Титульный лист

Минтруд поменял не только правила заполнения титульника, но и сами графы. Давайте разберем, где допускают ваши коллеги ошибки, а после посмотрим, как теперь выглядит заполненный титульный лист трудовой книжки.

Фамилия, имя, отчество сотрудника. Чиновники вспомнили, что отчество бывает не у всех сотрудников. Поэтому вносить его нужно только в том случае, если нашли в паспорте сотрудника или другом документе, который его заменяет. 

Некоторые кадровики ошибочно берут сведения из документов, которые на самом деле не удостоверяют личность сотрудника, например, из военного билета или водительского удостоверения. Но так делать нельзя. Для заполнения трудовой книжки можно взять кроме паспорта только документ из МВД, который временно удостоверяет личность. 

Образование, профессия и специальность. Заполнять эту часть титульника надо по прежнему на основании все тех же дипломов и аттестатов. Но некоторые ваши коллеги забывают про новое правило, что теперь нужно вносить записи об уровнях образования так, как их закрепили в законе, например, бакалавриат, магистратура. Если же к вам пришел трудоустраиваться работник, который заканчивал университет до того, как в России ввели болонскую систему, то пропишите —  специалитет.

Незаконченное образование на основании справок, зачеток и студенческих билетов в трудовую не пишите. Такого понятия в законе нет, то есть у сотрудника еще нет никакого образования.

Профессию и специальность заполняйте по прежним правилам, указывайте их на основании документов об образовании, квалификации или о специальных знаниях. Если в дипломе нашли квалификацию, но там нет профессии или специальности, оставьте графу пустой. Аналогично нельзя написать в качестве профессии должность, на которую принимаете сотрудника на работу.

Дата заполнения. Именно в дате чаще всего находят инспекторы ошибки. Но мы уверены, что это не про вас. Вы наверняка знаете, что трудовые книжки оформляют на тех сотрудников, которые проработали в компании свыше пяти дней. Из этого правило — дата, когда вы заполнили трудовую книжку, не может быть той же, что и дата приема сотрудника на работу. К формату даты, как и прежде, требований нет. Поэтому можете писать как «15.09.2021», так и «15 сентября 2021 года». Писать все числа только арабскими цифрами Минтруд обязывает лишь в разделах.

Подпись владельца книжки. Прежде чем попросить сотрудника поставить свою подпись, сначала скажите, чтобы проверил, все ли сведения на титульном листе корректны. Именно для этого придумали данную графу. Достаточно одной подписи без расшифровки. Информация о том, кому принадлежит книжка, есть выше.

Подпись ответственного. Чтобы потом не обвинили в ошибках, еще перепроверьте, как информацию на титульнике, прежде чем ставить свою подпись. Писать вместо подписи свою фамилию больше не нужно. Проставлять подпись разборчиво новый порядок не требует. Однако ГОСТ под реквизитом «подпись» понимает не только саму подпись, но и должность с расшифровкой подписи. Поэтому у вас два варианта. Первый – попытаться уместить в графе должность, подпись и ее расшифровку. Второй – просто написать фамилию и ждать разъяснений от чиновников

Печать. Иногда специалисты отдела кадров забывают ставить печать, когда это надо, а некоторые ее ставят, хотя этого делать были не должны. Ставить печать или нет, зависит от того, используете ли ее в работе. Чтобы в этом убедиться, загляните в устав организации. Если от печати не отказывались, проставляйте в реквизите «М.П.» основную печать или печать кадровой службы. Если внесли изменения в устав и от печати отказались, выдайте при увольнении сотруднику справку об этом или сделайте выписку из устава. Иначе к вам наверняка обратится один из его следующих работодателей, потому что выяснить самостоятельно, используете ли вы печать, не сможет.

Это были все изменения, которые вам нужно учесть при оформлении титульного листа новой формы трудовой книжки. На образце мы собрали изменения все вместе. Посмотрите, как теперь выглядит титульник.

Титульный лист

Сведения о работе и награждениях

Общее новое правило для этой части трудовой книжки  — записи разрешили делать не только от руки, но и с помощью штампов. Теперь сможете заказать, например, штамп со стандартной записью об увольнении по собственному желанию, штампы с предзаполненной информацией о приеме на работу и переводе на другую работу. Чтобы вы это могли делать законно, Минтруд специально в своем новом порядке заполнения трудовых книжек предусмотрел возможность комбинировать записи от руки со штампами.  Есть и другие изменения.

Сведения о работе. Записи в этот раздел вносите в том же порядке, что и раньше. Из нового — запись о временном переводе, который признали постоянным, нужно вносить задним числом. То есть в графе 2 указывайте дату временного перевода, а в графу 3 вносите стандартную запись о переводе. Про то, что сначала перевод был временным, не пишите. В графе 4 ссылайтесь сразу на два приказа: о временном переводе и о том, что признали его постоянным. Давайте рассмотрим это новое правило на образце, чтобы стало понятнее.

Трудовая книжка. Временный перевод признали постоянным

Что делать, если у работника уже нет основного места работы, но он хочет внести запись о работе по совместительству в трудовую книжку? Раньше право вносить такую запись было только у основного работодателя, поэтому некоторые кадровики до сих пор отказывают совместителям в том, чтобы внести запись. Однако Минтруд сказал, если у сотрудника не будет основной работы, а ему понадобится запись о работе по совместительству, он может обратиться к работодателю по совместительству, тот внесет запись.

Запись об увольнении. В новом порядке только один пример записи об увольнении: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Но из этого примера следует, во-первых, что записи об увольнении сотрудника должны быть все же с формулировкой «Уволен...», а не «Трудовой договор расторгнут...». Во-вторых, часть статьи надо обозначать буквами, а не цифрами.

Запись об увольнении

Сведения о награждении. Не стоит отказывать работнику в записи о профсоюзных наградах, иначе это будет ошибка. Теперь, если сотрудник —  член профсоюза, профсоюзные награды тоже зафиксируйте в трудовой книжке. В сведениях о награждении будете дополнительно указывать информацию о наградах от Президента, Правительства, федеральных и региональных властей и органов местного самоуправления. А в остальном раздел заполняйте по старым правилам.

Вкладыши

Условия о том, что вкладыш нужно вшивать в трудовую книжку, в новом порядке нет. Сказано лишь, что трудовую дополняют вкладышем, который становится его неотъемлемой частью. Поэтому можете, как и раньше, вшивать вкладыш в трудовую, а можете крепить его к трудовой другими способами. Теперь за это не оштрафуют. Когда выдаете вкладыши, каждый раз проставляйте на титульном листе трудовой книжки штамп «Выдан вкладыш» и указывайте его серию и номер.

Но новые правила все-таки не обошли стороной вкладыши. Если выдаете второй или следующий вкладыш и на титульном листе трудовой не осталось места для таких штампов, ставьте его на титульном листе первого вкладыша.

Выдача трудовой книжки

Раньше было два основных случая, когда работнику выдавали трудовую книжку — при увольнении или для предоставления в ПФР. В связи с переходом на электронную трудовую книжку, появился и новый случай, когда вы выдаете работнику этот документ, а вместе с этим и новые правила. 

Если сотрудник примет решение о переходе на электронную версию трудовой книжки, то выдайте ему бумажную, сделав в ней запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». При этом в графе 4 укажите ссылку на заявление сотрудника, причем написать нужно не только дату, но и номер заявления. А вот и пример.

Кстати, изменили также правила, по которым выдаете трудовые при увольнении сотрудников. Теперь свою подпись в трудовой сотрудник не ставит. Если выдаете трудовую родственникам умершего сотрудника, получите от них расписку о том, что они получили документ. 

Итак, вы подошли к концу урока, а значит готовы сдавать проверочную работу на пять с плюсом. Убедитесь в этом и сами с помощью интерактивной игры. 

Самое важное

Записи разрешено делать не только от руки, но и с помощью штампов.

Ставить печать или нет на титульном листе, зависит от того, используете ли ее в работе.

правилам

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

2 УРОК ИЗ 3

Как работать с электронными трудовыми книжками: четыре ситуации из практики

Кодекс разрешил перейти на электронные трудовые, но вот как с ними работать никому не рассказал. На этом уроке подготовитесь к четырем ситуациям, с которыми придется сталкиваться из-за перехода на электронные трудовые книжки.

Ситуация 1. Соискатель пришел трудоустраиваться с электронной трудовой

Соискатель, который говорит, что отказался от бумажной трудовой книжки, должен предоставить вам справку о трудовой деятельности. Форма справки зависит от того, где он ее получил. Если у своего бывшего работодателя — справка будет по форме СТД-Р. В ней — информация о работе только по последнему месту.

Справку по форме СТД-ПФР соискатель принесет, если запросил ее сам в ПФР. В этом случае в документе будут сведения о периодах работы у всех работодателей. 

Как таковой электронной трудовой книжки — нет, официальное название документа — сведения о трудовой деятельности.

Сразу брать сведения о трудовой деятельности не спешите, для начала убедитесь, что будущий работник не врет вам о том, что перешел на электронную трудовую. Дело в том, что некоторые соискатели врут, что перешли на электронную трудовую книжку, чтобы скрыть увольнение по статье, или принести поддельную выписку, чтобы добавить себе стажа. Но вас обмануть не смогут, ведь сейчас мы разберем, как проверить слова соискателя.

Доказательством того, что работник действительно отказался от бумажной трудовой книжки, будут:

• бумажная трудовая с записью о том, что работник перешел на сведения о трудовой деятельности (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ);

• выписки из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р или СТД-ПФР с отметкой о переходе на электронную (п. 2.3 и 3.3 Порядка, утв. приказом Минтруда 20.01.2020 № 23н).

Если соискатель подал вам только СТД-Р или СТД-ПФР, проверьте, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки. Если такая отметка есть, то вести бумажную книжку не требуется, так как работник уже выбрал цифровой формат. Если отметки нет, попросите работника предоставить бумажную книжку.

По новым правилам, когда сотрудник выбирает электронный формат трудовой, то работодатель прекращает вести бумажную форму, и выдает ее на руки. При выдаче в документ вносят запись о том, что работник подал заявление о выборе электронной трудовой. Запись будет выглядеть так, как мы показали на примере ниже.

Если соискатель заявляет, что перешел на электронную трудовую книжку, но в подтверждение не может предъявить ничего из перечисленного или в документах нет нужных записей, то к словам соискателя стоит относиться критически. В этом случае действуйте так, как будто у кандидата должна быть бумажная трудовая книжка. То есть вам придется завести на новичка трудовую книжку.

Вне зависимости от того, какую в итоге трудовую книжку работнику вы будете вести, не забывайте подавать отчет СЗВ-ТД на всех сотрудников, в отношении которых произошли кадровые изменения. А о том, как заполнять и выдавать сотрудникам их сведения о трудовой деятельности, поговорим в последней части урока.