Министерство образования и науки Российской Федерации
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Хабаровская государственная академия экономики и права»
О. Ю. Зубарева
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОБЛАСТИ ТУРИЗМА
Учебное пособие
Хабаровск 2011
ББК У 05
Х 12
Зубарева О. Ю. Документирование управленческой деятельности : учеб. пособие / О. Ю. Зубарева. – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2011. – 80 с.
Содержание учебного пособия соответствует ГОС ВПО направления «Менеджмент» профиль 080502.62 «Менеджмент в туризме и гостиничном хозяйстве» всех форм обучения. В учебном пособии изложены вопросы документационного обеспечения управления и организация работы с документами, а также основные правила оформления и составления документов, используемых при функционировании организации. В учебном пособии достаточное внимание уделено особенностям деловой переписки с российскими и зарубежными партнёрами.
Рецензенты: Завкафедрой маркетинга и коммерции Тихоокеанского государственного университета д-р экон. наук, профессор М.М. Третьяков Завкафедрой менеджмента федерального государственного бюджетного образовательного
учреждения высшего профессионального образования «Дальневосточный государственный университет путей сообщения», к.э.н., доцент С.Н. Третьяк
Утверждено издательско-библиотечным советом академии в качестве учебного пособия
© Хабаровская государственная академия экономики и права, 2011
2
СОДЕРЖАНИЕ
|
Предисловие |
3 |
|
|
|
1 |
Документационное обеспечение управления |
4 |
|
|
|
1.1 |
Сущность и понятие информации |
4 |
|
|
|
1.2 |
Свойства, функции и классификация документов |
6 |
|
|
|
1.3 |
Документирование и организация работы с документами |
10 |
|
|
|
2 |
Общие правила оформления документов |
14 |
|
|
|
2.1 |
Правила оформления бланков документов |
14 |
|
|
|
2.2 |
Оформление реквизитов документов |
16 |
|
|
|
2.3 |
Требования по составлению и оформлению текстов документов |
43 |
|
|
|
3 |
Деловая переписка |
46 |
|
|
|
3.1 |
Разновидности деловой переписки |
46 |
|
|
|
3.2 |
Особенности составления текстов писем |
49 |
|
|
|
3.3 |
Особенности международной переписки |
51 |
|
|
|
|
Библиографический список |
|
|
|
|
|
Приложение |
|
|
|
|
3
Предисловие
Любая деятельность связана с формированием и использованием информации, которая представляется в виде различных документов. Развитие рыночных отношений в нашей стране увеличило количество поводов для составления документов и предопределило создание новых типов деловой корреспонденции, такой как рекламные обращения, коммерческие предложения, резюме и т. д.
Вдокументах и деловой корреспонденции отражается управленческая, производственная, коммерческая и иная деятельность организации. Без документирования невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учёта и отчётности, оперативного управления, кадрового обеспечения. Поэтому изучение основ документационного обеспечения становится важной частью общей подготовки высококвалифицированных специалистов. Изучение практики документационного обеспечения управления показывает, что особенно важным для сотрудников является знание нормативов и стандартов, обеспечивающих юридическую силу документов, умение систематизировать информацию по степени важности, овладение навыками составления деловой корреспонденции.
Изучение материала учебного пособия «Документирование управленческой деятельности в области туризма» поможет студентам научиться правильно составлять тексты документов и оформлять деловую корреспонденцию, в том числе и ориентироваться в вопросах международной переписки.
Учебное пособие «Документирование управленческой деятельности в области туризма» включает 3 главы.
Впервой главе раскрываются понятие информации, содержащейся в документах, а также свойства, функции и классификация документов.
Во второй главе рассмотрены общие правила составления и оформления документов.
Третья глава посвящена особенностям деловой переписки между российскими и зарубежными партнёрами.
4
Глава 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
1.1.Сущность и понятие информации
Успешная деятельность любой организации зависит от того, насколько правильно составлены и оформлены различные документы, которые являются носителями определённой информации. В соответствии с Оксфордским словарём «документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение» [33]. На основании этого можно сказать, что каждый документ оценивается по информации, которую он содержит.
Общение представляет собой обмен информацией, который может осуществляться следующими способами её передачи:
а) непосредственное информирование, то есть передача информации; б) передача указаний;
в) корректировка и уточнение указаний или информации, которые были переданы ранее;
г) сбор, обработка, систематизация и анализ полученной информации. Рассмотрим каждый способ подробнее.
Непосредственное информирование используется для того, чтобы сообщить сотрудникам или партнёрам о состоянии дел в интересующей области с целью использования этой информации в процессе выработки и принятия необходимого решения. Такой способ осуществляется путём письменного изложения фактов, выводов и суждений, основанных на этих фактах.
Передача указаний применяется для того, чтобы сотрудники или партнёры совершили конкретные действия или решения. В этом случае для передачи информации используется письменное предписание на исполнение определённого задания одному или нескольким подчинённым, самостоятельно или во взаимодействии с кем-либо. Здесь обязательно используется последующее уведомление об исполнении. Вне зависимости от избранной формы указание всегда конкретно. Такое указание практически всегда предлагает общие пути решения проблемы. Исполнитель указания должен подходить к его выполнению творчески и обязательно учитывать складывающуюся обстановку.
Корректировка и уточнение используется в тех случаях, когда необходимо повлиять на последующее развитие событий. Ход такого события отчасти может быть предопределён, информацией (указаниями), которые были
5