Дипломная работа: Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления у ИП Нефедова А.П.
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
15
- Управление цифровыми медиа;
- Взаимодействие с инструментами сканирования / идентификации;
- Управление проектом и командная работа;
Особенности системы:
- управлять процессом создания документов. Используйте инструменты
сканирования и идентификации или специальные приложения (MS Office,
система CAD / CAM, ERP).
- Сотрудничать с файлами. Механизм регистрации заезда / отъезда.
Назначить доступ.
- Управление версиями документов.
- Распространять документы и систематически и динамично определять
маршрут прохождения документа.
- Разрешительные документы. Внедрить многоуровневые процедуры
утверждения.
Storage Архив хранения файлов.
- Регистрация в и из документов.
- Контролировать выполнение документов и заказов.
- Сформировать стандартизированный отчет по анализу.
- Поиск по атрибутам.
- Конвертация документов
- Управление проектной документацией.
Архитектура EMC Documentum:
Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер
базы данных, сервер приложений, клиент), которая позволяет оптимально
распределить нагрузку на вычислительные ресурсы и обеспечить максимальную
безопасность для хранения и передачи данных.
7
.
7
Демин, А. Ю. Информатика. Лабораторный практикум : учебное пособие для среднего
профессионального образования / А. Ю. Демин, В. А. Дорофеев. — Москва : Издательство Юрайт, 2019.
16
Ядром системы является реляционная база данных, которая обеспечивает
механизм обработки транзакций для структурированных запросов, базовое
хранение данных и функции индексации. Любая промышленная система может
выступать в качестве северной базы данных, в том числе Oracle Database или
Microsoft SQL Server.
Бизнес-логика системы расположена на сервере приложений Documentum
Content Server, который обеспечивает реализацию функциональной модели для
обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на вычислительные
ресурсы, а также за безопасность клиентов, обращающихся к хранилищу
данных.
Работа пользователя c EMC Documentum:
Пользовательский интерфейс реализован в виде надстройки к программе
Windows Explorer и разработан таким образом, что использование хранилища
для пользователя практически не отличается от локальной файловой системы. В
пользовательском интерфейсе реализованы папки с документами, диалоги
свойств документа, поиск, извлечение / сохранение, участие в обработке
документов, просмотр статистики и т. д. Система также имеет
полнофункциональный web-клиент, позволяющий использовать систему через
web-браузер.
8
.
1.2.2.CompanyMedia
CompanyMedia - это сложная система, которая автоматизирует офисную
работу, документооборот и бизнес-процессы.
В рамках автоматизированной системы общей офисной работы не все
задачи, связанные с документами, могут быть решены. Имеет независимую
систему, которая может автоматизировать различные бизнес-процессы
(управление персоналом, сотрудничество с клиентами и т. д.) И обрабатывать
8
Козырева, Г. Ф. Функциональное и логическое программирование : учеб. пособие / Г.Ф. Козырева. –
Саратов : Ай Пи Эр Медиа, 2018.
17
различные типы документов (контракты, заявления граждан, приложения и т. д.),
Что позволяет полностью организовать свой бизнес в соответствии со
стандартами и стандартами. процесс. Решайте соответствующие задачи на
высоком профессиональном уровне.
В то же время компания или несколько систем CompanyMedia могут быть
внедрены в компании в любой комбинации, в зависимости от процессов,
которые необходимо автоматизировать.
CompanyMedia включает системы:
- автоматизированное офисное управление и документооборот
("CompanyMedia-Делопроизводство", "CompanyMedia-Документы",
"CompanyMedia-Информационно-справочная система", "CompanyMedia-Факс",
"CompanyMedia-Договоры", "CompanyMedia-Обращения граждан",
"CompanyMedia-Workflow");
- информационная поддержка для любого рабочего процесса организации
("CompanyMedia-Клиенты и контакты", "CompanyMedia-Планирование",
"CompanyMedia-Заседания");
- автоматизирующие работу кадровой службы ("CompanyMedia-
Управление персоналом");
- автоматическое взаимодействие с пользователем с технической
поддержкой (система "CompanyMedia-HelpDesk");
- наличие возможности обучения работе в системе CompanyMedia
("CompanyMedia-Корпоративный тренинг").
CompanyMedia предоставляет пользователям такие основные функции,
как:
- подготовка и согласование документов;
- регистрация всех видов документов компании, включая переписку,
внутренние документы, организационные и административные документы и пр.;
- создание и ведение папок документов;
18
- создание всех видов инструкций, разрешительных документов и
возможность регистрации ответов;
- контроль исполнения документов и резолюций;
- сканирование большого количества документов, создание и ведение
электронных архивов;
- подготовка договоров, регистрация, согласование, признание и хранение
текущих реестров;
- информационная поддержка в сотрудничестве с клиентами;
- работа в плане, контроль за выполнением плана;
- управление проектами;
- учет рабочего времени сотрудников;
- подготовительные встречи для контроля за выполнением решений;
- автоматизация кадрового делопроизводства;
- автоматическое взаимодействие с пользователем и службы технической
поддержки.
Возможность обрабатывать весь рабочий цикл (от создания / приема до
архивирования) документов в системе электронного документооборота
CompanyMedia, сокращая время, необходимое для прохождения структурного
подразделения, сокращая время поиска документов, необходимое руководству
для принятия управленческих решений
Это повышает качество и надежность документа. Полнота и
своевременность предоставленной информации. Кроме того, с введением
CompanyMedia, непроизводственные расходы (поиск, повторное утверждение
документов, дублирование информации и т. д.) И стоимость покупки расходных
материалов (бумага, копировальное оборудование) сократили содержание
бумажных архивов.
9
.
CompanyMedia характеризуется рядом выгодных преимуществ:
9
Вирт, Н. Алгоритмы и структуры данных / Н. Вирт. - М.: Мир, 2016.
19
- подготовка, которая означает, что вы можете сразу начать использовать
систему без необходимости разрабатывать или моделировать ее на основе
конструктора, снижая риск внедрения системы и экономя время и материалы;
- модульность CompanyMedia означает, что в ее структуре есть несколько
независимых и одновременно взаимосвязанных систем, которые могут
автоматизировать различные процессы, позволяя вам выбрать необходимую
систему и автоматизировать процессы, которые точно ее требуют.
- универсальность, которая позволяет не только автоматизировать
оформление документов, но и многие другие процессы (а CompanyMedia
включает в себя более 10 систем, предназначенных для различных задач), что
может расширить сферу автоматизации;
- возможность настраивать или модифицировать систему, чтобы она могла
автоматизировать конкретные процессы, характерные для организации, что
позволяет вам учитывать специфику деятельности вашей компании и
адаптировать ее к вашим потребностям, экономя время и деньги;
- масштабируемость (после внедрения системы можно в будущем
подключить к ней другие системы CompanyMedia для автоматизации новых
задач). Позволяет автоматизировать необходимые бизнес-процессы в нужное
время, чтобы подключить нужных сотрудников для работы в системе;
- инкорпоратизм, способность системы работать в компании со сложным
распределением (несколько отделов, отделов и т. д.), Включая географически
распределенную структуру (несколько филиалов, филиалов в разных городах в
разных часовых поясах), может дать вам возможность Подключен к работе
среди сотрудников в крупных, дочерних и зависимых компаниях. Подключив
всех сотрудников компании (включая всех сотрудников в штаб-квартире, а
также в филиалах и дочерних компаниях) к системе, они могут строго
контролировать соблюдение служебных обязанностей, правил и процедур,
выполняемых компанией, тем самым улучшая рабочие процессы и бизнес-
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2502