Материал: Анализ работы с входящей документацией

Частное профессиональное образовательное учреждение «ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

Курсовая работа

по	Документационному обеспечению управления
	дисциплине/междисциплинарному курсу

Тема:	Анализ работы с входящей документацией
	тема работы

Выполнил(а) студент(ка)	2	курса, группы	2101-1201-21
	Ванькова Наталья Юрьевна
	фамилия имя отчество
Руководитель работы
	ученая степень, звание, фамилия и инициалы руководителя курсовой работы от Колледжа

Рецензия
	актуальность, цели, достоинства и недостатки курсовой работы, оценка в баллах
Проверил
		Оценка. Подпись руководителя работы
		«____» ____________ 20 ___ г.

Пермь 2023

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………	3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ…….	6
1.1 Понятие документооборота в системе документационного обеспечения управления, нормативно-правовая база………………………	6
1.2 Порядок прохождения входящих документов……………………	8
2 АНАЛИЗ РАБОТЫ С ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ОРГАНИЗАЦИИ……………………………………………………………..	13
2.1 Организация движения документов внутри учреждения………..	13
2.2 Анализ регистрации и контроля входящих документов…………	15
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………	22
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………...	24
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………	26

ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях стремительного прогрессирования общества, своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность любой организации. Одной из таких задач и является правильная организация работы с документами, иначе - документооборот.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информативное свойство документа – это его способность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. По моему мнению, именно входящие документы, как первичные носители информации, представляют собой наибольший интерес, поэтому на них в своей работе я и буду делать максимальный акцент. Хотя, разумеется, все остальные составляющие движения (к примеру, исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы) не только не менее важны, но и без них не может обойтись ни один полноценный процесс делопроизводства. Поэтому рассмотрение документооборота входящих документов необходимо производить в тесной взаимосвязи, как с исходящими, так и внутренними документами.

Неотъемлемой частью документооборота учреждения являются входящие документы. Они важны, так как связывают учреждение с другими организациями и, конечно, органами власти. Постановления, приказы являются в первую очередь входящими документами. От правильного их движения зависит своевременность исполнения. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. Чтобы иметь статус делового учреждения недопустимо совершать ошибки в оформлении документов. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Актуальность курсовой работы заключается в том, что правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.

Степень изученности темы. В теоретическом плане вопросы общей организации документооборота освещены такими авторами как кандидат исторических наук, документовед, Иритикова В.С. и кандидат экономических наук Доронина Л.А.¹, которые в учебнике «Документационное обеспечение управления» подробно описывают все этапы документирования процессов управления в организации. Данному вопросу также посвящён ряд исследований таких авторов, как кандидат исторических наук Кузнецов И.Н.²

Цель настоящей курсовой работы – анализ с входящей документацией

организации МБОУ «Лицей № 15» и рассмотрение технологии обработки поступающих документов.

Задачами курсовой работы в связи с поставленной целью являются:

1. понятие документооборота в системе документационного обеспечения управления, нормативно-правовая база;

2. рассмотреть этапы работы входящих документов;

3. проанализировать создание входящих документов;

4. рассмотреть регистрацию, технологический процесс и порядок исполнения на примере входящего письма.

Объект исследования – входящие документы.

Предметом исследования является технология работы с входящими документами.

База исследования – МБОУ «Лицей № 15».

Теоретической основой настоящей работы являются труды специалистов в области документоведения, таких как Андреевой В.И., Андреевой В.В., Басакова М.И., Ватолиной М.В., Барановского В.П., Кирсановой М.В., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А., Ларина М.В., Санкино Л.В., Вяловой Л.М., Шатиной Н.В. и др.

При написании работы были использованы такие методы исследования как: анализ существующей источниковой базы по рассматриваемой проблематике (метод научного анализа); обобщение и синтез точек зрения.

Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Введение раскрывает актуальность, определяет степень научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, разбитых на параграфы, заключения, списка использованных источников и приложения.


1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Понятие документооборота в системе документационного обеспечения управления, нормативно-правовая база

Гарантией обоснованного и эффективного управленческого решения, плодотворной и рациональной деятельности является - своевременность получения и полнота информации. По оценке экспертов, объем информации в мире каждые три года удваивается, что объясняет высокие темпы развития человеческого сообщества во всех направлениях. В нашей стране ежегодно возникает множество новых предприятий разных форм собственности, каждое из которых создано с собственной целью, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации.

Следует отметить, что важность правильного ведения документооборота велика и с каждым днем возрастает. Главным товаром является информация. В достаточно жестких конкурентных условиях выигрывает тот, кто умеет вовремя получить нужную информацию и правильно ей распорядиться. Документ помогает закрепить информацию и подтвердить факт ее наличия. Работа по составлению и оформлению документов – ДОУ³.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:

• 
  кадровый;
  
• 
  производственный;
  
• 
  административно-хозяйственный;
  
• 
  управленческий;
  
• 
  бухгалтерский.
  

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.

Для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные средства (почта (обычная, авиа), фельдъегерская связь, курьерская доставка, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные (прежде всего электронная почта E-mail, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Входящие документы движутся от момента поступления в организацию до исполнения и направления в дело. Исходящие документы - от момента их создания до отправки. Внутренние документы от момента создания до исполнения и направления в дело.

Движение входящих документов включает:

- первичную обработку;

- правильность рассмотрения;

- регистрацию документов в учетных формах;

- рассмотрение документов руководителем и принятия управленческих решений (постановка резолюции);

- передачу на исполнение;

- исполнение документов;

- контроль за исполнением;

- направление исполненного документа в дело.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.

Органами государственной власти РФ издаются нормативные акты и принимаются решения, которые обязательны к исполнению органами местного самоуправления. Кроме того, разрабатываются рекомендации и инструкционные материалы, нужные и полезные для муниципальных властей. Нормативно-правовая база ДОУ - это комплекс законов, нормативных, правовых и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов, в непосредственной деятельности учреждения, а также функционирование делопроизводственной службы [13]. Нормативная база регулирует правила оформления, работы, сохранности документов; порядок их передачи в архив;