Отчет по практике: Внутренний аудит

Этапы проведения аудита представлены на рисунке 2.

Рисунок 2 - Этапы проведения аудита

Подготовка к проведению аудита на местах включает: распределение работ в группе по аудиту; подготовку рабочих документов; подготовку плана аудита.

Аудиторы подготавливают вопросник, необходимый для регистрации результатов аудита.

Проведение аудита на местах предусматривает: проведение вступительного совещания; сбор и проверку информации; анализ и обобщение результатов аудита; проведение заключительного совещания; разработку корректирующих действий; оформление отчета об аудите; контроль за выполнением корректирующих действий.

Для сбора информации в процессе проведения аудита применяются следующие методы: опрос; наблюдение за деятельностью; анализ документации.

По окончании аудита руководитель группы по аудиту проводит заключительное совещание, в ходе которого должны быть представлены заключения аудиторской группы таким образом, чтобы они были понятны и признаны персоналом проверяемого подразделения.

5. Разработка плана, вопросника и отчета по проведенным аудитам

1. План аудита.

Аудит в подразделении проводится в соответствии с планом аудита. План аудита - описание деятельности и мероприятий по аудиту. С помощью плана можно пронаблюдать когда и где будет проходит аудит.

Руководителю группы по аудиту следует подготовить план аудита, основанный на информации, содержащейся в программе аудита и документации, предоставленной проверяемой организацией. План аудита должен рассматривать последствия аудита с учетом его влияния на процессы проверяемой организации и обеспечивать основу для соглашения между заказчиком аудита, группой по аудиту и проверяемой организацией относительно проведения аудита. Этот план должен способствовать наилучшей координации, последовательности и сроков выполнения работ по аудиту для наиболее эффективного достижения результата.

План аудита должен включать в себя или содержать ссылки на:

- цели аудита;

- область аудита, включая идентификацию организационных и функциональных подразделений и процессов, которые будут проверяться;

- критерии аудита и ссылочные документы;

- места проведения аудита, даты, ожидаемое время и продолжительность намеченных мероприятий по аудиту, включая совещания с руководством проверяемой организации, а также другие совещания;

- используемые при проведении аудита методы, включая объем или степень выборочного контроля, необходимого для получения достаточных свидетельств аудита, и проект программы выборочного контроля, если она применяется;

- роли и обязанности членов группы по аудиту, а также сопровождающих лиц и наблюдателей;

- распределение соответствующих ресурсов по "критичным местам" проведения аудита.

Пример заполненного плана аудита предоставлен в приложении А ПО и в приложении Б для ОпРП.

2. Вопросник.

Чтобы провести оценку предприятия, аудитору нужно подготовить свой основной рабочий документ - вопросник. В вопроснике аудитор определяет состав вопросов для проведения аудита.

Аудиторы при подготовке вопросника должны учитывать, что объектом аудиторской проверки являются все требования ISO 9001, относящиеся к проверяемому процессу.

В вопросник входит: область аудита, перечень вопросов по объектам аудита, пометки аудитора о фактическом состоянии объекта аудита, другая информация. В приложении В и приложении Г представлены заполненные вопросники для отделов.

Правила формулирования вопросов. Вопросы должны формулироваться лаконично, четко и недвусмысленно с тем, чтобы они были понятны отвечающим. Вопросы должны формулироваться в определенной последовательности, чтоб служить своеобразным «путеводителем» аудита. Количество вопросов должно быть минимальным, но достаточным для анализа объекта аудита.[7]

Было проведено два внутренних аудита в ПО (приложение В) и ОпРП(Приложение Г). В ходе аудита были заполнены вопросники и в таблице вопросника сделаны пометки о фактическом состоянии объекта аудита. Лист примера заполненного вопросника приведен на рисунке 3. Вопросник был заполнен собственноручно.

Рисунок 3 - Лист вопросника по внутреннему аудиту

3. Отчет по проведенным аудитам.

После проведения заключительного совещания аудитор приступает к подготовке отчета, в котором отражает полные, точные и достоверные данные о проведенной работе.

Руководитель группы по аудиту несет ответственность за подготовку и содержание отчета по аудиту.

Отчет по аудиту должен содержать полные, точные, четко сформулированные и понятные записи по аудиту.

Аудиторы всегда должны помнить, что от них ожидают всестороннего отчета о проведении аудита, и поэтому в отчете не следует ограничиваться только перечислением несоответствий. В нем нужно отразить как положительные, так и отрицательные результаты. Аудиторы всегда должны помнить, что в идеале отчет должен способствовать улучшению системы качества проверяемой стороны, указывая на возможности улучшения.[7]

В отчете об аудите должна быть информация: область (обозначение документа, наименование документа), результаты (количество выявленных несоответствий, выявленные улучшения, оценка результативности корректирующих действий ), корректирующие действия аудита(номер пункта ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, номер пункта СТП, несоответствие, причины несоответствий, содержание корректирующих действий, ответственные исполнители, сроки исполнения, отметка о выполнении).

На основании отчетов о проведении аудита руководство принимает важные решения. Руководство проверяемой организации должно будет решить, удовлетворительно ли действует имеющаяся система качества или же она требует каких-то изменений.

В итоговом отчете по аудиту указываются все выполненные мероприятия по аудиту, проверенное подразделение, выявленные несоответствия, общая оценка работы системы качества. Отчет представлен в приложении В.

В целях обеспечения конфиденциальности документы (приложения) приведены без ответственных исполнителей и сроков.

Пример отчета представлен в приложении Д .

Внутренний аудит проводится для улучшения деятельности и эффективности предприятия. После заключений по результатам аудита необходимо разработать рекомендации по улучшению. Пример таких рекомендаций рассмотрен в разделе 5.

6. Разработка рекомендаций по проверяемым процессам: «Создания автоматизированных систем» и «Управление персоналом»

Рекомендации по процессу «Создания автоматизированных систем» :

1. Разработать регламент «Порядок выдачи внутреннего технического задания на комплект рабочих чертежей (КРЧ), необходимого для регистрации системы.

2. Определить ответственность за своевременность выдачи ТЗ на КРЧ.

3. Разработать документ «Порядок приобретения спецодежды».

Управление Персоналом - область знаний и практической деятельности, направленная на обеспечение организации качественным персоналом, способным выполнять возложенные на него трудовые функции, и оптимальное его использование. Управление персоналом является неотъемлемой частью качественных систем управления организации. [8]

Высококвалифицированный и компетентный персонал, удовлетворенный условиями и оплатой своей работы, демонстрирует высокую производительность труда. Поэтому грамотно организованный процесс набора, оценки, распределения и мотивации сотрудников позволяет достигать поставленных руководством организации целей.

Высокоэффективная система мотивации позволяет в буквальном смысле творить чудеса с персоналом любой компании. Поэтому совершенствование системы управления персоналом предприятия всегда необходимо осуществлять с учетом этого фактора: справедливая и своевременная оценка руководством качества работы сотрудников, подкрепленная материальным или нематериальным поощрением, стимулирует персонал к более эффективной работе с нацеленностью на результат.

Чтобы сформировать работоспособный коллектив, порой приходится пересматривать принципы поиска, отбора и найма специалистов. Совершенствование управления персоналом на предприятии может включать в себя внедрение новых систем тестирования и оценки работников, смену источников поиска кандидатур и другие нововведения.

С 2011 года НПО «МИР» осваивает конкретные методы суворовской науки управления, руководствуясь его правилами: по - суворовски ставить цели, используя глазомер для широкого обзора обстоятельств, влияющих на выбор цели.

Опыт работы с персоналом в НПО «МИР», основанный на суворовском методе управления, позволяет выделить три главных качества, которые необходимо развивать у сотрудников: целеустремленность - всегда достигать поставленной цели, ответственность - держать ответ перед собой и коллективом, самодисциплина - навести порядок в делах и придерживаться его.

Рекомендации по процессу «Управление персоналом»:

1. Разработать форму плана для работ повышению квалификации персонала (самообразования) и отчета о проведении. Развитие личности: акцент на компетентность в области поставленных задач, совершенствование в рамках узкой области трудовой деятельности

2. Рассмотреть возможность выделения времени в определенный день недели для проведения самообразования руководителям высшего звена и начальникам подразделений.

Заключение

В ходе преддипломной практики были выполнены следующие задачи:

1. Изучение деятельности предприятия: общей характеристики предприятия, организационной структуры.

2. Ознакомление с нормативной документацией по проведению внутренних аудитов.

3. Разработка плана, вопросника и отчета по проведенным аудитам.

4.Разработка рекомендаций по проверяемым процессам: «Создания автоматизированных систем» и «Управление персоналом».

5. Разработка карты потока создания ценней для создание платы КПР- 01, Счетчика С-05.

Внутренний аудит преследует цели:

1. Улучшения деятельности, снижение рисков, повышение эффективности работы предприятия.

2. Улучшение конкурентоспособности компании, повышение её имиджа.

3. Система предупреждения несоответствий при проведении внешних аудитов СМК и прочих проверок.

Внутренний аудит позволяет проводить мониторинг и проверить результативность внедрения и функционирования системы. По результатам внутреннего аудита разрабатываются корректирующие действия и выявить возможности для улучшения, как отдельных процессов, так и системы в целом.

Библиографический список

1. Интернет - ресурс: Научно-производственное объединение «МИР». http://mir-omsk.ru/.

2. Журнал «Стандарты и качество» / № 8 / Москва 2016

3. Журнал «Стандарты и качество» /№ 12/Москва 2012/www.ria-stk.ru.

4. Журнал «Стандарты и качество». Закон «О стандартизации»- «Назревшая необходимость» /№6 /Москва 2008

5. ГОСТ Р ISO 9000-2015 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь.

6. СТП.У5.0.02-2013 Внутренний аудит.

7. Институт качества. «Люди дела». Внутренний аудитор СМК на основе стандартов ISO серии 9000/ Елена Лисицина/Новосибирск 2008

8. Интернет-ресурс: Управление персоналом https://ru.wikipedia.org/wiki

Приложение А

ПЛАН АУДИТА № ____

Цель аудита: проверка выполнения требований к управлению процессами Проектного отдела.

Руководитель группы по аудиту ______

(личная подпись) (дата)

Согласовано:

Руководитель проверяемого подразделения ________

(личная подпись) (дата)

Приложение Б

ПЛАН АУДИТА № ____

Цель аудита: проверка выполнения требований к управлению персоналом.

Руководитель группы по аудиту _____________

(личная подпись) (дата)

Согласовано:

Руководитель проверяемого подразделения ____

(личная подпись) (дата)

Приложение В

Вопросник к аудиту № 15/16

Подразделение: Проектный отдел

Процесс: Создание Автоматизированных систем (СТП.А3.0-2013)

Область аудита - обозначение документа, на соответствие которому проводится аудит.