Дипломная работа: Автоматизация обработки заявок ООО «Пилснаб»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
36
тысячи человек);
в системах можно работать через веб-браузер либо через
приложения для Windows систем и мобильных устройств;
имеется интеграция с основным веб-сайтом предприятия;
получения персональных уведомлений по почте либо в самой
системе;
присутствует хорошая система безопасности.
Все перечисленные выше продукты, как выяснилось, не имеют такой
функции, как формирование заявок на материалы. Заявка составляется, но не
учитывает специфику данного процесса. Также они обладают излишней
функциональностью для рассматриваемого предприятия и автоматизируемой
задачи, требуют значительных финансовых расходов для их покупки и
дальнейшего обслуживания. Поэтому было принято решение о
самостоятельной разработке системы учета и обработки заявок ООО
«Пилснаб».
Основной задачей создания системы учета обработки заявок становится
автоматизация процесса обработки заявок на материалы для производства
ленточных пил. Разработанная система позволит использовать одну
интегрированную программу создания заявок вместо нескольких
разрозненных.
К создаваемой системе будут предъявляться следующие требования:
Составление, регистрация и согласование заявок от сотрудников на
закупку материалов, необходимых для производства ленточных пил
Составление отчетов о выполнение заявок;
Наличие механизма отслеживания выполнения заявок в системе.
Сама ИС должна включать в себя следующие функции:
1. Cоздание заявок на материалы:
Составление заявки пользователем;
Передача заявок на согласование и исполнение.
2. Отслеживание согласования и выполнения заявок:
37
Отслеживание последовательности прохождения заявки этапов
согласования;
Внесение информации об исполнении заявки исполнителем;
Просмотр информации о ходе поступления материалов.
3. Выполнение запросов по заявкам:
Фильтрация по выбранному критерию (дата, ФИО сотрудника и
т.д.)
Поиск по внесенному ключевому слову.
4. Cоставление отчета по выбранному критерию.
Формирование отчета в формате Microsoft Excel.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Для стратегии автоматизации задачи послужит, стратегия автоматизации
по участкам, она и будет являться основополагающим фактором для внедрения
нашей системы.
Основные этапы стратегии автоматизации задачи [9]:
Подготовка сотрудников предприятия к внедрению новой системы (не
все сотрудники готовы в первое время работать с данной системой в виду
появления нового интерфейса, неизвестных функций, определенных
функциональных режимов и других моментов);
Сдача всех задач и подсистем в опытную эксплуатацию (опытная
эксплуатация должна проводиться в первую очередь опытными
специалистами).
Опытная эксплуатация на предприятии (проводится руководителями
структурных подразделений, далее, выявляются все определяющие нюансы по
работе с системой). Во время опытной эксплуатации проводится выявление
всех недочетов существующей версии, апробируются выработанные алгоритмы
формирования и обработки заявки. Это дает возможность осуществить
настройку систему при ее доработке для нужд пользователей.
Общая промышленная эксплуатация (берется в повседневную
эксплуатацию штатными сотрудниками).
38
Перед вводом системы в эксплуатацию должно быть проведено обучение
всех сотрудников. Во время последнего этапа очень важно осуществлять
техническую поддержку существующей системы, а именно выявляя баги при
работе с ним, своевременно их исправлять.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для
автоматизации задачи
Для осуществления выбора и обоснования способа приобретения
информационной системы для автоматизации учета заявок, необходимо
осуществить сравнительный анализ по следующим факторам:
Критерии;
Разработка с «нуля»;
Коробочная версия с дополнительным ПО;
Покупка и доработка.
В таблице 1.6 приведен сравнительный анализ способов приобретения.
Таблица 1.6
Сравнительный анализ способов приобретения
Критерий
Разработка
«с нуля»
Коробочная версия с
дополнительным
параметрами
Покупка и
доработка
Стоимость
продукта
Дорога из-за
необходимост
и привлечения
большого
количества
сотрудников
для
разработки
Коробочная версия
имеет среднюю
стоимость. Большой
объем затрат пойдет на
покупку
дополнительных
модулей.
Средняя стоимость
коробочной версии.
Для последующей
доработки требуется
привлечение
собственного
персонала, либо
разработчика.
39
Продолжение таблицы 1.6
Время на
создание и
внедрение
Разработка
занимает
несколько
месяцев
Разработка готовая и
необходимость лишь в
ее внедрении, занимает
около недели.
Доработка основных
модулей займет
примерно месяц.
Кем
исполняется
Собственные
силы
заказчика
Специалистами
поставщика
Собственными
силами
Согласно рассмотренным способам приобретения системы обработки
заявки, можно сделать вывод о том, что:
1) Закупка коробочной версии с последующей докупкой
дополнительного ПО – не эффективна, так как представляет собой хаотичную
стратегию автоматизации, которая привлечет со временем к убыткам. После
внедрения система не будет полностью удовлетворять всем требованиям,
соответственно, впоследствии ее придется дорабатывать и модифицировать.
Коробочная версия чаще всего не позволяет выполнять в полном объеме все
функции.
Закупка коробочной версии, и ее доработка – способ достаточно
экономичный, но не выгоден в связи с тем, что на доработку системы придется
привлечь большое количество собственных сотрудников. На разбор
работающей системы уйдет большое количество времени, плюс потребуется
некоторое время, чтобы реализовать в ней необходимые возможности.
В связи с этим следует остановить на разработке «с нуля». Способ
дорогостоящий и продолжительный, но на выходе система будет удовлетворять
всем требованиям автоматизируемого предприятия.
ИС будет создаваться собственными силами фирмы, поскольку компания
имеет квалифицированных сотрудников для разработки и внедрения подобной
ИС. Создаваемая ИС включает весь необходимый функционал, а также
учитывает все особенности работы и пожелания сотрудников данной
компании, поскольку является индивидуальным (уникальным) продуктом,
40
позволяющим быстро модифицировать функциональность в рамках требований
внутреннего заказчика.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению
Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в
определенной форме для компьютерной обработки. Организационное и
методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий,
направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения
для получения искомого результата [10].
Информационное обеспечение (ИО) — совокупность единой системы
классификации и кодирования информации, унифицированных систем
документации и информационных массивов.
Электронная форма документа – шаблон документа с пустым
пространством, оставленным для заполнения пользователем. Такие формы
могут содержать командные кнопки, переключатели, различные меню и
поддерживать разные типы входной информации. Следует отметить, что для
создания таких форм требуется специальное программное обеспечение.
Выделим несколько видов форм:
Предназначенные для сбора данных, занесения их в базу данных с
последующей обработкой (заполнение и сбор по электронной почте или через
формы, размещенные на Web-серверах)
Предназначенные для получения и сбора информации внутри
организации и из-за ее пределов (заказы на покупку, счета, отчеты о
командировочных расходах)
В системе обработки заявок будет использоваться только первый вид
форм. Сбор данные происходит у пользователей, заносится в БД и сохраняется
там в определенных таблицах. Используемая форма заявки на материалы
является аналогом бумажной формы, которая использовалась на протяжении
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1897