Дипломная работа: Автоматизация и обеспечение информационной безопасности процесса ведения документации и отчетности в компании ООО "Игровед-4"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
4
Введение
Увеличивающиеся объемы информации, такой, как входящая
/исходящая/внутренняя корреспонденция, документы, факсы, бумажные и
электронные архивы, поручения, заявки и другая рабочая документация,
уже стали неотъемлемой частью работы большинства компаний и
нуждаются в постоянной обработке и упорядочивании – составления,
распределения, анализа, корректировки и утверждения.
Быстро распространившиеся системы электронного
документооборота (СЭД) упрощают работу с документами, поддерживают
актуальность хранимых данных, минимизируют время поиска
необходимого файла.
Документы - это главные информационные ресурсы для любой
компании, поэтому взаимодействие с ними требует четко прописанных
правил. Документы реализуют информационную поддержку выработки
управленческих решений на каждом уровне и влияют на все бизнес-
процессы. Документооборот - это постоянный процесс движения
документов, который позволяет отразить деятельность компании и
эффективно ей управлять. Горы бумаг, долгий поиск нужного документа,
дубликаты и потерянные файлы, промедления с отправкой и получением,
промахи персонала - все это далеко не полный перечень негативных
проблем, которые могут возникнуть при неверном построении
документооборота. Всё это значительно тормозит, а в некоторых случаях
парализует полностью работу организации.
Грамотно настроенный документооборот становится неотъемлемой
частью эффективного управления. Документооборот очень важен для
четкой организации финансового и управленческого учёта.
СЭД или EDMS (Electronic Document Management Systems)
составляют новое поколение систем автоматизации компаний. Базовыми
объектами автоматизации в подобных системах становятся документы (во
5
всех смыслах - от обычных бумажных до электронных любого формата и
содержания), а также бизнес-процессы, которые включают в себя движение
документов, так и их обработку. Подобный подход к автоматизации
компании становится сразу и конструктивным, и универсальным,
поддерживая автоматизацию отработки документов и всех бизнес-
процессов компании в рамках одной концепции и одного программного
продукта.
Функциональных приложений СЭД можно назвать большое
количество. Вот некоторые их них:
• Отслеживание корреспонденции (входящей, исходящей);
• Создание электронного архива;
• Разработка и утверждение ОРД;
• Контроль следования документам и поручениям;
• Автоматизация процесса заключения договоров;
• Библиотека регламентов процедур управления;
• Подготовка документов по командировкам;
• Реализация внутреннего информационного портала компании и
ее филиалов;
• Встроенная система отслеживания выполнения должностных
обязанностей.
К главным функциям СЭД относят:
• Описание и хранение корреспонденции, включая электронную
почту и внутреннюю документацию подчиненных;
• Улучшение процессов разработки и утверждения документов;
• Поддержка надежного, кратковременного и долгосрочного
хранения данных с изменяемым механизмом периодической архивации
документов;
• Приведение к единой форме и шаблону всех документов;
• Составление списка клиентов, контроль истории
взаимодействия с ними;
6
• Реализация единого информационного пространства и
поддержка возможности полнофункциональной работы сотрудников как
внутри офиса, так и за его пределами;
• Составление общих и личных мероприятий.
Главным достоинством СЭД можно назвать возможность
конвертации в электронный вид не только документов, но и процессов
взаимодействия сотрудников, что значительно ускоряет и упрощает
организацию совещаний и обсуждений, обмен важными данными,
корректировка действий сотрудников вне зависимости от места их
нахождения (другой офис, город, страна).
Главные положительные факторы внедрения СЭД выражаются через
основные цели их внедрения:
1. Быстрый доступ руководителей всех уровней управления
компании к точной, полной и понятно представленной информации;
2. Внедрение единого информационного пространства для любого
уровня управления;
3. Облегчение регистрации и обработки данных;
4. Недопущение двойной регистрации идентичных данных;
5. Отражение данных там, где они появляются, а не там, где они
стали необходимы, т.е. процедура регистрации ведется в режиме реального
времени;
6. Минимизация трудозатрат и их равномерное распределение на
всех участников системы учета, управления и планирования;
7. Автоматизация сбора данных для распределенной структуры
управления (аналогичной является структура фирмы).
Объектом исследования дипломной работы является ООО «Игровед
4», предметом – процесс делопроизводства компании.
Целью данного дипломного проекта является снижение трудовых и
стоимостных затрат сотрудников службы делопроизводства ООО «Игровед
4» в результате внедрения системы электронного документооборота.
7
Задачами данной дипломной работы является следующие:
анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
анализ комплекса задач и обоснована необходимость
автоматизации;
выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи;
анализ существующих разработок;
выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
выбор и обоснован способ приобретения ИС для автоматизации
задачи;
обоснование проектных решений по техническому, программному и
информационному обеспечению.
В первой части дипломной работы необходимо проанализировать
структуру предприятия, его бизнес-процессы, необходимо выбрать процесс,
подходящий для автоматизации, обосновать необходимость его
автоматизации, выбрать способ приобретения и стратегию автоматизации,
провести анализ существующей системы защиты информации, обосновать
проектные решения по техническому, программному и информационному
обеспечениям.
Во второй главе работы необходимо выбрать модель жизненного
цикла информационной системы, описать ожидаемые риски и методы их
избегания, описать информационное и программное обеспечение
информационной системы, описать контрольный пример ее использования.
В третьей части дипломной работы необходимо выбрать методику
расчета экономической эффективности системы и рассчитать показатели в
соответствии с выбранной методикой.
8
2 Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной
области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
2.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Объектом рассмотрения в дипломной работе является компания ООО
«Игровед 4».
ООО «Игровед 4» является одним из ведущих производителей
конвейерных систем.
Сегодня, конвейерные системы спроектированы так, чтобы
обеспечить универсальность и простоту, направленную на
совершенствование существующих производственных инфраструктур и
поддержка новых рабочих мест. Современные конвейерные системы
разрабатываются для выполнения стандартов и требований в различных
специализированных отраслях.
Экономические характеристики предприятия приведены в таблице
1.1.
Таблица 2.1
Экономические характеристики предприятия
Наименование показателя
За 2016 г.,
рублей
Выручка
3 837 283
Себестоимость продаж
3 564 254
Валовая прибыль убыток
273 029
Прибыль убыток от продаж
273 029
Проценты к получению
8 174
Прочие доходы
178 437
в том числе:
Доходы, связанные с ликвидацией основных
2 946
Доходы, связанные со сдачей имущества в
аренду субаренду
2 224
Доходы в виде восстановленных оценочных
резервов
1 091
Прибыль прошлых лет
4 247
Доходы в виде списанной кредиторской
задолженности
3 729
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1794