У рекомендаціях практиків наголошуються такі моменти при написанні заяви:
– місце проживання (адреса) повинне бути вказане фактичне, а не формальне - це в інтересах самого працівника (щоб коли виникне потреба, його не тільки можна було б знайти, але й допомогти - у разі захворювання чи нещасного випадку);
– у тексті заяви має бути вказане число, з якого претендент просить зарахувати його на роботу (часто таке число не вказане, а згодом виникають непорозуміння);
– текст повинен закінчуватися словами «з умовами праці й зарплати ознайомлений» - для правової повноти (легітимності) документа і для запобігання можливих конфліктних ситуацій у майбутньому;
– у заяві повинне бути вказане число її подання.
Разом із поданням заяви претендент повинен подати низку документів, передбачених Кодексом законів про працю і Правилами внутрішнього трудового розпорядку. Якщо не подано хоч одного з передбачених документів, працівник кадрової служби має право відмовити в оформленні на роботу або відкласти оформлення до подання належних документів.
Законодавством заборонено приймати на роботу без відповідних документів, наприклад, Кодексом про адміністративні правопорушення встановлено матеріальну відповідальність (штраф) за прийняття на роботу без паспорта або з фальшивим паспортом. Стаття 191 КЗпП дає право роботодавцеві укладати трудові договори з особами віком до 18 років лише після проходження ними попереднього медичного огляду. Медична довідка необхідна також під час прийняття на роботу для працівників, зайнятих на важких роботах, роботах зі шкідливими чи небезпечними умовами праці або таких, де є потреба в професійному доборі.
Копії поданих документів повинні відповідати оригіналам, бути засвідчені належним чином.
Посадова особа, яка має право приймати на роботу, також робить документальні дії - на заяві громадянина накладає резолюцію про згоду (або незгоду) прийняти на роботу, після чого видається відповідний наказ.
У резолюції керівника повинно бути чітко визначено, на яких умовах зараховується майбутній працівник: посада, кваліфікаційний рівень, підрозділ, з якого числа зарахований. Можливі й спеціальні умови: випробувальний термін, попереднє стажування (за згодою працівника), неповний робочий день або тиждень (для підлітків, інвалідів, студентів чи школярів, матерів).
Заяви про переведення на іншу посаду складають за аналогічною схемою, але ці документи мають певні особливості щодо написання деяких реквізитів:
– при адресуванні заяви керівнику організації, де працює її автор, достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);
– у тексті заяви формулюється прохання (висновок) і дається його обґрунтування (докази).
При звільненні з роботи працівник мусить зазначати причину прийнятого ним власного рішення чи прохання.
У разі звільнення працівника з ініціативи роботодавця, як уже зазначалося, необхідно попередньо заручитися згодою профспілкового комітету, для чого до нього подається письмове звернення.
Накази (розпорядження) готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства (установи, організації), доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, укладених трудових договорів (контрактів), документів, передбачених КЗпПУ та іншими нормативно-правовими актами. До розпорядчих документів з кадрових питань належать накази (розпорядження) про:
– прийом на роботу (П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом на роботу» (додаток Ж1));
– переведення на іншу роботу в межах підприємства (П-5 «Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу» (додаток З1));
– звільнення з роботи (П-8 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (додаток Л1))»;
– надання відпусток (П-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки» (додаток К));
– заохочення і дисциплінарні стягнення;
– зміна прізвища працівника.
.3 Порядок ведення, оформлення
і зберігання особових справ, заповнення особової картки П-2, алфавітної та
посадової карток
Особова справа працівника - це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.
Оформляються справи після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - усі основні документи, пов'язані з трудовою діяльністю працівника в установі чи організації.
Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності:
– опис документів;
– доповнення до особового листка з обліку кадрів;
– особовий листок з обліку кадрів;
– автобіографія;
– копії документів про освіту;
– копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);
– заява про прийняття на роботу (контракт);
– виписка з рішення конкурсної комісії;
– наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).
Із загальних правил провадження особових справ доцільно підкреслити таке: не допускається занесення до них наказів (розпоряджень) про відпустки, відрядження, скерування на курси перепідготовки та підвищення кваліфікації.
Доступ до особових справ обмежений. Вони знаходитись на особливому зберіганні нарівні із секретними документами. На Миронівській ТЕС особові справи розміщують у сейфах. Відповідальність за зберігання особових справ покладається на начальника відділу кадрів. Доступ до особових справ мають тільки співробітники відділу кадрів, керівники структурних підрозділів підприємства.
Анкета - основний обов'язковий документ особової справи, що узагальнює біографічні дані працівника, освіту, його роботу в минулому, відношення до військової служби, сімейний стан тощо.
Працівник заповнює особовий листок з обліку кадрів власноручно, без підчисток та виправлень. Записи робляться розбірливо і без неприйнятих скорочень. На всі поставлені запитання слід давати повні відповіді.
Керівник кадрової служби (інспектор чи секретар) обов'язково звіряє правильність записів в особовому листку з обліку кадрів з наявними документами. При цьому особливу увагу звертає на правильність запису найменувань організацій, населених пунктів, дат та інших відомостей (посади, кваліфікації тощо). Інформацію, відображену в особовому листку, працівник кадрової служби звіряє з відповідними документами.
Зразок оформлення анкети приведено в додатку Н. Зразок оформлення автобіографії у додатку О.
На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу, за сумісництвом, а також на роботу за контрактом, заповнюють особову картку. Робить це фахівець з кадрів на підставі опитування особи, яку приймають на роботу, та відповідних документів.
Форма особової картки № П-2 затверджена наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 року №489. Заповнення особової картки проводиться чорнилом чи кульковою ручкою (паспортні дані, домашня адреса, телефон, що можуть змінюватись, заповнюють олівцем).
Особові картки на працівників апарату управління повинні мати номери, що відповідають їхнім номерам за порядком у штатно-посадовій книзі.
На Миронівській ТЕС особові картки комплектуються за структурними підрозділами підприємства, за прізвищами працівників у алфавітному порядку.
У разі повторного прийняття особи на роботу на те саме підприємство рекомендується користуватись її старою особовою карткою.
Зразок особової картки за формою №П-2 наведено в додатку П.
На великих підприємствах з метою полегшення роботи з картотекою, де це доцільно, на кожного працівника відкривається додатково алфавітна картка (форма №П-3). Картотека алфавітних карток ведеться по підприємству в цілому і картки в ній розкладаються в алфавітному порядку. Миронівській ТЕС алфавітні картки не ведуться.
Посадові картки можуть заводити для визначення плинності кадрів на різних посадах, а також для детальнішого вивчення причин небажання працівників підприємства обіймати певні посади. Їх заводять на деяких спеціалістів з вищою та середньою спеціальною освітою, керівних працівників.
.4
Порядок ведення та оформлення трудових книжок
Відповідно до статті 48 КЗпП України і статті 59 проекту Трудового кодексу України трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
Згідно з Інструкцією № 58 трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності та організаційно-правової форми або у фізичної особи понад п’ять днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.
Записи в трудовій книжці виконуються арабськими цифрами. З кожним записом, що вноситься у трудову книжку, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці (форма № П-2), в якій повинна бути повторена відповідний запис з трудової книжки.
Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.
До трудової книжки заносять відомості про:
– працівника: ім'я, прізвище та по батькові, дату народження;
– роботу: переведення на іншу роботу, звільнення з роботи;
– нагородження і заохочення: відзначення державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
Відомості про стягнення до трудової книжки не заносять.
Записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а при звільненні - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Приклад трудової книжки наведено в додатку Р.
Якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладишем, який вшивається в трудову книжку, заповнюється і ведеться так само, як і трудова книжка.
Трудові книжки є цінними документами. Тому на підприємствах ведеться їх суворий облік у відповідній документації: книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
На Миронівській ТЕС трудові книжки
зберігаються в окремому сейфі під відповідальністю начальника відділу.
.5 Статистична звітність за
формами 1-ПВ, 3-ПВ, 6-ПВ
Звітність - це періодичне складання суб'єктами господарювання звітів про свою діяльність. Залежно від суб'єкта господарювання готують звітність із питань праці та їх оплати, зайнятості, використання робочого часу, про попит на робочу силу, про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації кадрів, про зайнятість молоді, про стан умов праці, про номінальну і реальну заробітну плату, продуктивність праці тощо.
Підприємства зобов'язані безкоштовно подавати органам статистики у повному обсязі, за встановленими формами та у визначені терміни достовірну статистичну інформацію, в тому числі з обмеженим доступом. Для того, щоб інформація, яка надається органам статистики, не була використана на шкоду респондентів, закон передбачає захист конфіденційної інформації.
До звітно-статистичної документації з кадрових питань належать звіти за формами державної статистичної звітності «Звіт з праці» (форма №1-ПВ), «Звіт про використання робочого часу» (форма №3-ПВ), а також згідно із наказами Мінстату звіти № 1-ПВ та № 6-ПВ. Службі зайнятості за місцем розташування підприємства надають щомісячні подання про наявність вакансій за формами 4- ПН та 3-ПН, інформація про вивільнення працівників тощо.
Згідно з чинним законодавством, за
неподання статистичних даних для проведення державних статистичних спостережень
або подання їх із запізненням, або за недостовірні відомості, незабезпечення
належного рівня первинного обліку на посадових осіб накладається штраф від
трьох до п'яти, а при повторному порушенні протягом року - від п'яти до десяти
неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Висновки та рекомендації
Під час проходження виробничої практики на ВП «Миронівській ТЕС» ПАТ «ДТЕК Донецькобленерго» були здобуті теоретичні і практичні знання з дисципліни кадрового діловодства, отримані для цього необхідні матеріали, а також забезпечена соціальна, психологічна і професійна адаптації в трудовому колективі.
Успішно виконане завдання щодо вивчення структури кадрової служби на підприємстві та організації діловодства в ній.
Можна зробити висновки, що робота відділу кадрів досить налагоджена та обов’язки, що покладені на співробітників підрозділу, виконуються в повній мірі. Розподілення обов'язків між працівниками досить раціональне, що забезпечує ефективну роботу. Також допомагає оптимізувати роботу працівників автоматизація кадрового діловодства, а саме програма «Кадри». Робочі місця обладнані письмовими столами, кріслами, телефонами. Кожне робоче місце обладнане комп’ютером із сучасним програмним забезпеченням та мережею Інтернет. Освітлення робочих місць якісне, але не завадило б збільшити його кількість.
Кімната працівників відділу перегороджена бар’єром на службову зону, в яку мають право заходити лише працівники відділу кадрів, і зону для відвідувачів. Документи зберігаються в книжкових шафах, а особливо секретні (трудові книжки) - в сейфі, який знаходиться на території кабінету працівників відділу.
Але були виявлені недоліки в умовах та організації праці робітників кадрової служби. Приміщення кабінету досить невелике, зона для відвідувачів недостатньої площі, тому з’являється незручність в роботі з клієнтами та самого кадрового працівника. Також відсутня зона очікування черги до кабінету, яка іноді створюється.
На мою думку перенесення сейфу в кабінет начальника відділу дозволило б раціональніше розподілити територію основного кабінету відділу кадрів.
Що стосується обладнання, а саме книжкової шафи, де зберігаються особові справи, то не завадило б замінити на більш сучасну, що дозволило б також звільнити більше місця в кабінеті.
Взагалі колектив відділу кадрів
працює налагоджено та організовано. Це важливо не тільки для окремого відділу,
а для підприємства в цілому. Відповідальність кожного працівника є результатом
успішної діяльності підприємства в цілому.
Перелік посилань
1. Басаков М.І. Документи з персоналу підприємства. - «МарТ» Ростов-на-Дону, -2001. - 270с.
2. Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. - К.: МАУП, 2002. - 168 с.
. HR Ліга. Спільнота кадровиків і фахівців з управління персоналом
. Кодекс законів про працю.
. Документи надані відділом кадрів.