Дипломная работа: Автоматизация обработки заявок в центре коллективного пользования "ГЕОАНАЛИТИК" ИГГ УРО РАН
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
Рис. 1.6. Информационное обеспечение по обработке заявок
На первом этапе в качестве результата обращения формируется заявка на
выполнение анализа.
В рамках этапаов: заполнение договора на оказание услуг, проверка
правильности заполнения договора, подписание договора. Осуществляется
заполнение, согласование и подписание договора на оказание услуг.
28
По результатам осуществляется составление итогового протокола с
результатами анализов, т.е. формируется итоговый протокол с результатами
анализов.
В качестве заключительного этапа проводится передача протокола с
результатами анализов.
Таким образом, задача автоматизации приема и обработки заявок является
важной для ЦКП «Геоаналитик», так как при ее решении облегчается
коммуникация с клиентами и ведение дальнейших учетных внутренних операций.
В таблице 1.1 представлен расчет эффективности обработки заявок в
рамках используемой системы обработки заявок.
Таблица 1.1
Эффективность обработки заявки персоналом ЦКП «Геоаналитик»
в 2018 году
Показатель
Расчет
Значение
Время обработки одной
заявки, минут
(5+7)/2 = 6 минут
6 минут
Количество обработанных
заявок, шт.
355 заявок
Временные затраты на
обработку заявок
355 * 6 = 2130 минут
2130 минут или
35,5 часов
Средняя частота обработки
заявок, шт. в день.
365 дней
355 / 365 = 0,97 заявок
в 1 календарный день
С учетом рабочих
дней
355/260 = 1,36 заявок
в 1 рабочий день
0,97 заявок в день
1,36 заявок в день
Таким образом, в рабочий день ежедневно обрабатывается 1,36 заявок при
обработке в рабочие дни. В качестве основной проблемы обработки заявок
необходимо выделить высокий уровень трудоемкости и занятости персонала для
ведения бумажного документооборота [13].
29
В таблице 1.2 представлены основные проблемы существующей системы
обработки заявок и последствия.
Таблица 1.2
Проблемы системы обработки заявок
Причины
Негативные последствия
Все заявки на
бумажном
носителе
Низкая производительность труда из-за работы с
бумажными документами
Сложность расчета показателей, необходимых, для
управления объектом из-за сложности обработки
большого объема бумажной информации
Способ работы с номерами проб, проставленными
вручную иногда провоцировал ошибки
Отсутствие
централизованного
доступа к данным
заявки
Высокая трудоемкость обработки информации (время на
обработку одной заявки: 5-7 минут).
Низкая оперативность, снижающая качество управления
объектом
Невысокая достоверность результатов решения задачи из-
за непроизвольного искажения информации
Отсутствие
стандартизации
обработки заявок
Несовершенство организации сбора и регистрации
исходной информации (заявок).
Отсутствие единого стандарта заполнения заявок.
Несовершенство процессов сбора, передачи, обработки,
хранения.
Таким образом, в качестве основных проблем обработки заявок возможны
выделить следующие проблемы: все заявки на бумажном носителе, что
значительно усложняет систему обработки заявок; отсутствие централизованного
доступа к данным заявки; отсутствие стандартизации обработки заявок [12].
30
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для обеспечения информационной безопасности реализуются мероприятия
на двух уровнях: [3],[4]
1. Организационный уровень;
2. Программный уровень.
На организационном уровне информационная безопасность и защита
информации реализуется за счет того, что доступ в помещения, где происходят
измерения на приборах, и где хранится аналитическая информация имеет только
ограниченный круг лиц [7].
На программном уровне информационная безопасность и защита
информации представлена за счет того, что все компьютеры персонала имеют
пароль на вход. Для защиты от сетевых угроз предназначен антивирус Касперский
[14].
Таким образом, у ЦКП «Геоаналитик» централизованная ИС отсутствует.
31
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
При автоматизации обработок заявок необходимо учитывать, что
используются программные средства: email-переписка с клиентом и офисные
приложения.
В рамках интеграции с внешними системами необходимо выделить
офисные приложения (Word, Excel), файлы используются для загрузки описания
проб в форму заявки на сайте ЦКП «Геоаналитик» (таблица 1.3).
Таблица 1.3
Потребности в интеграции с внешними системами
Внешняя информационная система
Название
Назначение
Цель
взаимодействия
с
разрабатываемой
информационной
системой
Возможность
удаленного
доступа
Наличие
ограничений
доступа в
зависимости
от прав
пользователей
Word,
Excel
Набор
текстовой
информации по
шаблону
(шаблон файла
предоставляется
сайтом ЦКП
при заполнении
заявки)
Файлы этих
приложений
используются
для загрузки
описания проб в
форму заявки на
сайте ЦКП
Удаленного
доступа нет,
эти
приложения
работают на
локальных
компьютерах
Ограничений
нет
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1871