Дипломная работа: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления у ИП Нефедова А.П.
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
5
Оглавление
Введение…………………………………………………………………………….…6
Глава1. Аналитическая часть……………………………………………..………….9
1.1.Описание предметной области…………………………………………………..9
1.1.1.Общие понятия электронного документооборота……………………………9
1.1.2.Общая информация об автоматизируемом объекте………………………...12
1.1.3.Исследование состава информации………………………………………….13
1.2.Обзор существующих программных продуктов………………………………14
1.2.1.EMC Documentum…………………………………………………………...…14
1.2.2.CompanyMedia…………………………………………………………………16
1.2.3.ЕВФРАТ-Документооборот……….………………………………………….22
1.2.4.Система "ДЕЛО"……………………………………………………………….26
1.2.5.1С: Архив………………………………………………………………………32
1.2.6.DIRECTUM…………………………………………………………………….36
1.3.Обзор средств реализации………………………………………………………44
1.3.1.Microsoft Access………………………………………………………………..44
1.3.2.Delphi…………………………………………………………………………...46
1.3.3.Paradox……………………………………………………………………….…47
1.3.4.Microsoft FoxPro…………………………………………………………….…49
1.3.5.Redmine…………………………………………………………………………51
1.3.6.Выбор средства реализации…………………………………………………..53
Глава 2.Проектная часть………………………………………………………….…54
2.1.Описание программного продукта и его установка…………………………...54
2.1.1.Выбор аппаратного обеспечения……………………………………………..61
2.1.2.Установка Ubuntu Linux…………………………………………………….…62
2.1.3.Настройка MySQL……………………………………………………………..64
2.1.4. Установка Redmine…………………………………………………………....64
2.1.5.DMSF…………………………………………………………………………...70
2.2.Разработка плагина "повторяющихся задач"……………………………….….75
Глава 3.Обоснование экономической эффективности проекта…………………..79
3.1.Понятие экономической эффективности………………………………………79
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта………………..80
Заключение…………………………………………………………………………..85
Список литературы………………………………………………………………….88
Глоссарий…………………………………………………………………………….92
6
Введение
С развитием хозяйственной экономической деятельности количество
информации, которая только создается, обрабатывается, хранится
увеличивается. С развитием науки люди все чаще рассматривают факторы,
влияющие на экономические результаты, что требует эффективных систем
документооборота.
По оценкам, в настоящее время только около 30% информации о
компании хранится в электронном виде в структурированной базе данных (не в
базе данных).
На долю бумажной информации сейчас приходится около 70%. Хранение
бумажной информации вызвало большие трудности в поиске и обработке
информации и требует физического пространства для хранения, а также не
может ускорить обработку документов.
Конечно, текущая ситуация может измениться не так быстро, как мы
надеемся. Причин много разных причин. Это также внутренние
организационные причины, такие как низкая степень автоматизации, а внешние
причины - отсутствие правил.
Для любого бизнеса или организации вопрос оптимизации управления
документами и контроля обработки информации очень важен.
Поэтому эффективность корпоративного и организационного управления
зависит не только от правильного разрешения формирования оперативных и
качественных электронных документов, контроля за оформлением документов, а
также от тщательной организации хранения, поиска и использования
документов.
Необходимость эффективного управления электронными документами
привела к созданию систем электронного документооборота (СЭД). Электронное
управление документами включает использование компьютерных сетей,
создание документов, обработку документов, передачу, хранение и вывод
информации, которая распространяется в организации или на предприятии. В
целом, под управлением электронного документооборота следует понимать как
7
ссылку на организацию перемещения документов между подразделениями
предприятия или организации, группами пользователей или отдельными
пользователями.
В то же время движение документов означает не фактическое
перемещение файла, а передачу права на использование файла, а также
уведомление конкретных пользователей и контроль за исполнением файла. Типы
файлов, которые обычно поддерживают EDS, включают: текст, графику,
электронные таблицы, аудио, видео и веб-документы.
В связи с этим начала проявляться тенденция от подробного управления
деятельностью внутри организации к управлению подсистемой заказа.
Способность устанавливать и углублять отношения с другими отделами, а также
способность четко и правильно планировать выполнение заказов, обеспечивает
конкурентоспособность организации на рынке. Причины следующие:
- расширить экономическое пространство;
- предоставлять различные услуги, помогающие контролировать бизнес-
риски;
- появление новых стратегических ресурсов-информации;
- учитывайте временной фактор: точность заказа гарантирует, что
необходимая информация будет предоставлена своевременно по запросу
клиента.
Сегодня автоматизация электронного документооборота играет важную
роль в большинстве компаний. Чем больше оборот бумажных документов, тем
больше загруженность персонала, офисов и других отделов.
В то же время увеличивается нагрузка на сотрудников в различных
отделах, что сказывается на качестве и эффективности и существенно влияет на
обработку бизнес-процессов.С помощью автоматизации документооборота мы
снижаем нагрузку, давая тем самым осмысленную направленность потоку
документов в компании.
Ключевым фактором автоматизации является снижение потерь различных
типов документов и их передача третьим сторонам, что, естественно, снижает
8
риски компании и, конечно, экономит бюджет, что соответствует актуальности
выбранной темы.
С внедрением функций электронного документооборота мы получим
гарантированное преимущество.
• Снизить нагрузку на работников, тем самым повысив
производительность команды.
• Упростить документацию.
• Вы можете изменить электронные документы в любое время.
• Скорость доступа к файлам.
• Разграничить доступ сотрудников, что повысит безопасность и снизит
риски.
Объектом дипломного исследования является компания ИП "Нефедов
А.П.".
Предметом дипломного проектирования является внедрение СЭД на базе
Redmine в компании ИП «Нефедов А.П.
Целью проектирования является создание системы электронного
документооборота для компании ИП "Нфедов А.П.".
Для достижения нашей цели, необходимо выполнить следующие задачи:
провести аналитическую часть, выполнить проектную часть, а также
необходимо провести обоснование экономической эффективности проекта.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и
глоссария.
9
Глава 1. Аналитическая часть
1.1.Описание предметной области
1.1.1.Общие понятия электронного документооборота
Система электронного документооборота (СЭД) произвела революцию в
обработке документов, помогая справляться с растущим потоком информации.
СЭД существует уже два десятилетия, а сегодня ее число превысило сотню. В
России десятки компаний работают в этой области для продвижения западных
продуктов и собственного развития. В последнее время, по словам участников
внутреннего рынка СЭД, их бизнес стремительно растет
1
.
СЭД - это особый вид программного обеспечения (ПО) для коллективной
обработки документов в сетевой среде. С помощью СЭД документы можно
объединять в логические блоки, чтобы обеспечить хранение документов и
возможности поиска. Основной блок - это электронный документ. Но это не
просто файл, а набор файлов разных типов (компонентов документа),
оснащенный регистрационной карточкой.
Эта карта является обязательным атрибутом СЭД. Он содержит набор
сведений, таких как название организации, тип документа, примечания об
утверждениях и утверждениях, даты, адреса заинтересованных сторон и т. д., и
позволяет регистрировать, идентифицировать и находить документы,
контролировать критерии эффективности, отслеживать историю документов и
хранить их. архив. Основной задачей СЭД является управление всем жизненным
циклом документа, от создания документа до окончания архивирования
2
.
Как правило, СЭД состоит из двух основных модулей: статического
(электронное архивирование) и динамического (документооборот). Первый
модуль обеспечивает основную обработку документа (регистрация входящей и
1
Басаков, М. И. Документы и документооборот коммерческой организации / М.И. Басаков. - М.: Феникс,
2016.
2
Васильков, А.В. Информатика: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. -
М.: Форум, 2017.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2502