Прежде всего, рассмотрим особенности управленческих процессов, которые имеют место на сервисном предприятии (организации). Важнейшими функциями управления являются следующие:
формирование целей и задач производственной деятельности;
планирование продвижения к целям и разрешение задач;
реализация решений - выработка приказов, мотивация персонала, его инструктаж и организация, распределение обязанностей, регулирование процессов выполнения приказов;
контролирование выполнения намеченных планов, отдаваемых приказов и т. п.
Вместе с тем управление в сфере сервиса приобретает ярко выраженные особенности, которые позволяют выделить его специфику на фоне управления в промышленном или сельскохозяйственном производстве, а также в организациях некоммерческого типа (политических, общественных и др.). Управление в сфере сервиса подчинено задачам рыночного развития производства услуг (организация труда персонала, повышение производительности труда работников, достижение конкурентоспособности услуг, их прибыльность и др.). Одновременно оно нацеливается на реализацию многообразных запросов и потребностей больших групп людей, конкретных индивидуумов, которые вступают с производителем услуг в процессы рыночного обмена [ 13; 175].
Но отношения между производителями и потребителями услуг не сводятся полностью к рыночному обмену - между ними разворачиваются более напряженные взаимодействия, насыщенные социальными, культурными, психологическими компонентами. Другими словами, производственно-технологические процессы в деле управления сервисным предприятием оказываются далеко не единственными, а во многих случаях и не определяющими в деятельности сервисного предприятия. Все это формирует отличия сервисного тайм - менеджмента от управления в организациях общественного типа.
Тайм-менеджмент в классическом понимании этого слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени. При этом применение тайм - менеджмента не является обязательным.
Однако в последние годы все большее количество сервисных организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм - менеджмента [10; 109].
Потребность в корпоративном внедрении тайм - менеджмента в организациях сферы услуг обусловлена следующими факторами:
. Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы.
. Удельный вес нематериальных активов в стоимости организации сервиса; эффективность работы ключевых топ - менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.
. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности - разработка новых услуг, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ - менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.
Первым шагом корпоративного внедрения тайм - менеджмента, как правило, является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред - и пост -тренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения [ 23; 401].
Следующий шаг после организации системы обучения тайм - менеджменту - диагностика тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников.
Диагностика проводится в форме анкетирования по нескольким ключевым критериям. Результатом является построение простой диаграммы, которая отражает ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм - менеджмента.
По итогам тренингов составляется диагностический ТМ - профиль. Он строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм - менеджмента. Число «десять» выбрано исходя из того, что каждому критерию сопоставляется «заповедь тайм - менеджмента».
Таблица 1. Критерии и заповеди тайм - менеджмента
ТМ-критерииТМ-заповедиМатериализованность и обозримость задач и информацииМатериализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемыИзмеримость результатов, времени и эффективностиХотите управлять - измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.Системность, согласованность, скоординированность работыСистематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы - нет результатаГибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагированияПланируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на измененияЦелеориентированность, определенность направленияФормулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целейПриоритезированность, сфокусированность на главномВыделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силыИнвестиционность, ориентация на развитиеИнвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупаетсяСвоевременность исполненияЛовите удачные возможности. План - средство это делать, но не самоцельКонтролируемость исполненияСоздавайте обзор делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своегоЛегкость работыУправляйте рабочей нагрузкой; работайте «меньше, но умнее». Загнанный как лошадь менеджер - профнепригоденВнимание к эффективностиВыработайте «чувство времени» и «чувство эффективности». Остальное - приложится
Для процветания любой компании, помимо сего прочего, необходимо умение всех и каждого планировать время. Управление временем приходит на помощь сотрудникам всех уровней. В организациях сферы услуг тайм - менеджмент особенно важен, т.к. большинство из них работают по системе «человек - человек», а человеческий фактор очень сильно влияет на работу предприятия. Корпоративный тайм-менеджмент [18; 355].
2.2 Анализ использования рабочего времени рекламной компании «Бриз - сервис»
Данная организация, созданная предпринимателем Ефимовым Денисом Алексеевичем, существует в городе Лениногорске с 2006 года. Уже последние три года «Бриз» позиционирует себя на рынке не просто как рекламное агентство, а как рекламно - производственная компания.
Организационно - правовая форма рекламной компании: индивидуальное предпринимательство, что является плюсом для организации ввиду ее размеров.
С каждым работником компании заключен трудовой договор, являющийся гарантом прав и обязанностей.
Ведомственное подчинение в компании построено следующим образом:
Схема 1. Ведомственное подчинение в компании «Бриз - сервис»
тайм менеджмент управление время
Индивидуальный предприниматель (учредитель) является высшим звеном управления. Он отвечает за принятие стратегически важнейших решений для организации в целом; отвечает по обязательствам своим имуществом; распоряжается собственной выручкой; принимает личное участие в процессе работы.
Бухгалтер и администратор - среднее звено управления.
В общих чертах должностные обязанности бухгалтера таковы:
Ведение первичного бухгалтерского учета. Прием, контроль и обработка первичной документации (товарно-транспортных накладных, кассовых, кадровых документов, договоров с контрагентами и т.д.)
Начисление заработной платы, выплат по гражданским договорам, НДФЛ.
Ведение налогового и управленческого учета.
Составление и сдача налоговой отчетности в фонды РФ и налоговую инспекцию.
Минимизация налоговых выплат
Взаимодействие с банками и кредитными организациями;
Участие в инвентаризациях;
Администратор компании «Бриз» выполняет следующие функции:
Организует бесперебойную работу предприятия.
Осуществляет работу по организации эффективного и культурного обслуживания покупателей, созданию для них комфортных условий,
Консультирует покупателей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.
Поддерживает на рабочих местах атмосферу доброжелательности, подает личный пример в обслуживании покупателей.
Обеспечивает общий контроль за сохранностью оборудования и прочих материальных ценностей, прочего имущества предприятия.
Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.
Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, принимаемых мерах по их ликвидации.
Соблюдает сам и контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны.
Соблюдает сам и обеспечивает исполнение работниками распоряжений и приказов администрации предприятия.
Контролирует выход работников на работу, присутствие работников на рабочем месте в течение рабочего дня.
Контролирует своевременное закрытие всех внутренних помещений предприятия и сам своевременно закрывает предприятие.
Своевременно и четко сдает помещение предприятия под охрану.
Должен иметь опрятный внешний вид.
Дизайнер в рекламной компании выполняет немалый объем работы. Основное направление его деятельности - графический дизайн. Графический дизайн (с греческого graphikе переводится как "пишу", "черчу", "рисую") связан с печатными художественными изображениями, где основную смысловую нагрузку несут символ, композиция, шрифт, цвет, динамика, информативность, лаконичность... Эти элементы играют важную роль при разработке торговой марки (дизайна знака и логотипа, фирменного стиля, дизайна упаковки); проектировании альбома, журнала, буклета, визитной карточки; дизайна наружной рекламы, вывески учреждения и тд.
Рабочий персонал - это профессионалы своего дела, именно они непосредственно выполняют все заказы по готовым эскизам дизайнера или конкретному заказу клиента.
Рекламно - производственная компания «БРИЗ» выстраивает свою деятельность и оказывает услуги на основе постоянной ориентации на потребителей услуг и стремлении к совершенствованию, коллективной работе и высокой потребительской ценности создаваемой продукции. В свое время компания немного изменила специализацию, чтобы стать чем-то вроде рекламного супермаркета, где можно приобрести любую услугу.
Дизайн
В дизайн-студии компании ежедневно создаются: дизайны упаковок, дизайны этикеток, разрабатываются корпоративные и потребительские товарные знаки и логотипы, выполняется графический дизайн буклетов, каталогов, листовок, проектируются выставочные стенды и наружная реклама.
Полиграфия
Производственная база способна изготовить: представительские буклеты, каталоги, листовки, плакаты, календари квартальные, календари и т.д. Все виды отделки: офсетный лак, УФ-лак, ламинирование. Все виды брошюровки.
Наружная реклама
Вывески, световая реклама, объёмные буквы, световые короба, неоновые вывески, крышные установки, панель-кронштейны, информационные стенды, информационные доски, оформление витрин. Собственное производство, высокопрофессиональные дизайнеры и инженеры гарантируют заказчикам привлекательность, качество и долговечность конструкций.