Пропишите свои правила

Среди кадровиков существует два подхода как составить ПВТР. Часть специалистов предпочитает просто переписывать в этот документ положения из ТК. Они считают, что если указать еще и статьи из которых взяли правила, то сотрудники, во-первых, точно не забудут свои права и обязанности по закону, а во-вторых, будут уверены, что компания ничего не нарушает этой локалкой. Такой подход – не ошибка. Однако те, кто в кадрах давно, используют другой подход

Кадровики с опытом используют ПВТР более выгодно. С помощью этого документа кадровики регулируют вопросы, которые законодатель забыл прописать в кодексе. Такой подход упрощает работу и снижает риск конфликтных ситуаций с сотрудниками. Ниже для примера привели правила, которые можно включить в ПВТР. 

Предупреждение о больничном. В законе прямо не сказано, что работник должен предупреждать о болезни. Этим пользуются недобросовестные сотрудники. Работник может нарочно не сообщать о том, что взял больничный, чтобы затруднить свое увольнение. Ведь по закону уволить работника во время болезни нельзя. Работодателю останется только ссылаться на злоупотребление правом, а это не всегда легко доказать.

Обезопасьте себя. Пропишите в ПВТР, что сотрудник уведомляет непосредственного руководителя и отдел кадров о том, что он заболел и о других причинах отсутствия на работе. Суды подтверждают, что такая обязанность в ПВТР не нарушает закон. Но на всякий случай избегайте жестких формулировок, таких как «обязан уведомить», «должен незамедлительно сообщить». Некоторые инспекторы ГИТ могут к ним придраться. Не забудьте определить способ уведомления. Например, по телефону или по электронной почте.

Пример

«Работнику необходимо сообщить своему непосредственному руководителю (лично или через родственников) по телефону или иным доступным способом (в том числе путем направления SMS-сообщения) о невозможности явки на работу в связи с временной нетрудоспособностью или по другим причинам, а также о невозможности прибытия на работу к установленному времени до начала рабочего времени».

Письменная подача и отзыв заявления об увольнении. В ТК не найдете ответа на вопросы: кому передать заявление на увольнение и каким образом сделать его отзыв. И это повод для конфликтного сотрудника доставить хлопоты компании. Работник может утверждать, что главное – отдать заявление на увольнение любому представителю работодателя и неважно, имеет он отношение к кадрам или нет.

Чтобы избежать судебных споров, пропишите в ПВТР, кто уполномочен принимать от работников заявления. Тогда вы вправе не принимать во внимание заявление, которое работник направит не тому лицу. Установите, что работник подает и отзывает заявление об увольнении в письменной форме.

Пример

«В случае принятия решения об увольнении по собственной инициативе или по соглашению сторон, работник подает соответствующее заявление на увольнение непосредственному руководителю в письменной форме».

Обеденное время, которое позволит уволить за прогул. Часто обед разделяет рабочий день на две равные части по четыре часа. Для работодателя это не всегда выгодно. Дело в том, что для увольнения за прогул нужно отсутствовать более четырех часов. Некоторые сотрудники этим пользуются: приходят на работу после обеда либо уходят на обед и не приходят обратно. Они знают, что их не смогут уволить, ведь для этого нужно отсутствовать хотя бы четыре часа и одну минуту. Чтобы можно было уволить за прогул сотрудника, который полдня отсутствовал на работ, зафиксируйте в ПВТР время обеда так, чтобы одна из частей рабочего дня составляла более четырех часов.

Прежде чем решить, какую из частей рабочего дня сделать больше четырех часов, советуем посмотреть статистику — в какое время работники чаще всего сбегают с работы. Там, где сотрудники больше нарушают режим работы, ту часть и устанавливайте большей продолжительности. 

Поздравляем, вы прошли половину урока. Пора сделать паузу в теории и проверить новые навыки на практике. Для этого помогите коллеге решить вопрос с работником-гуленой. Так в компании «Сила кадров» обед делил рабочее время на равные части по четыре часа, поэтому работники часто не возвращались с обеда в офис. Одного из таких работников поймали и вызвали для объяснений. Посмотрите видео, а после решите, есть ли прогул.

На страничке Высшей Школы Кадровика в  Instagram вы найдете еще больше серий из жизни компании  «Сила кадров». Подписывайтесь и практикуйтесь с удовольствием. 

Проверка электронной почты. Большинство поручений работники получают по электронной почте, и это касается не только дистанционщиков. Но мало кто регламентирует порядок работы электронными сообщениями. В результате — работники игнорируют их.

Чтобы избежать конфликта, укажите в ПВТР, что электронная почта – это установленный канал служебной коммуникации в компании. Работник, которому предоставили адрес корпоративной почты, обязан регулярно ее проверять и реагировать на письма руководства. При этом пропишите конкретную частоту проверки почты, например, каждый два часа в течение рабочего дня. Так работнику точно не получится обмануть начальство, что по электронке ему ничего не приходило.

Пример

 «Электронная почта – это установленный канал служебной коммуникации в компании. Работник обязан отвечать на электронные письма работодателя, отправленные ему на электронный адрес ivanov@lytikk.ru с электронных адресов, оканчивающихся на @lytik.ru, в течение не более четырех часов в пределах рабочего времени».

Актуализируйте ПВТР

Помимо дополнения ПВТР правилами, которые конкретизируют кодекс, эту локалку придется еще и актуализировать из-за изменений в законах. Какие положения добавить или исправить сейчас разберем вместе с вами .

Расширьте список тех, кто может ходить в отпуска в удобное для них время. Если в ПВТР прописали, какие категории работников могут брать ежегодный отпуск в удобные им даты, то скорректируйте ваши правила. Так, по закону от 09.03.2021 № 34-ФЗ взять отпуск в удобное время могут многодетные работники, у которых есть дети до 18 лет, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет. Льгота перестанет действовать и в случае, если старшему из трех детей исполнится 18 лет.

Укажите больше работников, которые вправе отказываться от сверхурочки, командировок и работы ночью. Некоторых сотрудников с детьми к такой работе теперь возможно привлекать только с письменного согласия (ст. 259 ТК).  Так, согласие потребуется от сотрудников, которые воспитывают в одиночку детей до 14 лет, опекунов детей такого возраста, сотрудников с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет в период до достижения младшим из детей возраста 14 лет. Также согласие потребуется, если у сотрудника один или два ребенка в возрасте до 14 лет, при условии что супруг находится на вахте.   Обновите перечень документов, которые ждете от доноров. В день, когда сотрудник сдавал кровь, и в день, когда он проходил медобследование, его освобождают от работы. Основание — оригинал справки из медучреждения в свободной форме. Справки по формам 402/у и 401/у больше не выдают. Поэтому, если сотрудник принесет справки по другим формам, в отдыхе им не отказывайте. Чтобы точно не нарушить закон, проверьте, что написано в  ПВТР. Лучший вариант, когда просто укажете, что для подтверждения сдачи крови или медобследования для донации работник приносит оригинал справки из медучреждения.

Кроме изменений в ПВТР, которые изучили на этом уроке, вам предстоит зафиксировать в документе новые правила об ЭДО, охране труда и дистанционщиках. Поскольку изменения большие, то лб этом подобно расскажем в следующих уроках программы. 

Самое важное

Заставить сотрудников быть дисциплинированными помогут положения в ПВТР.

Взять отпуск в удобное время могут многодетные работники, у которых есть дети до 18 лет, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет.

документах

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

3 УРОК ИЗ 3

Что исправить в документах по охране труда с учетом последних изменений

Вы знаете, что в ТК есть раздел охраны труды. Видимо, именно по этой причине многие работодатели поручают организовывать охрану труда предприятия руководителю отдела кадров. Будьте готовы отвечать за этот функционал. Если это даже не про вас, то вам все равно стоит пройти обучение в этом уроке, поскольку ГИТ задает вопросы про локальные акты, которые регулируют охрану труда, именно кадрам. Кроме того, ТК в части охраны труда переписали. Изменения вступят с 1 марта 2022 года, но готовиться пора уже сейчас, так как новых правил много.

Уберите опасные условия труда

С 1 марта 2022 года законодатель запрещает работу в опасных условиях - 4-й класс. Работы, где есть такой класс вредности, придется приостановить до тех пор, пока класс не будет снижен. С того момента, как работа будет приостановлена, и до дня, как возобновится, за сотрудниками нужно сохранить место работы и средний заработок. С согласия сотрудника на время приостановки работы его можно будет перевести на другую работу.

Если снизить класс вредности не удастся, а переводить работника некуда или он не согласен на постоянный перевод, его придется сократить. Кстати, запрет на работу в опасных условиях не распространяется на работы, которые связаны с предотвращением или устранением последствий ЧС. 

Чтобы соблюдать новый закон, проверьте всю локалку по охране труда, чтобы убрать оттуда про 4-й класс вредности.

Учитывайте микротравмы на предприятии

В разделе X ТК появится глава 36.1, в которой чиновники пояснили, как нужно расследовать, оформлять и учитывать микротравмы и несчастные случаи. В статье 226 ТК прописали, что работодатель самостоятельно ведет учет и рассматривает обстоятельства и причины, которые привели к возникновению микроповреждений или микротравм работников. Сделали это для того, чтобы предупредить производственный травматизм и профессиональные заболевания. А также для того, чтобы предотвратить практику, когда работодатели скрывают микротравмы своих работников. Ведь чаще всего микротравмы возникают из-за нарушений требований охраны труда, технологии производства работ или аварийной ситуации, которые потом могут привести к более тяжелым последствиям. 

К микротравмам относятся ссадины, кровоподтеки, ушибы мягких тканей, поверхностные раны и другие повреждения, которые работник получил при выполнении трудовых обязанностей.

Чтобы зарегистрировать микротравму и начать выяснять обстоятельства и причины, по которым она возникла, нужен будет документ-основание. Таким документ будет заявление работника. Мы подготовили для вас образец заявления, скачайте его в конце урока.

Пропишите возможность отстранять  от работы без СИЗ

Если у вас есть работники, которых компания обязана обеспечивать СИЗ, то оформите положение об обеспечении работников средствами индивидуальной защиты. Каждую выдачу средств защиты фиксируйте в журнале.

С 1 марта работодатель будет обязан отстранять от работы работников, которые не применяют выданные им обязательные СИЗ. Зарплату за период отстранения работник не получит. Сейчас отстранять нужно только работников, занятых на подземных работах.

В свою очередь, если работодатель не обеспечил работника СИЗ или средствами коллективной защиты, он не имеет права требовать от сотрудника исполнения трудовых обязанностей. В таком случае придется оформить работнику простой и оплатить его в размере средней зарплаты. 

Укажите новые новые основания для отстранения в ПВТР, чтобы работники не забывали использовать СИЗ, когда выполняют свои трудовые функции. 

Внедрите новый вид обучения по охране труда

В отдельный вид обучения по охране труда выделили обучение по использованию СИЗ, которое сейчас проводится в рамках обучения безопасным методам и приемам выполнения работ. Если работник не обучится применять СИЗ, его нельзя будет допускать к работе.

Таким образом, с 1 марта в рамках обучения по охране труда надо будет проводить пять, а не четыре вида мероприятий:

• инструктажи по охране труда;

• стажировки на рабочем месте;

• обучение по оказанию первой помощи пострадавшим;

• обучение по использованию СИЗ;

• обучение по охране труда у работодателя, в том числе обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, или в организациях, оказывающих услуги по проведению обучения по охране труда.

Из-за новых правил внесите изменения в  инструктажи и обучение по охране труда, разработайте программу по новому виду инструктаж. Для регистрации инструктажа и обучения работников введите новый журнал регистрации. 

Учтите новые права работодателей

В ТК пропишут новые права работодателей в сфере охраны труда. С помощью новых прав будет проще исполнять обязанности в этой сфере трудового права.

Во-первых, работодателям дадут право дистанционно следить за производством. Чтобы обеспечить безопасность работы, можно будет использовать фото-, видео-, аудиофиксацию производственных процессов. Единственное, о дистанционном контроле придется проинформировать работников.

Во-вторых, укажут право работодателя предоставлять ГИТ дистанционный доступ к наблюдению за безопасным производством работ, а также к базам электронных документов работодателя в области охраны труда.

В-третьих, документооборот по охране труда можно будет вести в электронном виде. Какие документы по охране труда должны быть в компании, разобрали на прошлом уроке, если забыли, можете вернуться в урок еще раз.

Итак, мы с вами разобрали новые правила по охране труда, которые начнут работать с 1 марта 2022. Но вам не придется тратить время на привыкание к изменениям, ведь вы уже готовы к ним. Чтобы обеспечить безопасность работы, можно будет использовать фото-, видео-, аудиофиксацию производственных процессов. Единственное, о дистанционном контроле придется проинформировать работников.

Самое важное

Работника, который не прошел обучение по применению СИЗ, нельзя допускать до работы.

Опасные условия труда 4-го класса необходимо устранит.

Какие необязательные кадровые документы упростят работу, а от каких лучше отказаться

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

1 УРОК ИЗ 3

Как использовать обходной лист с умом

Автор: Надежда Киселева, юрист образовательного проекта по трудовому законодательству и HR

Руководство многих компаний при увольнении сотрудников, страхует себя обходным листом. Этот документ не даст бывшему работнику уйти с добром компании, например, с компьютером, полисом ДМС. Но обходной лист – необязательный документ, когда расторгают трудовой договор. На этом уроке внедрите обходные таким образом, чтобы и сотрудники их заполняли, и проверяющие органы не придрались.

Как узаконить обходной лист через пвтр

ПВТР — документ, конечно, обязательный для исполнения, но не забывайте про статью 8 ТК, которая запрещает ухудшать положение работников в локалке. Поэтому рекомендуем убрать из ПВТР жесткую формулировку: «Работодатель производит увольнение работника только после того, как работник принесет в отдел кадров подписанный всеми руководителями отделов обходной лист».

Чтобы обходные листы в компании оставить и, при этом, не ущемлять права работников, смягчите формулировку об этом документе. Например,  пропишите: «В день увольнения работнику выдается обходной лист по форме, утвержденной работодателем. После того как руководители отделов поставят на документе свои подписи, обходной лист работник или его руководитель возвращают в отдел кадров». Можете использовать другой вариант, главное, избегайте указаний на обязанность работника документ заполнить и дисциплинарную ответственность тех, кто обходной лист не принес.

Утверждать форму обходного листа как приложение к ПВТР не надо. Вы кадровик со стажем и поэтому понимаете, что если решите поменять пару слов в обходном — придется знакомить весь коллектив с локальным актом в новой редакции. 

Как разработать универсальный обходной

Составить универсальный обходный лист - задача не из самых легких. Дело в том, что сотрудники выполняют разные виды деятельности, а значит у каждого разные средства и инструменты для труда. Например, у одних есть рабочий компьютер, который надо сдать в «IT-отдел», а у других - нет. И какой смысл тогда тем, у кого нет компьютера идти за подписью к айтишникам. Но составлять на каждого сотрудника отдельный обходной лист не выгодно по времени и трудозатратам. 

Чтобы работник с обходным листом не бегал по отделам, в которые ему и не надо на самом деле идти, выдайте обходной с полным списком инстанций, но при этом поставьте прочерк напротив тех, в которые заходить не придется. В шаблоне обходного листа предусмотрите место для информации о работнике, его должности и дате увольнения. Добавьте в документ таблицу, в которой свои подписи будут ставить ответственные работники.

Есть возможность не привлекать работника к заполнению обходного. Утром в день увольнения заполните в обходном информацию о работнике, отправьте в виде вложения по электронной почте коллегам. Так они смогут сверить по документам, есть ли у работника перед отделом обязательства. Например, проверить, какое оборудование он должен вернуть. Сделать это за те несколько минут, пока сотрудник забежал в IT-отдел, очень сложно, учитывая, что заполнять обходные — не основная задача ваших коллег.

Как поступить, если работник не принес обходной

Вы вправе написать в ПВТР условие, что работник в последний день работы сдает обходной лист. Дисциплинированные сотрудники так и сделают. Однако если тот, кто увольняется, не выполнит это положение правил, то откладывать увольнение нельзя.

Пример

У работника произошел конфликт с непосредственным руководителем. На следующий день сотрудник не вышел на работу. По телефону он пояснил кадровику, что находится на больничном. Еще через несколько дней курьер доставил работодателю личное заявление работника об увольнении. Заявление зарегистрировали как входящий документ. Согласно ЛНА работник при увольнении обязан оформлять обходной лист, в противном случае трудовая книжка не выдается, окончательный расчет не производится. Работник не оформил обходной лист, так как весь период предупреждения об увольнении был нетрудоспособен. Указанная ситуация привела к спору. Суд удовлетворил иск об обязании работодателя произвести увольнение работника. Компания также была вынуждена выплатить сотруднику сумму окончательного расчета, компенсации за несвоевременную выплату зарплаты, за задержку выдачи трудовой книжки, за причиненный моральный вред.

Помните, что даже если ПВТР обязывает работников в день увольнения заполнять обходной лист, а они этого не делают, то процедуру увольнения все равно завершайте. Ведь в законе процедура увольнения выглядит так: директор подписывает приказ, кадровик знакомит с ним сотрудника.

Давайте проверим, как вы усвоили навыки, которые получили на этом уроке. Перед вами четыре положения ПВТР об обходном листе в компании. Выберите то положение, которое, по вашему мнению, соответствует закону и при этом работает на компанию.

Самое важное

В ПВТР нельзя писать условия, которые будут ухудшать положение работника по сравнению с ТК.

Можете включить в ПВТР положение об обходном листе, но если сотрудник не принесет документ, то не откладывайте увольнение.

отказаться

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

2 УРОК ИЗ 3

Как вести личные дела, если личной карточки не хватает

Автор: Светлана Шнайдер, Преподаватель кафедры государственной службы и управления персоналом РАНХиГС при Президенте РФ