Материал: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации ООО «Мэйджор карго сервис»
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
21
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Рассмотрим программное обеспечение, направленное на систематизацию
документации в архиве. Программное обеспечение «Логика СЭД» разработано на
платформе IBM Notes/Domino [27]. Эта информационная система предназначена
для автоматизации документооборота и делопроизводства. Основу системы
представляет СЭД «Босс-Референт», которая была разработана в 1996 году. СЭД
«Босс-Референт» считается одним из лидеров на российском рынке решений класса
СЭД.
Система «Логика СЭД» предназначена для решения следующих задач:
1. Организацию эффективной работы с договорами.
2. Автоматизацию документооборота органов власти.
3. Минимизация бумажного документооборота.
4. Обеспечение качественного контроля за исполнением поручений
руководителей.
5. Организация оперативного и архивного хранения документов.
6. Обеспечение актуальности нормативных документов.
СЭД «ДЕЛО» является системой, обладающей полным набором
инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, которая
рассчитана на максимальные нагрузки [26]. СЭД «Дело» обладает следующими
функциональными возможностями:
1. Регистрация документов.
2. Применение электронной подписи.
3. Синхронизация с сервером проверки электронной подписи.
4. Формирование юридически значимого документооборота.
5. Защита от несанкционированного доступа.
6. Поточное сканирование.
7. Партионная почта.
Программное обеспечение обладает web-интерфейсом, благодаря чему
существует возможность удаленной работы с документами.
22
СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот» – является системой электронного
документооборота, которая позволяет построить полноценную систему управления
бизнес-процессами и документами организации [29]. Система содержит весь
необходимый инструментарий для успешной организации электронного
документооборота любой компании, независимо от численности и формы
собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела,
например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках
территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных
потоков.
«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с
рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет
требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот
позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с
требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента,
положений и инструкций по работе с документами, разработанными и
применяемыми организацией.
СЭД «СУПеР», основанная на платформе программного обеспечения для
коллективной работы IBM Lotus Software, берет на себя все рутинные операции,
связанные с документооборотом и делопроизводством, составлением отчетов,
ведением договоров и проектов, аккумуляцией сведений о сотрудниках и
партнерских отношениях и многим другим [28]. Естественно, внедрение такой
системы повышает эффективность работы организации, снижает вероятность
возникновения ошибок, сокращает общее время и улучшает качество решения
поставленных задач, независимо от структуры и области деятельности компании.
Возможность комплексной, всесторонней автоматизации производственно-
коммерческой деятельности предприятия является одним из главных преимуществ
СЭД. Также СЭД позволяет автоматизировать и контролировать работу
структурных подразделений организации.
Анализ представленных программных продуктов будет осуществляться по 5-
балльной шкале, где 1 - будет самой низкой оценкой, а максимальной - 5.
Результаты анализа представлены в таблице 4.
23
Таблица 4
Анализ программного обеспечения
Критерий
Логика
СЭД
ДЕЛО
ЕВФРАТ-
Документооборот
СУПеР
Стоимость
5
4
3
2
Функционал
3
4
4
5
Документация
5
5
5
4
Системные
требования
5
4
3
3
Надежность
3
3
4
4
Совместимость с
другим ПО
3
4
4
3
Итого
24
24
23
21
По результатам анализа, перечисленные системы имеют низкие показатели
функциональности и показывают средний уровень соответствия поставленным
критериям. В связи с чем преимущество остается за индивидуальной разработкой
системы.
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Стратегия автоматизации бизнес-процессов организации представляет собой
подход и набор методов, согласно которым будет осуществляться автоматизация
выбранной задачи.
Существует несколько видов стратегий автоматизации [13]:
кусочная (хаотичная) автоматизация;
автоматизация по участкам;
автоматизация по направлениям;
комплексная автоматизация.
Первый вариант стратегии автоматизации включает в себя приобретение
отдельных модулей программного продукта без какого-либо стратегического
плана. Такой вариант стратегии обладает низкой эффективностью, поскольку
отдельные фрагменты информационной системы не способны оказать пользу
компании, а дальнейшая автоматизация приведет к значительным затратам.
Следующий вариант процесса автоматизации предполагает автоматизацию
отдельных бизнес-процессов, которые объединены по набору выполняемых
функций. Выбор этого способа оптимален в том случае, когда существуют участки,
24
в которых применение автоматизированных систем дает значительный
экономический эффект.
Способ автоматизации по направлениям предполагает автоматизацию
отдельных направлений деятельности компании [24]. При этом достигается полная
автоматизация направления деятельности. Этот подход является оптимальным в
том случае, когда дальнейшая интеграция автоматизированных функций не будет
связана с серьезными препятствиями.
Комплексная автоматизация предполагает внедрение программного
продукта, автоматизирующего работу компании в целом [14].
Кусочная стратегия автоматизации не подходит для рассматриваемой задачи,
поскольку в рамках ее решения будет автоматизирована деятельность целого
отдела, при этом будут использованы несколько составляющих информационной
системы: СУБД и клиент-серверное приложение.
Стратегии полной автоматизации также не является подходящей, поскольку
будет автоматизировано одно из направлений деятельности компании.
В рамках рассматриваемой задачи, подходящей является стратегия
автоматизации по направлениям, поскольку будет автоматизирован процесс
документации и отчетности, который выполняется отделом канцелярии.
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Рассмотрим существующие способы приобретения информационных систем
для автоматизации документации. Приобретение информационных систем может
осуществляться одним из перечисленных способов [17]:
1. Покупка готовой специализированной ИС.
2. Разработка ИС своими силами.
3. Разработка ИС сторонней фирмой.
4. Покупка системы и её доработка.
Рассмотрим вариант покупки готовой информационной системы,
автоматизирующей документацию и отчетность предприятия. Ранее были
рассмотрены программные системы, представленные на рынке, и был сделан вывод
25
о том, что они не в полной мере удовлетворяют потребностям организации,
поэтому покупка готовой информационной системы не потребуется.
Рассмотрим вариант с покупкой системы и ее доработкой. Доработка
информационной системы под потребности организации является трудоемкой и
добавление необходимого информационных систем под нужды компании
потребует внесения значительных изменений исходного кода и бизнес-логики.
Поэтому оба варианта приобретения информационной системы были отклонены.
Следующая группа вариантов приобретения информационных систем
подразумевает разработку информационной системы, удовлетворяющей
требованиям организации. Поскольку в компании отсутствуют специалисты с
необходимой квалификацией для автоматизации процесса документации и
отчетности, вариант разработки системы своими силами не подходит.
Следовательно, подходящим будет являться вариант разработки системы силами
сторонней организации.
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Опишем состав входных и выходных документов процесса систематизации
документации архива. Входными документами процесса являются исполненные
документы, к которым относятся:
постановления;
решения;
приказы;
распоряжения;
указания.
Перечисленные документы будут храниться в системе в виде скан-копий,
поэтому не потребуется проектирование оригинальной формы документов.
Выходным документом бизнес-процесса является опись документов в деле.
Этот документ имеет унифицированную форму, поэтому при разработке системы
не потребуется оригинального проектирования форм документов.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2138