У офіційних документах застосовуються різні типи скорочень. Усі ці скорочення повинні відповідати вимогам, закріпленим у словниках, інструкціях, статутах, довідниках (Словник скорочень в українській мові . – К. , 1988.)
У ділових документах вживаються складноскорочені слова (абревіатури) , та графічні скорочення. Скорочення у документах виправдані , оскільки вони передають ту саму кількість інформаці ї в скороченому слові меншою кількістю знаків, ніж у відповідному словосполученні . Наприклад, абревіатура ВНЗ несе в сім разів більше інформаці ї , ніж літера, що входить до складу співвідносного словосполучення (вищий навчальний заклад) .
Другою важливою причиною вживання значної кількості скорочень у мові ділових паперів є прагнення до економі ї місця, зменшення обсягу документа. Вживання абревіатур пояснюється також прагненням уникати повторення кількаслівних назв (наприклад: назва організаці ї наводиться один раз в адресі , штампі) .
Отже, абревіатури та графічні скорочення є одним із способів заощадження місця на папері , скорочення часу складання документа.
Абревіатура (від лат. скорочую) – іменник, утворений поєднанням початкових літер, звуків, частин слів, словосполучень. Абревіатура має граматичне оформлення (рід, число) і функціонує як в усному, так і в писемному мовленні . Наприклад: МВС, СБУ, СНД, міськком. В абревіатурах помітна тенденція до переходу у самостійні слова ( їх можна не розшифровувати, вони і так зрозумілі ) . Ці скорочення почали відмінюватись, мають форму роду, пишуться, переважно, великими літерами без крапок і дефісів (дефіс вживається тільки тоді , коли до буквених приєднуються ще й числові позначення на зразок ТУ-144, ІЛ-18) .Графічні скорочення мають ту ж мету, але призначені для зорового сприйняття. Наприклад: проф. – професор, див. – дивися, та ін. – та інші , і т. д. – і так далі . Вони вимовляються повністю і скорочуються лише на письмі .
Залежно від правопису та способу творення прийнято розрізняти скорочення таких типів:
1.Абревіатури ініціального типу (звукові , буквені) , що утворені з початкових літер кожного слова, наприклад: МВС, СНД, неп, ДАІ, ДУМ та ін. Майже всі ініціальні скорочення пишуться з великої літери (за винятком тих, котрі перетворилися на самостійні слова, наприклад, загс, вуз, неп) .
2.Складноскорочені слова змішаного типу, які складаються з абревіатур та усічених слів. Пишуться вони за змішаним способом: міськвно, райвно, КамАЗ.
3.Складноскорочені слова складного типу (складові абревіатури) , наприклад: радгосп, виконком, страйком; запчастини, ощадкаса, будматеріали; завкафедрою, завскладом.
4.Запозичені з інших мов, наприклад: Бі -Бі -Сі , ФІФА, ЮНЕСКО, ФІАТ, напалм (згущене рідке паливо, що використовується у запалювальних авіабомбах, ракетах) та ін.
5.Графічні скорочення, які використовуються на позначення посад, географічних понять, відрізків часу, кількісних визначень, назв міст, сіл, селищ, областей, районів, вулиць, проспектів і т.п. Вони мають інші правила творення і оформлення:
а) після скорочення обов’язково ставиться крапка (крім випадків, коли наявна остання літера: р-н) , наприклад: м. (місто) , с. (село) ; обл. і т.п. Стандартні скорочення метричних мір пишуться без крапки після скорочення: м – метр, мм – міліметр, см – сантиметр, дм – дециметр, км – кілометр;
б) зберігається написання великої і малої літер, дефісів, що були у повній назві : півн. -сх. , Півн. -Крим. канал, див. , акад. Слова «оскільки», «таким чином», «тому що», «так званий» не повинні скорочуватись у документах. Назви наукових ступенів, звань, номенклатурні назви скорочуються безпосередньо тільки перед або після власної назви: доц. Петренко В. І. , інж. Захаров С.К, м. Запоріжжя;
в) використовується повторення початкових літер: тт, рр. ;
г) дробове написання: п/с (поштова скринька) , р/р (розрахунковий рахунок) , а/с (абонентська скринька) , н/р (навчальний рік) ;
д) не скорочуються слова на голосну (крім початкової) : укр. – український, пор. – порівняльний, о. – острів;
е) слово скорочується до першого або до останнього приголосного у складі . При збігові двох і більше різних приголосних скорочення можна робити як після першого, так і після останнього приголосного: мід. , мідн. (мідний) , висот. , висотн. (висотний) .
Використовуючи абревіатури і графічні скорочення, слід дотримуватись таких вимог:
1. Скорочення повинне бути зрозумілим і легко розгортатися у повну назву. Тому бажано використовувати стандартні скорочення типу: ВВС – відділ внутрішніх справ, р-н – район, обл. – область.
2. Скорочення не повинно збігатися за формою зі словом або скороченням, уже наявним у мові . Наприклад: МТС (Московський театр сатири – міська телефонна станція) – невдале скорочення. Саме для того, щоб уникнути збігу, існують дві різні абревіатури: ДонНУ (Донецький національний університет) , ДНУ (Дніпропетровський національний університет) .
3. Скорочене слово чи словосполучення повинно зберігати однакову форму в одному тексті . Наприклад, скорочуючи слово юридичний формою юр., а другий раз юрид., ми порушуємо однотипність і однозначність документа.
4. Скорочення, які є назвами установ, підприємств, організацій, а також марок виробів та ін. повинні писатися з великої літери: Мінвуглепром, Міносвіти, ТУ-15, ВАЗ-69.Якщо цифра стоїть після букв, вона поєднується через дефіс, якщо цифри перед буквами, тоді скорочене слово пишеться разом (Таурас 736Д) : у марках матеріалів цифрові значки й буквені скорочення пишуться завжди разом (сталь Б2, алюмінієвий сплав АЛ5) .
5. Слово «рік» скорочується тільки при цифрах, залишаючи одну літеру р. (крапка обов’язкова), після кількох дат ставлять дві літери рр. (між ними крапка не ставиться) : 1992р. , 1997 - 1998 рр.
6. Навчальний і фінансові роки пишуться через похилу риску, перший з двох пишеться повністю, другий скорочується на дві цифри, слово рік в цьому випадку пишеться в однині : у 1974/75 навчальному році .
7. Знаки №, §, % у тексті ставлять тільки після цифр, причому у множині вони не подвоюються, наприклад: №16, § 7, 10, 17, 50-60 %.
8. При посиланні у тексті на сторінки, малюнки, рисунки, креслення, таблиці , їх слід використовувати, якщо вони стоять при цифрах, наприклад: с. 8, мал. 4, таб.5. Знак № у таких випадках не ставиться.
9. Скорочення типу P .S. (пізніше написане) , Р.P .S. не можна використовувати у офіційних документах, оскільки після підпису не дозволяється щось дописувати. Це властиво тільки приватній кореспонденці ї .
Абревіатури і графічні скорочення слід вживати у ділових паперах обережно, тобто необхідно використовувати загальновідомі скорочення, щоб у тексті не виникло двозначного розуміння слів
1. Встановити рід наведених іменників, вказати засоби родової диференціації іменників.
а) АТС (автомаична телеф станція рід жіночий), ГЕС(жіночий), Дніпро(середній або чол), Запоріжжя(рід середній),
Київ(чол), Львів(чол), НБУ(чол), Сибір(чол),
Гончаренко(чол), біль(чол), благодать(жін), всезнайка(жін),
виграш(чол), депутат(чол), діяч(чол), журі(чол),
задавака(чол), ім’я(сер), лівша(чол), мужність(жін),
насип(чол), нежить(чол), пектораль(жін), північ(жін), продаж(чол),
професор(чол), путь(чол), радіо(сер), рагс(Реєстрація актів громадянського стану жін), роботяга(чол), родина(жін), розкіш(жін), рукопис(чол), суддя(спільн), суспільство(сер), ступінь(чол), степінь(чол), тюль(жін), хитрюга(спільн).
б) Баку(сер), Кіліманджаро(жін), Міссісіпі(жін), ОБСЄ(серед), ООН(жін), Таїті(сер), Чилі(чол), алібі(сер), альмаматер(жін), арсенал(чол), аташе(чол), бенгалі(чол), буржуа(чол), бюро(сер), візаві(сер), гінді(жін), гризлі(чол), ескадрилья(жін), каберне(сер), каное(сер), колібрі(жін), кюре(чол), магістраль(жін), месьє(чол), поні(чол), протеже(чол), рефері(чол), рояль(чол), страдиварі (жін), фойє(сер), фрау(жін).
2. Визначити число наведених іменників, назвати іменники, які мають обидві корелятивні форми числа, а також ті, які вживаються тільки у формі однини або тільки у формі множини.
Альпи, Апенніни, Бердянськ, ворота, вугілля, героїзм, гетьман, гроші, дебати, демонстрація, доброчинство, звитяга, Запоріжжя, Київ, любов, людство, малеча, молодь, мрія, молоко, нація, ножиці, студентство, радість, ренесанс, туман, фінанси, хитрощі, Чернівці, шахи.
3. Запишіть подані слова і словосполучення скорочено або абревіатурами, визначте рід:
Криворізький басейн(____), гідроелектростанція(ГЕС), командир батальйону(комбат), Національна академія наук України (НАН України), Організація Об’єднаних Націй (ООН), Федерація профспілок України(ФПУ), реєстрація актів цивільного (громадянського) стану(РАЦС), вищий навчальний заклад(ВНЗ), нова економічна політика(НЕП), Українська повстанська армія(УПА), Європейський Союз(ЄС), приватне підприємство(ПП), Міністерство внутрішніх справ(МВС), міський комітет(Міськком), професійно-технічне училище(ПТУ), завідувач кафедри(Зав. кафедри), станція технічного обслуговування(СТО), контрольно-пропускний пункт(КПП), департамент атестації кадрів(ДАК), Міжнародний валютний фонд(МВФ), абонентська скринька(___), Міністерство юстиції(Мін'юст), районний комітет(Райком), Збройні сили України(ЗСУ).
4.Перекласти слова та словосполучення українською мовою.
Административный орган, ввиду вышеизложенного, возместить убытки, выборное должностное лицо, неблагоприятная обстановка, форма государственного правления, по необходимости, как и следовало ожидать, подавляющее большинство примеров, выражать благодарность, общественная активность, в дальнейшем, принять к сведению, по доверенности, предупреждать болезнь, за исключением одного, аристократическое происхождение, благосостояние людей, безвозмездная помощь, внедрение закона
Переклад
Адміністративний орган, зважаючи на вищевикладене, відшкодувати збитки, виборну посадову особу, несприятливу середовище , форму державного правління, за потребою, як і слід очікувати, переважна більшість прикладів, висловлювати подяку, громадську активність, надалі, прийняти до відома, за дорученням, попереджати , за винятком одного, аристократичне походження, добробут людей, безоплатна допомога, впровадження закону