Дипломная работа: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления у ИП Нефедова А.П.
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
10
исходящей информации, поиск, отчетность), а второй модуль - организацию
потока информации через документ, контроль выполнения, группирование
документов и т. д.
Однако, помимо основных функций современных продуктов, в некоторой
степени, существует множество других полезных функций: потоковый ввод
бумажных документов, ведение карточек документов (настраивается в
соответствии с требованиями организации), поддержка использования истории
документов (использование для записи запросов и подготовки отчетов). Поиск
по атрибутам и содержимому документа, разграничение прав доступа,
маршрутизация документов на рабочей станции пользователя, интеграция с
почтовыми системами, генерация отчетов и т. Д. Также можно управлять
знаниями людей и деловым взаимодействием, а также защищать документы с
помощью шифрования и электронных подписей.
3
.
СЭД-проектные системы системы. И хотя существуют коробочные
версии, которые содержат базовый набор функций, каждая компания обычно
создает решение, которое учитывает детали того, как оно обрабатывает
документы. Главная особенность этих систем заключается в том, что в отличие
от процедур, ориентированных на автоматизацию отдельных подразделений
(бухгалтерия, складской учет, персонал и т. Д.), Они могут решать менее
очевидные и более сложные проблемы
4
.
Основная проблема в этой области связана с этим - многие руководители
компании ничего не знают о преимуществах и особенностях систем
документооборота.
Внедрение СЭД затрагивает все уровни корпоративного управления и
призвано изменить сам подход к управлению. Менеджеры часто недооценивают
сложность этой задачи.
3
Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / А.Ю. Логинова. - М.: Книга по
Требованию, 2015.
4
Велихов, А. С. Основы информатики и компьютерной техники: учебное пособие / А. С. Велихов. –
Москва: СОЛОН-Пресс, 2017.
11
И многие из них не видят причин инвестировать в автоматизацию
документов.
За исключением государственных организаций, где обработка документов
является одним из основных видов деятельности, многие компании не верят, что
внедрение СЭД может принести прибыль и обеспечить быстрый возврат.
Известны два метода повышения производительности: снижение затрат
или улучшение результатов. СЭД может достичь двух целей.
Очевидная экономия достигается, главным образом, за счет сокращения
количества расходных материалов для бумаги и принтера, уменьшения
пространства, выделяемого для хранения документов, снижения затрат на их
передачу и сокращения времени простоя и времени поиска при обработке
документов.
Это прямой эффект и может быть легко рассчитан. Существуют
косвенные преимущества - повышение качества организации.
В конце концов, автоматизация позволяет вам повысить надежность
процессов обработки документов (например, уменьшить вероятность их потери)
и производительность сотрудников (особенно благодаря контролю за
выполнением документов, ускоренному утверждению и принятию решений).
Однако эти преимущества трудно оценить количественно, поскольку они
сильно зависят от общей системы управления, принятой в организации.
Кроме того, автоматизация рабочих процессов позволяет компаниям
внедрять новые методы управления, которые ранее не были доступны, такие как
системы управления качеством.
Такие улучшения значительно улучшили управляемость компании и
позволили ей быстрее реагировать на внешние изменения, что дает явное
конкурентное преимущество.
5
.
5
Гвоздева, В. А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: учебник /
В. А. Гвоздева. – Москва: Форум: Инфра-М, 2016.
12
1.1.2.Общая информация об автоматизируемом объекте
ИП «Нефедов А.П.» - информационное агентство, представляющее
индустрию финансовой информации в Оренбургской области.
Наша миссия - внедрить и разработать единую систему раскрытия
информации для обеспечения прозрачности операций на развивающихся
рынках.
Терминал организации предоставляет широкий спектр данных для
профессиональных участников рынка (аналитиков, трейдеров, инвесторов).
В качестве агрегатора информации мы предоставляем доступ к торговым
площадкам, официальным отчетам компании, новостным лентам, аналитическим
обзорам и рейтинговым отчетам.
Мы также предоставляем каждому пользователю свои собственные
исследования рынка и ежедневные резюме для каждого региона в качестве
эксклюзивной награды для пользователей.
Одной из наших задач является создание и постоянное обновление наших
программных продуктов для обеспечения бесперебойного доступа и удобной
навигации по базе данных информационных и аналитических терминалов на
основе требований и рекомендаций клиентов, а также для обеспечения
высококачественной поддержки клиентов.
Учитывая, что они существуют на нескольких рынках в разных часовых
поясах, специалисты компании смогут ответить на ваши вопросы 24 часа в
сутки, 7 дней в неделю, на понятном вам языке.
Политика компании предусматривает позитивное региональное развитие.
Мы планируем открыть представительства в каждой стране с информационным
покрытием и офисами продаж во всех крупнейших мировых финансовых
центрах.
13
1.1.3.Исследование состава информации
Структура и потоки информации можно проследить на схеме (Рис. 1.):
Рис. 1. Структура и потоки информации.
Типы файлов, участвующих в рабочем процессе компании:
1. Документы исходящие и входящие:
- входящая почта
- электронная почта
- платежи
- информационные документы
- сканирование (МФУ)
- факсы
2. Внутрифирменные документы:
- бизнес задачи
- отчеты
- счета
- бухгалтерские документы
- заявления
- генерация отчетов
- протоколирование
- поручения
- согласование документов
14
- планы и графики
1.2.Обзор существующих программных продуктов
Существует множество программных продуктов, как и зарубежных, так и
нашего Российского производства, но также существуют еще гибриды, когда к
примеру, российский производитель использует зарубежные технологии.
1.2.1.EMC Documentum
Documentum - мировой лидер на рынке систем ECM (Enterprise Content
Management). Это полнофункциональная платформа, предназначенная для
управления неструктурированной информацией для бизнеса (различные типы
документов, цифровые медиа, контент интернет-сайтов). Платформа
Documentum не только позволяет управлять документами компании на всех
этапах жизненного цикла, но и решает сложную задачу автоматизации
различных бизнес-процессов, обеспечивая тем самым процессно-
ориентированную связь между различными информационными системами.
6
.
Решения Documentum используют более 1400 компаний по всему миру, в
том числе: Bayer AG, BEA Systems, Bechtel, BOC Gases, BP, Cisco, Delta Airlines,
Dow Chemical, FDA, Ford Motor Company, Hewlett-Packard, Hyundai, IRS, Johnson
& Johnson, McDonalds, Merck & Co., Nokia, PepsiCo, Pfizer, Prudential Insurance,
Siebel, Sony Pictures Entertainment, Thomson Learning, United Airlines и Yahoo.
"Documentum 5 - комплексная платформа. Она имеет широкий спектр
функций - от управления веб-контентом до управления цифровыми медиа.
Documentum имеет четко определенную концепцию и четко заявил о своей
приверженности корпоративному рынку управления неструктурированной
информацией (ECM).
Системное назначение:
- Управление контентом сайтов и корпоративных порталов;
6
Мезенцев, К.Н. Автоматизированные информационные системы: Учебник для студентов учреждений
среднего профессионального образования / К.Н. Мезенцев. - М.: ИЦ Академия, 2017.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2502