Службові листи
Службовий лист - це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ.
Усі листи поділяються на такі види: ділові, особисті(приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами.
Ділові листи за функціональною ознакою поділяються на дві категорії: листи, що потребують відповіді (лист-запит, лист-пропозиція, лист-прохання, лист-вимога, лист-нагадування) та листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь; лист-підтвердження; гарантійний лист; супровідний лист; лист-відмова).
За кількістю адресатів розрізняють листи: звичайні (надсилаються на одну адресу) і циркулярні (за багатьма адресами).
За кількістю авторів є листи індивідуальні та колективні.
Вкажемо характерні ознаки окремих видів листів:
. Інформаційні листи - це службові листи, в яких автор інформує адресата про якісь факти, події, заходи. Такі листи можуть готуватися як листи-відповіді про виконання певного доручення ОДПС вищого рівня.
Інформаційні листи можуть бути також ініціативними.
Різновидом інформаційних листів є рекламні листи. Особливістю таких листів є те, що в тексті зазначається поштова адреса автора листа, телефон для довідок, номери рахунків у банках, незважаючи на те, що листи оформляються на фірмових бланках.
. Листи - підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт (участь у конференціях, нарадах; одержання вантажів, цінних паперів).
У листах - підтвердженнях може бути також інформація про чинність затверджених інструкцій, правил, положень.
Розпочинається текст таких листів словами «підтверджуємо».
. Листи - нагадування - це службові листи, за допомогою яких нагадується про наближення чи закінчення раніше встановлених термінів виконання певних доручень, завдань. Тексти таких листів розпочинаються словами «нагадуємо», «нагадую».
. Гарантійні листи - це такі службові листи, якими підтверджуються певні зобов'язання чи умови, дається гарантія оплати за товари чи послуги, надання роботи. Якщо в гарантійному листі містяться дані фінансового або матеріального характеру, то в тексті необхідно продублювати банківські реквізити автора листа, незважаючи на те, що вони можуть бути відображені на фірмовому бланку.
Гарантійні листи підписуються керівником і головним бухгалтером, підписи засвідчуються печаткою.
. Супровідні листи - це такі службові листи, в яких повідомляється про направлення адресатові документів, що додаються до листа.
Такі листи оформляються у більшості випадків на бланках формату А5, оскільки текст їх невеликий за обсягом. Обов’язковим реквізитом таких листів є позначка про наявність додатків.
. Листи - відповіді - це службові листи, в яких даються відповіді на різного роду ініціативні листи (запити, прохання, звернення). Якщо в тексті таких листів ставиться декілька питань, то відповідати необхідно на кожне з них. При цьому, якщо відповідь негативна, треба обґрунтувати неможливість позитивного вирішення прохання.
До складання листів ставляться ті ж вимоги, що і до інших службових документів. Листи повинні бути присвячені, як правило, одному питанню, тобто простими.
Реквізити службових листів: назва й адреса організації - відправника листа; дата: індекс; адресат; заголовок до тексту; текст; перелік додатків; підпис керівника; прізвище виконавця та номер його телефону.
У листах - відповідях заповнюється реквізит «посилання на індекс і дату вхідного документа».
Службові телеграми
Телеграма - це документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку.
Використовуються у разі необхідності вирішення термінових питань. За терміновістю телеграми бувають прості, термінові, урядові.
Характерна риса телеграм - особлива стислість. З тексту вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки. Розділові знаки пишуться скорочено літерами: «крп», «км». Перенесення слів не допускається.
Оформляються на спеціальних бланках або на чистому аркуші паперу. Друкується телеграма у двох примірниках, з одного боку аркуша великими літерами через два інтервали між двома рядками.
Інформація, яка не підлягає передачі, друкується, як правило, під суспільною рискою нижче від основного тексту.
Телеграма візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою.
Реквізити телеграми: назва виду документа; категорія; адресат і телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму; назва організації - відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс; печатка.
Телефонограми
Телефонограма - це документ, що є оперативним повідомленням, переданим телефоном. Текст телефонограми повинен бути лаконічним, чітким, конкретним. Складену та оформлену телефонограму повинен підписати керівник або інший відповідальний працівник установи, організації.
Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних або спеціальних бланках.
Реквізити телефонограми: назва установи, організації, назва виду документа; адресат; дата; індекс; текст, підпис.
Крім цього, на телефонограмі зазначається прізвище особи - передача телефонограми, номер службового телефону, час передачі; посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її телефону.
Складена вихідна телефонограма підписується, реєструється в журналі вихідної кореспонденції і передається адресатові телефоном. Вхідна телефонограма записується працівником організації одержувачем, друкується на окремому аркуші та передається для розгляду керівником.
На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у спеціальних журналах.
Довідки
Довідка - це документ інформаційного характеру, в якому описуються і встановлюються певні факти, події. Довідки можуть бути службового та особистого характеру.
Доповідні записки
Доповідна записка - це документ, адресований керівникові даної або вищої організації. Він містить у собі обґрунтований виклад з конкретного питання з висновками та пропозиціями. Доповідні записки можуть бути: звітними, інформаційними, ініціативними, внутрішніми, зовнішніми.
Доповідні записки внутрішнього характеру оформляються, як правило, на чистих аркушах паперу та підписуються автором.
Зовнішні та доповідні записки складаються на бланках і повинні мати підпис керівника.
Реквізити
доповідної записки: назва виду документа; дата; індекс; місце складання;
адресат; заголовок до тексту; текст; підпис.
Висновок
Сучасне діловодство - система життєво важливих дій організації, пов’язаних, з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.
Документи, в більшості випадків, є вагомими аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.
Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів а й наявність знань з організацій окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діло виробничого потенціалу установи.
Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.
Наведено розгорнуті
характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які
мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації у виборці
управлінських рішень. Велику увагу приділено підготовці та оформленню
документів що виникають у процесі діяльності будь-якої установи. Вичерпно розглянуто
склад загальної документації, необхідної для реалізації її функціональної мети,
а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагають користувачам оперативно
підготувати документ.
Список літератури
1. Діденко А.Н, Сучасне діловодство
. В.М. Бріцина, Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини
. Іванова Т.В, Піддубна Л.П., Діловодство в організації
документування секретар реєстрація управління