Материал: 4096

документами имеет специфические особенности, основными из которых являются резолюция руководителя с последующим внесением этих сведений в журнал регистрации и передача документов непосредственно исполнителю.

В данном разделе мы рассмотрим процесс работы с документами внутри организации, которую можно представить в виде рисунка 2.

11

12

Документационное обеспечение включает в себя 2 части –

документирование и организацию работы с документами.

Рассмотрим подробнее каждую часть.

В процессе документирования происходит создание, оформление и подписание документа.

Создание или составление проекта документа осуществляется его исполнителем. Секретарь проверяет правильность оформления документа и передаёт его на подпись руководителю организации. После подписания документ возвращается секретарю или исполнителю для дальнейшего использования или отправления в другую организацию. На этом этапе готовый документ необходимо зарегистрировать, то есть присвоить ему регистрационный номер и проставить его на документе. Такой порядок работы с документами применяется для внутренних и исходящих документов.

Документирование является обязательным и предписывается законами и актами государственного управления.

Например, в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» указывается, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию и их массивов, безопасность Российской Федерации» [1].

Организация работы с документами заключается в обеспечении движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Организация работы с документами состоит из следующих этапов, которые можно представить в виде рисунка:

-приём и регистрация входящих документов;

-рассмотрение документов руководителем организации;

-контроль исполнения документов;

-формирование дел и использование документов в справочноинформационной работе;

-текущее хранение документов, передача на архивное хранение или уничтожение документов.

Приём и регистрацию входящих документов осуществляет секретарь или работник службы делопроизводства, после чего они передаются руководителю. После рассмотрения руководителем и простановки резолюции документы

13

направляются на исполнение, в процессе которого они контролируются. Контроль исполнения документов охватывает внутренние, входящие, а в иногда и исходящие документы.

Исполненные документы необходимо сформировать в дела, что обеспечит оперативный поиск необходимых документов и их сохранность. Формируются дела в соответствии с заголовками, указанными в номенклатуре организации или по классификационным признакам. Процесс формирования дел одинаков для всех групп документов, так как они проходят одни и те же стадии.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

-в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

-документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

-документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

-документы касающиеся одного вопроса помещают в одно дело;

-в дело включается один экземпляр документа;

-каждый документ, помещённый в дело, должен быть правильно оформлен, то есть иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.;

-в дело формируются, как правило документы одного года;

-в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

-документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, например: 01.01.2011, 02.01.2011 и т. д. или в нумерационной, например: №1, №2, №3 и т. д.

Текущее хранение документов должно осуществляться каждым сотрудником на своем рабочем месте. Документы в зависимости от значимости могут храниться 6 мес., 1г., 3г., 5л., 10л., 15л., 50л. и 75 л. Эти сроки устанавливаются на основании «Перечня документов, образующихся в деятельности организации» или номенклатурой дел организации. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, руководитель или работник службы документационного обеспечения управления устанавливают самостоятельно.

После истечения сроков хранения документы следует передать в архив или составить акт об их уничтожении.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по заработной плате, годовых отчётов, балансов) и переписка организации на архивное хранение не передаются.

14

В организации необходимо установить единый порядок (или единые требования) по составлению документов и работе с ними. Порядок следует закрепить инструкцией по делопроизводству или документационному обеспечению управления организацией. Можно довести эти требования до сотрудников в виде специальных инструктажей и должностных инструкций.

С учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003, которые будут приведены во 2 главе учебного пособия, можно составить альбом (или инструкцию) образцов документов, которые наиболее часто используются в практической деятельности организации и по которому работали бы все сотрудники.

Глава 2. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Правила оформления бланков документов

Основные правила оформления организационно-распорядительных документов регламентируются Государственным стандартом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Он является нормативной основой для обеспечения юридической силы документов, а также создаёт условия для автоматизации процесса документирования и обработки документной информации. Всё это влияет на качество документа.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа организации и его визитной карточкой. Если документ оформлен на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатан неразборчивым шрифтом, то он производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги всё реже применяется в России.

Чтобы соответствовать требованиям, следует разработать современный дизайн оформления бланка и собственный фирменный стиль, то есть использовать качественную бумагу, полный набор сведений об организации, правильное их расположение на листе бумаги. Всё это поможет произвести благоприятное впечатление на делового партнёра.

Бланки предприятия можно изготавливать типографским способом или с помощью персонального компьютера. Они имеют установленный набор реквизитов и определённый порядок их расположения.

Для изготовления бланков чаще всего используются два формата бумаги А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются

15