- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в службе ДОУ или у секретаря;
- децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;
- смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.
Практика показывает, что наиболее эффективной среди рассматриваемых выше является последняя, смешанная система.
В процедуре регистрации можно выделить три цели:
- учет документов,
- контроль их исполнения,
- справочная работа по документам.
Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Система контроля нужна для обеспечения качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, в установленные сроки, а также для поручения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.
В настоящее время любая управленческая структура старается выполнять функции контроля, который способствует усилению исполнительной дисциплины и повышения ответственности за исполнением документов.
Общие принципы организации контроля движения и использования документов установлены Национальным стандартом РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-20196 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования”, утверждённым приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии № 28-ст (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).
В системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о производственных с документами операциях.
Выделяется два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.
Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операции), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами
, прежде, чем он будет направлен исполнителям.
Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдаётся сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи в архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделения, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.
Традиционно сложившейся у нас системы ДОУ применяются оба вида контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.
Обязательному контролю подлежат:
- все без исключения поручения Президента РФ, в том числе содержащиеся в указах и распоряжений,
- все постановления и распоряжения Правительства РФ,
- все служебные документы по линии руководства субъектов РФ,
- подготовка проектов записок и иных документов на имя Президента РФ и председателя правительства РФ,
- подготовка проектов приказов, докладов, предположений, заключений, разрабатываемые в соответствии с установленным порядком учёта и отчётности (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно),
- исполнение всех указаний по входящим документам.
Контроль исполнения документов (поручений) в любой организации обычно ведут руководитель организации, ответственные исполнители, а контроль за сроками исполнения ведет служба делопроизводства.
Если в организации имеется система электронного документооборота, то контроль исполнения документов (поручений) осуществляется с помощью системы, так как для контроля за сроками исполнения документов (поручений) используются регистрационно-учётные данные о документах, которые вводятся в систему (электронную карточку документа) в процессе регистрации документа и его рассмотрения руководством, однако базовые положения по организации контроля исполнения документов (поручений) не зависят от применяемой технологии.
Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в делопроизводстве, является инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации [19]. Инструкция должна определять:
а) кем (имеется в виду подразделение или специалист) осуществляется контроль исполнения документов в организации и в структурных подразделениях;
б) какие документы ставятся на контроль; этапы контроля исполнения документов;
в) типовые сроки исполнения документов;
г) формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;
д) отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках;
е) ведение (основные этапы) контроля исполнения документов;
ё) порядок работы исполнителя с документами;
ж) обобщение и анализ данных о результатах контроль исполнения документов (поручений).
От того, насколько детально и полно прописана система контроля исполнения документов в инструкции, зависит организация этой работы.
Принципиальным вопросом в организации контроля является сроки исполнения документа. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях:
- внутренних (с даты подписания или утверждения документа),
- поступивших из других организаций (с даты их поступления).
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Если документ имеет конкретного исполнения, указанного в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба делопроизводства сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Типовой срок основной массы документов составляет десять-пятнадцать дней, если же срок не указан в документе или резолюции, такой типовой срок не должен превышать пятнадцать дней. Такие документы подлежат последующему контролю.
Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов, сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.
При постановке документа на контроль устанавливаются определённые параметры:
а) срок исполнения;
б) исполнители (должностные лица или структурные подразделения, которым поручается исполнение поставленной задачи);
в) излагается (формулируется) текст поручения.
Допускается постановка на контроль постоянных заданий (вытекающих из рабочих программ, планов).
После того как документ был исполнен, он снимается с контроля руководителем или, по его поручению службой делопроизводства. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
Технология организации контроля исполнения документов включает следующие этапы:
1. Постановка документов на контроль.
2. Проверка своевременности доведения документов до исполнителей.
3. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения.
4. Снятие документа с контроля.
5. Направление исполненного документа в дело.
6. Учёт, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов.
7. Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
Контроль исполнения документов может осуществляться посредством электронного журнала (например, MS Excel) или регистрационно-контрольных карточек (РКК7), составляющих контрольно-справочную картотеку. Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму вводятся необходимые сведения о документе (автор документа, наименование вида, дата регистрационный номер (дата поступления) документа, заголовок к тексту, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и номер дела, в котором будет храниться документ).
Технология и техника контроля исполнения документов во многом определяются принятой системой регистрацией документов.
Наиболее распространённым является карточный способ контроля. Начало контрольных операций совпадает с моментом регистрации поступившей в учреждение корреспонденции.
На контрольные документы заполняются дополнительные карты. Количество экземпляров карт определяется для каждой организации или предприятия индивидуально.
На каждом документе, исполнение которого взято на контроль, а также на карточках ставится специальный штамп “Контроль” или буква “К”. После выполнения этой операции документы направляются исполнителям.
Исполненные документы снимаются с контроля. На копии документа ставится отметка об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер), отметку “В дело”, номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Для обобщения данных о контроле исполнения документов применяются различные формы справок, отчётов, в которых указываются общее количество документов, находящихся на исполнении, количество исполненных в срок документов, количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока, причины задержек исполнения документов.
После подписи руководителем службы ДОУ данные о контроле исполнения документов представляются руководству организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итог проделанной работе, можем сказать, что данная работа позволила нам не только в полной мере узнать весь механизм документооборота, но и осознать, что, даже не смотря на немалую развитость делопроизводства в нашей стране, существует некоторое количество проблем, которые необходимо решать для улучшения качества движения документов.
На основе проведенного анализа работы с входящей документацией и выявленных проблем предложен план мероприятий для улучшения документооборота рассматриваемого муниципального учреждения. Внедрение электронного оборота документов в МБОУ «Лицей № 15» позволит решить наибольшее количество возникших проблем. Это положительно отразится на документационном обеспечении учреждения в целом.
Организация документооборота является важной частью процесса управления и принятия стратегических решений, которая непосредственно влияет на быстроту и качество управления.
При изучении теоретико-методологической базы, в которой были рассмотрены: принципы, этапы документооборота, место в документационном обеспечении управления и пути совершенствования, были выявлены положения, послужившие основой для реализации поставленных задач.
Объем оборота документов и работы с ними с каждым годом растет и обычно слишком велик, поэтому загораживает, заменяет основную деятельность. Следовательно, автоматизация документооборота позволит существенно повысить эффективность деятельности организации. Не следует забывать, что бумажный оборот документов вряд ли полностью перестанет быть актуальным. Важные документы по-прежнему будут издаваться в бумажном виде.
Однако имеются интегрированные бумажно-электронные технологии, в них работа с документом производится непосредственно в электронном виде, а бумажная копия просто передается в указанную организацию. Принятие закона об электронной подписи [21] гарантирует ее юридическую значимость и полностью приравнивает ее к обычной подписи, дает возможность обмениваться документами в электронном виде, не требуя их дублирования бумажной копией. Это позволяет ощутимо уменьшить затраты на документацию. При разработке систем по работе с электронными документами можно столкнуться с разного рода трудностями,