работу делопроизводственной службы; введение новых технологий при работе с документами; работу с секретными документами; юридические вопросы и прочее. Нормативно-правовая база ДОУ представлена в приложении 1 (таблица 1).
Вся эта нормативно-правовая база рекомендуется для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.
Общегосударственные нормативные документы необходимо иметь каждой службе ДОУ как справочный материал4. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции её работников, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и другие.
1.2 Порядок прохождения входящих документов
Сотрудника, в обязанности которого будет входить приём входящей корреспонденции и её первичная обработка, назначают приказом руководителя. На крупных предприятиях этим занимаются отдельные подразделения, на средних и небольших - секретарь или делопроизводитель.
Поговорим о движении входящих документов. В своей совокупности приём и первичная обработка входящих документов, их предварительное рассмотрение, распределение и, наконец, регистрация составляют содержание экспедиционной обработки документов [6]. В организации, имеющей подразделение службы ДОУ, приём и первичная обработка документов осуществляется экспедицией или специально выделенным сотрудником. В организации, не имеющей такого подразделения, приём и обработка документов осуществляется секретарём.
Централизация приёма и обработки документов позволяет быстрее доставлять их исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить её сроки, вести учёт затрат на обработку документов и учёт объёма документооборота.
Как мы уже говорили, входящие документы могут поступать:
- по почте,
- телеграфу,
- электронной почте,
- через факсимильную связь,
- через фельдъегерскую доставку.
Обработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. Таковыми являются:
а) способ доставки корреспонденции;
б) содержание документа;
в) автор документа;
г) установленные сроки исполнения документа.
Первичная обработка входящей корреспонденции необходима, чтобы
сразу же отсортировать срочные и важные документы и оперативно ознакомить с ними руководителя.
Приём входящей корреспонденции осуществляется по следующим правилам:
- входящую корреспонденцию, доставленную ошибочно, вскрывать нельзя. Её нужно направить по адресу отправителя. Письма и бандероли с пометкой «лично» также не вскрывают. После регистрации их надо передать в руки адресатам,
- входящие документы распаковывают, проверяют на читаемость и целостность, наличие всех приложений, указанных в сопроводительных письмах. Если в сопроводительном письме не указана дата регистрации или адрес отправителя, конверт не уничтожают. Его подкалывают к документу,
- если на документе стоит пометка «Срочное», на нём проставляют время получения. Сообщения, в которых часть текста повреждена или не поддаётся прочтению, а также те, в которых отсутствуют некоторые приложения, включаются в акт. Акт составляют в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых направляют отправителю,
- заказную входящую корреспонденцию принимают на почте или от курьера под подпись,
- на небольших предприятиях входящая корреспонденция после сортировки передаётся руководителю, который расписывает её по исполнителям. На крупных предприятиях полученные документы распределяются по лицам, назначенных ответственными за то или иное направление деятельности. Они получают корреспонденцию по своей тематике и затем расписывают её по исполнителям.
Входящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 1/02-10 включает:
- 1 - порядковый номер документа по журналу регистрации;
- 02-10 - номер дела по номенклатуре.
После регистрации и присвоения регистрационного номера на полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, на штампе проставляют входящий регистрационный номер и дату.
Пример входящего письма представлена в приложение 2.
Всю корреспонденцию необходимо фиксировать в регистрационном журнале. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01).
Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние.
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с отметкой в журнале регистрации (в графе «Примечание»).
Не все входящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний и т. п.
Для регистрации входящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Система регистрации на ПК может быть создана в среде систем управления базами данных (Access), с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus), другими программными средствами.
Наиболее простой вариант регистрации документов небольшой организации можно проводить в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы.
Основной принцип, в соответствии с которым производится регистрация входящих документов - однократность. Все поступающие документы регистрируются в день поступления. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-20165, уникальный номер регистрации - часть реквизита № 27 “Отметка о поступлении документа”. Кроме регистрационного номера реквизит включает дату поступления. Место расположения реквизита № 27 нижний правый угол лицевой стороны первого листа документа.
Таким образом, для того, чтобы обеспечение сохранности документов в архиве должны соблюдаться:
- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов,
- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
Главная проблема, требующая решения – это низкий уровень подготовки специалистов. Для ее решения следует: отправлять сотрудников на подготовку и переподготовку по программам, направленным на обучение ведению электронного документооборота; проводить семинары и регулярно знакомить сотрудников с изменениями в законодательстве, касающемся информационных технологий в управлении.
2 Анализ работы с входящей документацией в организации
2.1 Проанализировать работу в МБОУ «Лицей № 15»
В МБОУ «Лицей № 15» делопроизводство организовано на основе частичной централизации. Отдельные операции, преимущественно важные и трудоемкие, например, контроль исполнения, размножение документов, производят в приемной директора – секретарем, остальные виды работ рассредоточены по заместителям директора.
Директор несет полную ответственность за общее состояние делопроизводства в нем. Ответственность за организацию деятельности отдельных участков делопроизводства в МБОУ «Лицей № 15» возложена на секретаря и ответственных исполнителей.
Документы, поступившие, в МБОУ «Лицей № 15» начинают свой путь к исполнению у секретаря.
Там они подвергаются обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые [8]. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В МБОУ «Лицей № 15» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.
Секретарь производит предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установленные лица, которому должен быть направлен в тот или иной документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя МБОУ «Лицей № 15» либо другому исполнителю, например в бухгалтерию. Руководителю МБОУ «Лицей № 15» передаются документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации, а это от 85 до 90% и только 10-15% поступающих документов передаются непосредственно исполнителям.
В связи с тем, что в МБОУ «Лицей № 15» поступает не значительное количество документов, то в организации используется журнальная система регистрации, а документы, поступившие по электронной почте, регистрируются на компьютере.
Целью организации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству МБОУ «Лицей № 15» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации секретарем. Перечень утвержден руководителем МБОУ «Лицей № 15».
На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа.
Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.
Таким образом, даже для такой организации как МБОУ «Лицей № 15», которая является не большим учреждением, правильная организация работы с входящими документами – это обеспечение оптимальных условий для всего документооборота. Знание документа для учреждения трудно переоценить. Современное управление учреждением, в частности и МБОУ «Лицей № 15» - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов, и эффективностью обеспечения руководства МБОУ «Лицей № 15» документированной информацией.
2.2 Анализ регистрации и контроля входящих документов
Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем указания на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
На практике в настоящее время применяют три системы регистрации документов: