Материал: Тема 2

Ситуация 2. Соискатель с бумажной трудовой решил перейти на электронную

Если при приеме на работу соискатель принес вам бумажную трудовую книжку, но говорит, что хочет перейти на электронный ее вариант, не спешите ее заводить. Сразу оформлять новичка так, будто у него электронная трудовая книжка, вы не вправе.

Сначала оформите прием на работу нового работника, в том числе, получите у него бумажную трудовую книжку и сделайте об этом запись в Книге учета. Через 5 дней внесите в трудовую запись о приеме на работу. Если к тому времени сотрудник не передумает переходить на электронный вариант книжки, пусть пишет об этом заявление. После того как его получите, внесите в бумажную трудовую запись, что в связи с переходом на сведения о трудовой деятельности, книжку выдали сотруднику на руки, и сделайте об этом запись в Книге учета. С этого момента вы не отвечаете за хранение трудовой книжки работника. Когда он решит уволиться, то получит справку СТД-Р. 

Ситуация 3. Соискатель трудоустраивается впервые

Теперь сотрудникам, для которых работа у вас первая, больше не придется заводить трудовые книжки в бумажном варианте. Согласно положениям ст.2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ у новичков, трудоустраивающихся впервые, нет выбора насчет бумажной или электронной трудовой книжки. Для таких сотрудников работодатель вправе вести только электронный вариант трудовой книжки. Написать заявление о том, что хочет бумажный формат, новичок  не сможет.

Убедитесь, что работник нигде не работал до трудоустройства в вашу компанию. Проверить это сможете с помощью справки СТД-ПФР, которую новичок должен принести вам. Если соискатель никогда не работал, форма будет пустой.

Ситуация 4. Сотрудник просит стд-р

Сотрудники, которые отказались от бумажной трудовой, вправе в любой момент получить сведения о трудовой деятельности за период работы у вас. Чтобы получить сведения, работник должен написать заявление, в котором он указывает, в каком виде хочет их получить – письменно на бумаге или в электронном виде.

Если сотрудник подал заявление о том, что хочет получить сведения о своей трудовой деятельности, то выдайте их ему в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.  Если работник увольняется, то СТД-Р выдайте в день увольнения и без заявления сотрудника. Не исключены случаи, когда в последний день работы сотрудник не может получить сведения лично, в этом случае направьте их заказным письмом с уведомлением.

Работник, который получит справку СТД-Р может увидеть в ней неверную или неполную информацию. По письменному заявлению сотрудника исправьте или дополните сведения и представьте их в фонд. Как это сделать - узнаете в следующем уроке.

Вы прошли урок, который не даст вам запутаться на практике, если новые сотрудники приходят с электронной трудовой или вообще не имеют на руках ни одну из форм трудовой книжки. Как видите, работать с СТД-Р несложно, и у вас точно все получится.

Самое важное

Запросить справку СТД-Р или СТД-ПФР вправе только сам работник

На тех, кто трудоустраивается впервые, ведите электронные трудовые книжки

Если сотрудник не принес бумажную трудовую, но при этом не смог подтвердить, что перешел на электронную, то заведите на него бумажную книжку

по новым правилам

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

3 УРОК ИЗ 3

Когда работники смогут дополнить и исправить свои электронные трудовые книжки

Работа с электронными трудовыми книжками еще не приобрела стабильность, так как прошло мало времени с момента перехода на них. По этой причине работники просят дополнить и исправить свои электронные версии трудовых книжек. На этом уроке оценим ситуации, когда у работника получится внести корректировки в документ, а когда нет.

Когда работники обращаются в пфр, чтобы дополнить трудовую книжку

Работники получили возможность актуализировать свои электронные трудовые книжки. Теперь они могут обратиться в ПФР с трудовой книжкой и заявлением, чтобы сведения о работе до 1 января 2020 года специалисты ведомства перенесли в электронную версию. 

Какие именно записи из бумажной трудовой попадут в электронную, решат специалисты ПФР. Если записи в трудовой в период с 1 января 2002 года по 31 декабря 2019 года не будут совпадать с той информацией, что уже есть в ведомстве, сведения внесут только после проверки. Записи, которые сделали до 1 января 2002 года, могут перенести автоматически.

Все периоды работы, которые покажутся специалистам сомнительными, из стажа и электронной трудовой исключат. Чтобы подтвердить стаж сотрудника, ПФР может отправить запрос с требованием предоставить по сотруднику отчет СЗВ-К. Другой вариант, который выгоднее для фонда, — отправить к вам работника, чтобы он сам требовал справки, чтобы подтвердить стаж. Отказать не сможете. Сложности будут, если уже отдали документы в архив. Способа решить проблему и не добавить себе работы — нет. Но вы можете изначально проверить записи в трудовых сотрудников. Если в старых записях проблемы, например, забыли внести запись о переименовании компании или сократили слово, то проще исправить это сейчас. 

Чтобы потом не пришлось мучаться с исправлениями в электронной трудовой книжке и лишний раз не мелькать с корректирующими отчетами СЗВ-ТД перед ПФР, исправляйте сразу ошибки в бумажных трудовых. Потренируйтесь это делать прямо сейчас.

Когда работники могут попросить работодателя исправить электронную трудовую

Теперь сотрудник вправе требовать, чтобы работодатель — правопреемник его компании исправил ошибки в электронной трудовой. Вы прекрасно знаете, что как таковой электронной трудовой книжки нет, а есть документы: СЗВ-ТД, СТД-ПФР и СТД-Р. Если работник обращается с просьбой об исправлении, то речь идет о корректирующем отчете СЗВ-ТД в ПФР.

Вносить исправления в электронную трудовую придется вне зависимости от того, работает ли сотрудник или уволился из компании, которая теперь стала частью организации-правопреемника. Но все-таки есть три ситуации, когда отказать вы все-таки сможете такому работнику.

Ситуация 1. Сотрудник хочет, чтобы вы выдали ему справку СТД-Р без ошибок. Если работник обнаружил ошибку в СТД-Р, которую выдавал прошлый работодатель, но при этом в СТД-ПФР у него все сведения верные, помочь не сможете. Исправить ошибки в СТД-Р и выдать ее вместо прежнего работодателя у вас прав нет. 

Ситуация 2. Сотрудник нашел ошибку за период работы, который в электронную трудовую перенесли автоматически. ПФР подгрузил в СТД-ПФР сведения о работе по трудовым договорам и договорам ГПХ, поэтому работники могут найти ошибки в нижней таблице справки СТД-ПФР и обратиться с просьбой ее исправить. Но это сделать не получится, так как подавать СЗВ-ТД начали в 2020 году, так что все, о чем отчитываться было не нужно, исправить через вас не удастся.

Ситуация 3. Сотрудник хочет, чтобы исправили отчет, но ошибка есть только в бумажной трудовой. Возможна ситуация, когда запись в бумажной трудовой не совпадает со справкой СТД-ПФП или СТД-Р. Но бежать исправлять не надо. Для начала проверьте приказы по кадровым ситуациям, если в них данные совпадают с отчетом, то правки в отчет не вносите.

Если работник обратился к вам с просьбой помочь внести исправления в электронную трудовую, а вы не нашли ситуацию, которая бы позволила вам отказать, то готовьтесь подавать в ПФР корректирующий отчет СЗВ-ТД. Для внесения правок соберите документы. Какие именно и что в них проверить - указали в чек-листе. Скачайте его, чтобы делать отметки.

Скачать чек-лист >>>

Самое важное

Работники вправе обратиться в ПФР, чтобы сведения о работе до 1 января 2020 года специалисты ведомства перенесли в электронную версию

Сотрудники вправе требовать, чтобы работодатель — правопреемник их компании исправил ошибки в электронной трудовой