лівого берега без відступу; максимальна довжина рядка -28 друкованих знаків. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.
. Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:
. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють).
Наприклад:
Директор школи (підпис) П.Г. Остапенко
Голова оргкомітету (підпис) Г.Р. Рижук
Голова Акціонерного
банку «Мрія» (підпис) С. Фесенко
3.2 Розпорядчі документи
Незалежно від характеру і змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, компетенції, структури та інших факторів, органи управління підприємства наділяються правом видання розпорядчих документів.
Розпорядчі документи - це документи за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації чи на підприємстві.
Основна функція розпорядчих документів - регулятивна; цільове призначення - регулювання. діяльності, яке дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від діяльності підприємства.
Рішення, зафіксовані в розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності установ, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.
Розпорядчі документи містять рішення, які йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від вищої організації до підвідомчої, від керівника організації до керівника структурного підрозділу і працівників даної організації тощо. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі.
В юридичному плані значна частина розпорядчих документів відноситься до нормативно-правових актів. У них містяться конкретні, юридично владні приписи суб'єктів виконавчої влади. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що їхнім адресатом виступають конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи чи працівники; вони є юридичними фактами, які тягнуть виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.
Основними видами організаційно-розпорядчих документів є:
накази;
розпорядження;
постанови;
рішення;
вказівки та ухвали.
Умовно їх можна поділити на дві групи: документи, що видаються в умовах колегіальності; документи, що видаються в умовах одноособового прийняття рішень.
На основі колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). В умовах колегіальності рішень видаються постанови і рішення.
В
умовах одноособового прийняття рішень влада з усіх питань управління в
організації належить її керівникові. Одноособове прийняття рішень забезпечує
оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівника за
прийняті рішення. На підставі одноособового прийняття рішень діють міністерства
(міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), директори, голови
правління. В умовах одноособового прийняття рішень видаються накази, вказівки,
розпорядження.
3.3
Інформаційно-довідкові документи
До інформаційно - довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи документів належать різноманітні листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.
Акти
Акт - це організаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій.
Акт, як правило, оформляється на бланку і має такі реквізити: назва організації, гриф затвердження (при необхідності); назва виду документа (Акт); дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст; підписи.
Заголовок до тексту повинен відповідати на запитання: «чого?».
Текст акта складається із вступної та констатуючої частин.
У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.
При переліку осіб, що брали участь у складанні акта, вказуються їхні посади, прізвища та ініціали.
Якщо акт складено комісією, то першим вказується прізвище голови, а потім, за алфавітом, прізвища членів комісії.
У констатуючій частині викладають суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки.
Констатуюча частина може оформлятися у вигляді таблиці.
У кінці тексту слід вказувати дані про кількість примірників складеного акта, місце їх знаходження або адресатів, яким вони направлені.
Акт підписується головою і членами комісії, а також особами, які брали участь у складанні акта (без зазначення посад). Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта. Датою акта є дата актованої події.