Отчет по практике: Вивчення структури кадрової служби на підприємстві

Правила внутрішнього розпорядку Миронівської ТЕС наведені в колективному договорі (додаток В).

Штатний розпис є внутрішнім (локальним) нормативно-правовим документом підприємства, який у зведеному вигляді:

–   фіксує розподіл праці між працівниками;

–   закріплює структурний та чисельний склад працівників і місячний фонд заробітної плати;

–   конкретизує перелік посад і професій;

–       встановлює розмір основної заробітної плати щодо конкретної посади, професії, а також розмір надбавок (доплат), якщо це передбачено положенням про оплату праці.

Саме на підставі штатного розпису, як і Правил внутрішнього трудового розпорядку та посадових (робочих) інструкцій, власник або уповноважений ним орган приймає рішення з кадрових питань, зокрема щодо прийняття громадян на роботу, переведення працівників на іншу роботу, визначення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретного працівника відповідно до його посади (кваліфікації). А кадрова служба - здійснює добір персоналу, оформляє відповідні кадрові документи, у т.ч. накази про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, встановлення надбавок (доплат), аналізує якісний склад працівників і вносить пропозиції щодо його поліпшення, в установленому порядку готує облікову та інформаційно-довідкову документацію, відповідну статистичну звітність.

На Миронівській ТЕС штатний розпис розробляється відділом кадрів та є конфіденціальним документом. На підставі штатного розпису кадрові служби складають і ведуть штатно-посадову книгу. Дані штатно-посадової книги, яка певним чином дублює штатний розпис, зручно використовувати при вирішенні як внутрішніх питань (прийняття на роботу, переведення працівників, встановлення розміру оплати праці, доплат, надбавок, розроблення посадових або робочих інструкцій, здійснення відповідних записів у трудових книжках тощо), так і під час підготовки до державних органів встановленої звітності, зокрема про зайнятість, наявність вакансій, працевлаштування інвалідів та ін.

.4 Посадова інструкція

Посадова (робоча) інструкція є постійно діючим нормативним документом. До неї можуть вноситися доповнення або зміни (у разі перерозподілу обов’язків, скорочення штату та в інших випадках), але лише на підставі наказу, з яким працівника, що обіймає посаду, потрібно ознайомити не пізніше як за два місяці до внесення зазначених змін (доповнень).

У разі зміни назви підприємства, підрозділу, посади до посадової інструкції вносять відповідні зміни і знову затверджують її.

Оригінал затвердженої посадової інструкції зберігається в кадровій службі (у посадової особи, яка виконує її функції). Копії посадової інструкції, засвідченої в установленому порядку, видаються працівникові та керівнику відповідного структурного підрозділу.

Ознайомлення працівника з посадовою інструкцією здійснюється в порядку, встановленому на підприємстві. Зазвичай він ставить підпис у журналі ознайомлення працівників з нормативними документами підприємства або в листку ознайомлення з посадовою інструкцією, який долучають до інструкції.

Посадові (робочі) інструкції зберігаються за місцем затвердження постійно, в інших організаціях, установах, підприємствах - три роки після заміни новими.

Посадова інструкція інженеру/спеціалісту відділу кадрів складається з наступних пунктів:

1.      Загальні положення

2.      Кваліфікаційні вимоги

.        Інженер/спеціаліст з кадрів повинен знати

.        Функції та посадові обов’язки

.        Права

.        Взаємовідношення

.        Відповідальність

Посадова інструкція інженеру відділу кадрів представлена в додатку Г.

Посадова інструкція спеціалісту представлена в додатку Г1.

2.5 Оснащення відділу кадрів комп’ютерною технікою та спеціалізованим програмним забезпеченням

Робоче місце кожного працівника відділу кадрів на Миронівській ТЕС оснащене необхідною оргтехнікою. Кадрове діловодство в Управління автоматизоване завдяки використанню програми "Кадри".

Модуль «Кадри» призначений для обліку та управління фактичним кадровим складом, ведення штатного розкладу та забезпечення їх взаємної відповідності, а також для виконання безлічі інших дій, які максимально охоплюють коло операцій, які виконуються в службах управління людськими ресурсами (зокрема, у відділах кадрів підприємств). Забезпечується зберігання кадрової інформації зі всією її історією.

Базові функціональні можливості:

.        Персональний облік (загальний вигляд зображено на рис 2.1)

Дані зберігаються у формі особової картки, що включає:

–       прізвище, ім'я, по батькові;

–       біографічні дати;

–       фотографію;

–       відомості про виконувану роботу і трудовий контракт;

–       відомості про призначеннях - переміщеннях;

–       трудову книжку;

–       стаж (загальний, безперервний, пільговий);

–       паспортні дані;

–       сімейний стан;

–       дані військового обліку;

–       нагороди;

Рисунок 2.1. - Персональний облік

Є інформація про ставки працівника, історія змін умов праці, відрядженнях. Передбачена можливість внутрішнього сполучення. Крім штатних співробітників можлива робота з кандидатами, «позаштатників», звільненими.

.        Майстер прийому і звільнення

Автоматизовані процедури прийому та звільнення співробітників за допомогою "Майстра", який забезпечує послідовне виконання певної кількості етапів. Майстри прийому та звільнення співробітників автоматично формують наказ потрібного типу і вносять необхідні зміни в особисті картки.

.        Накази

Наказами оформляються прийом, звільнення, переміщення, відпуск та інші "кадрові події".

Формування виконується в кілька етапів:

–       створення проекту наказу;

–       перевірка;

–       реєстрація після підписання.

Реєстрація наказу супроводжується автоматичними змінами в особистій картці співробітника. Загальний вигляд зображено на рис. 2.2.

Рисунок 2.2 - Майстер наказів

Друк наказу відбувається по налаштованому для кожного типу наказу шаблоном. Наказ може містити необмежену кількість параграфів різного змісту. Накази можна переглянути по інтервалу дат або типу.

.        Ведення організаційної структури підприємства

Підтримується вертикальна інтеграція структури підприємства з довільним числом рівнів. Забезпечується зберігання історії змін.

.        Штатний розпис

Основним завданням штатного розпису є опис посадової та кількісного складу підприємства із зазначенням фонду заробітної плати. Підтримується централізоване управління корпоративним штатним розкладом будь-якої складності.

Ведеться список штатних одиниць з відповідними характеристиками оплати праці по кожній одиниці. Зберігається історія змін всіх елементів штатного розкладу, підтримується відповідність фактичних тарифів працівників і тарифів, визначених у штатному розкладі, виконується автоматичний облік вакансій. Реалізовано механізм роботи з тарифно-кваліфікаційними сітками, в рамках яких встановлюються діапазони («вилки») тарифів / окладів. Загальний вигляд зображено на рис. 2.3.

Рисунок 2.3 - Штатний розпис

Штатний розпис дозволяє створювати нові підрозділи, ліквідувати або підпорядкувати наявні підрозділи на підставі наказів. Забезпечується підготовка різних вихідних документів і звітності за штатним розписом.

6.      Відпустки

Модуль забезпечує облік чергових і додаткових, навчальних, творчих, соціальних та інших видів відпусток. Черговість надання відпусток визначається графіком відпусток. Цикл роботи з графіком відпусток складається з декількох етапів:

–       формування заготовки графіка;

–       формування остаточного графіка;

–       контроль виконання графіка відпусток.

За результатами виконання графіка відпусток формуються звіти, що містять інформацію про відхилення від графіка.

Реалізований режим «Інвентаризація відпусток», призначений для обліку графіків відпусток, складання реєстру використаних відпусток і планування відпусток на майбутні періоди. Вигляд друкованого наказу про відпустку складений за допомогою програми наведений в додатку Д.

7. Пошукова система

Для швидкого отримання різного роду інформації достатньо вказати критерії пошуку. В результаті пошуку користувачу надається можливість:

–  переглянути список працівників, які відповідають критеріям;

–  перейти в документ "Особова картка" для працівника зі списку - результату пошуку;

–       вивести результати на принтер з можливістю налаштування особливостей виводу;

–  експортувати результати пошуку у файл формату Microsoft Excel.

.   Групи звітів

–  чисельність - для отримання чисельних характеристик по штату підприємства;

–  звітність - для міжвідомчої звітності;

–       плинність - аналітична інформація про плинність кадрів;

–  звільнення - інформація про звільнених співробітників в різних розрізах;

–  військовий облік - для військового обліку;

–       різне - звіти, довідки і списки інформаційного характеру;

–       списки - працівників, сформованих за різними критеріями;

–       штатний розклад - звіт для роботи зі штатним розкладом підприємства.

9. Інші можливості

–  ведення військово-облікового столу;

–       дослідження динаміки руху особового складу;

–       аналіз плинності кадрів за будь-який період;

–       аналіз стану трудової дисципліни і порушень громадського порядку;

–       формування резерву керівних кадрів;

–       атестації та інше.

10.    Експорт даних в модуль «Заробітна плата»

Призначений для передачі даних модулю "Заробітна плата"(рис 2.4).

Рисунок 2.4 - Обмін даними

Розділ 3. Кадрове діловодство

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

.1      Номенклатура справ кадрової служби

Номенклатура справ - це систематизований перелік конкретних заголовків створюваних у діловодстві підприємства (установи, організації) справ із зазначенням термінів їх зберігання, складений в установленому порядку. Вона забезпечує обгрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом і різновидам. Вона також є класифікаційним довідником і використовується в інформаційно-пошуковій роботі.

Номенклатура справ є показником індексів документів, які присвоюються при реєстрації, оскільки індекс документа може містити індекс структурного підрозділу і номер справи за номенклатурою. Розміщення справ у номенклатурі відділу кадрів має відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, уміщених до конкретних справ.

Номенклатуру справ відділу кадрів складають у трьох примірниках:

-       перший примірник зберігається як оригінал у відповідній справі відділу кадрів;

-       другий - передається до служби діловодства для приєднання до зведеної номенклатури справ;

-       третій - використовується як робочий примірник для формування справ і оперативних пошуків потрібних документів у відділі кадрів.

Текст номенклатури справ оформляють таблицею, яка має такі графи:

-       «Індекс справи»;

-       «Заголовок справи (тому, частини)»;

-       «Кількість справ (томів, частин)»;

-       «Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком»;

Наприкінці діловодного року зведену номенклатуру справ підприємства та номенклатури справ усіх структурних підрозділів обов’язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають категорії та кількість фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис номенклатури справ відділу кадрів підписує начальник відділу кадрів, зводить усі відомості разом, начальник управління по роботі з персоналом підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ й повідомляє керівникові архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів підприємства) про фактичну наявність справ, заведених на підприємстві за рік.

Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури.

На кожну справу, що зазначена в номенклатурі, на початку року заводиться папка, на обкладинці якої зазначається назва підприємства, кадрової служби, заголовок справи, індекс і строк зберігання. Справа вважається заведеною після включення в неї першого документа.

До папки вміщують документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справ на обкладинці. Перед включенням документа до справи перевіряється правильність оформлення та наявність реквізитів документа (підписів, віз, грифів, дати).

Розкладання документів по папках здійснюється щоденно.

У кінці кожної справи на окремому чистому аркуші (у книгах, журналах - на зворотному боці останнього чистого аркуша, у картотеках - на окремій чистій картці) робиться запис із зазначенням кількості пронумерованих аркушів або карток (цифрами і літерами).

Щорічно (наприкінці кожного діловодного року) номенклатуру справ відділу кадрів та інших структурних підрозділів, а відповідно й зведену номенклатуру справ переглядають й уточнюють. Унісши всі зміни та доповнення, номенклатури справ обов’язково передруковують. Нова номенклатура справ уводиться в дію з 1 січня нового року.

.2      Порядок складання заяв та наказів про прийняття на роботу, переведення та звільнення

Заява - це офіційний документ що містить повідомлення в письмовій формі, яке має юридичну силу. Заява містить найчастіше пропозиції, скарги або прохання якої-небудь людини, адресовані або організації, або посадовій особі.

Заява оформлюється на чистому аркуші паперу формату А4, що забезпечує одноформатність документів в особовій справі, до якої вона заноситься. Пишеться заява власноруч (від руки) або на трафаретному бланку в одному примірнику.

На заяві ставляться візи керівника структурного підрозділу або провідного спеціаліста і резолюція керівника. Після чого заява надходить в кадрову службу, де й готується проект відповідного наказу.

Згідно з законодавством України про працю, влаштовуючись на роботу, громадяни подають письмову заяву з проханням зарахувати на певну посаду до певної організації чи її структурного підрозділу.