Материал: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления на примере АО "Алюминий Металлург Рус"

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
7
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................ 9
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ........................................................................ 12
1.1 ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И
ПРЕДПРИЯТИЯ. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ «КАК ЕСТЬ» ........................................ 12
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности................................ 12
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ..................... 13
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия ................ 17
1.2 ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ, ЗАДАЧИ И ОБОСНОВАНИЕ
НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ ..................................................................... 23
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов .................................................................... 23
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач ........... 26
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи .......................................................................................... 32
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации ......................................................................................... 35
1.3 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ РАЗРАБОТОК И ВЫБОР СТРАТЕГИИ
АВТОМАТИЗАЦИИ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ......................................................... 42
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ........... 42
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ...................... 50
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
комплекса задач ................................................................................................ 52
1.4 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ ........................................................... 54
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению .... 54
1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению ..................................................................................................... 55
1.4.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению ... 59
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ................................................................................... 64
2.1 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ ....................................................... 64
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ............................... 64
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание .......... 69
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ........... 72
2.2 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ ................................................... 75
2.2.1 Информационная модель и её описание ............................................... 75
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации ...................................................................................................... 77
2.2.3 Характеристика результатной информации ......................................... 79
2.3 ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ .......................................................... 80
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) .................. 80
2.3.2 Характеристика базы данных ................................................................ 83
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) ... 87
2.3.4 Описание программных модулей.......................................................... 89
2.4 КОНТРОЛЬНЫЙ ПРИМЕР РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА И ЕГО ОПИСАНИЕ ................. 94
8
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА ................................................................................................................ 99
3.1 ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ МЕТОДИКИ РАСЧЁТА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ................................................................................................... 99
3.2 РАСЧЁТ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА ........ 104
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 113
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ..................................................................................... 115
ПРИЛОЖЕНИЕ. ЛИСТИНГ ОСНОВНЫХ ПРОГРАММНЫХ МОДУЛЕЙ...... 117
9
Введение
Возрастающие объемы информации, такие как входящая
/исходящая/внутренняя корреспонденция, факсы, договоры, сопроводительная
документация, архивы бумажных и электронных документов, заявки, поручения
и другая рабочая документация, давно стали неотъемлемой частью бизнес
процессов и требуют регулярной обработки и упорядочения генерации,
сортировки, анализа, согласования и утверждения.
Получившие широкой распространение системы электронного
документооборота облегчают обработку документов, обеспечивает актуальность
хранимой информации, значительно уменьшают время поиска нужных данных.
К основным функциям системы электронного документооборота можно
отнести:
регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную
переписку и внутреннюю документацию сотрудников;
оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного
хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического
архивирования документов;
унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с
ними;
создание единого информационного пространства и обеспечение
возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме
удаленного доступа;
планирование общих и личных мероприятий.
Большим достоинством системы электронного документооборота является
возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов
коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию
совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией,
согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие
офисы, другие города).
10
Преимущества от создания системы документооборота можно выразить
через типовые цели их внедрения:
1. Оперативный доступ руководителей всех уровней управления
предприятием к достоверной, исчерпывающей и представленной в удобном виде
информации.
2. Создание единого информационного пространства для всех уровней
управления.
3. Упрощение регистрации данных и их обработку.
4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных.
5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а
не там где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме
реального времени.
6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех
участников системы учета, планирования и управления.
7. Автоматизация консолидации данных для распределенной
организационной структуры (таковой является структура организации).
Объектом исследования работы является АО «АМР», предметом
программная и техническая архитектура информационной системы предприятия.
Целью данной работы является снижение трудовых и стоимостных затрат
сотрудников службы делопроизводства АО «АМР» в результате внедрения
системы электронного документооборота.
Задачами данной работы является следующие:
анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
анализ комплекса задач и обоснована необходимость автоматизации;
выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи;
анализ существующих разработок;
выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
выбор и обоснован способ приобретения ИС для автоматизации задачи;
11
обоснование проектных решений по техническому, программному и
информационному обеспечению.
В первой части работы необходимо проанализировать структуру
предприятия, его бизнес-процессы, необходимо выбрать процесс, подходящий
для автоматизации, обосновать необходимость его автоматизации, выбрать
способ приобретения и стратегию автоматизации, провести анализ
существующей системы защиты информации, обосновать проектные решения по
техническому, программному и информационному обеспечениям.
Во второй главе работы необходимо выбрать модель жизненного цикла
информационной системы, описать ожидаемые риски и методы их избегания,
описать информационное и программное обеспечение информационной
системы, описать контрольный пример ее использования.
В третьей части работы необходимо выбрать методику расчета
экономической эффективности системы и рассчитать показатели в соответствии
с выбранной методикой.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/5487