Дипломная работа: Автоматизация учета аренды площадей клиентами компании ООО "Дубрава-Р"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
14
Для защиты локальной сети от вредоносного программного обеспечения
и атак из всемирной сети Интернет на сервере работает FireWall. Кроме того, на
сервере располагаются внутренние сетевые ресурсы: принтеры и папки с
общим доступом для всех компьютеров ЛВС компании.
На всех рабочих компьютерах конечных пользователей установлены
операционные системы от компании Microsoft: Windows 10. Системный
администратор следит за тем, чтобы операционные системы рабочих
компьютеров сотрудников всегда получали самые последние обновления, т.к.
от своевременного получения обновлений зависит не только
производительность труда сотрудников, но и безопасность данных.
Программное обеспечение, используемое в организации, разнообразно и
применяется для широкого круга задач. Специальным программным
обеспечением пользуется в своей работе, в основном, системный
администратор и маркетолог. Остальным достаточно возможностей текстового
редактора Microsoft Word и табличного процессора Microsoft Excel (версия
2013).
В качестве основной информационной системы для автоматизации учета
деятельности компании выступает 1С: Бухгалтерия.
В качестве СУБД для системы 1С используется Microsoft SQL Server.
Для организации слаженной работы менеджеров по работе с клиентами и
контроля их деятельности руководителем используется CRM-система, в
которой учитывается история взаимодействия с клиентами от момента
получения от них заявки до завершения сотрудничества (расторжения договора
аренды недвижимости).
15
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Для анализа бизнес-процессов, связанных с учетом аренды площадей
клиентами компании ООО «Дубрава-Р», воспользуемся функционально-
структурным моделированием этой деятельности. В качестве основной
методологии построения функциональных моделей выступает IDEF0.
Методологию IDEF0 создали американские военные для того, чтобы
более успешно тиражировать бизнес-процессы на предприятиях
аэрокосмической промышленности. В свое время венные столкнулись с
проблемой следующего типа.
При проектировании деятельности заводов было замечено, что каждый
раз сотрудники выполняют одни и те же действия при проектировании
подсистем управления, на что уходило много дополнительного времени и
ресурсов. Поэтому возникла идея разработать новый язык, или чертеж, при
помощи которого сотрудники могли бы описать типовые подсистемы
управления и при создании нового завода использовать эти наработки. Язык,
которые был создан для этих целей, лег в основу методологии описания бизнес-
процессов на предприятиях IDEF0.
Данная методология описания бизнес-процессов предполагает указание
не только входов и выходов, но дополнительных входов. Всего в данном
стандарте выделяют три типа входа: первый так и называется вход, второй –
управлением, а третий – механизмами.
Стандарт IDEF0 регламентирует с помощью входа (первый тип входных
данных) показывать объекты, которые преобразуются в данном бизнес-
процессе, это могут быть информационные и материальные потоки. С
помощью управления (второй тип) показывают объекты, которые управляют
выполнением бизнес-процессам. С помощью механизмов (третий тип)
необходимо показывать объекты, которые непосредственно осуществляют
16
данный бизнес-процесс: сотрудники, технические средства, информационный
системы. На выходе бизнес процесса показывают результат выполнения
данного бизнес-процесса.
На первом этапе построения IDEF0 модели система представляется как
единое целое. Основная цель данного этапа – выявить входные и выходные
данные, а также механизмы и правила для данной системы. Диаграмма данного
этапа называется контекстной.
Учетом аренды площадей занимается отдел по работе с клиентами.
Рассмотрим деятельность отдела по работе с клиентами более подробно.
Контекстная диаграмма изображена на рисунке 4 (для построения диаграмм
использовалось CASE- средство AllFusion Process Modeler 7).
Рисунок 4 – Контекстная IDEF0-диаграмма
В качестве входных данных для рассматриваемой деятельности отдела по
работе с клиентами выступают заявки от потенциальных клиентов. Данные
заявки поступают чаще всего на электронную почту в виде писем, иногда - в
USED AT: AUTHOR: Author DATE:
REV:PROJECT: model
15.10.2017
13.11.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
TOP
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность отдела по работе с клиентами
компани ООО "Дубрава-Р"
A-0
Менеджеры по работе с клиентами
Заявки от потенциальных клиентов
Договоры на аренду
Список сданных помещений
Регламент раоты с клиентами
Руководитель
Список площадей
Отчет о деятельности отдела
00 р.
Деятельность отдела
по работе с клиентами
компани ООО "Дубрава-Р"
17
виде телефонных звонков, а также список свободных (и сдаваемых в данный
момент) площадей. Выходными данными исследуемой деятельности
выступают договоры на аренду нежилых помещений, заключаемые с
клиентами, список со сданными в аренду площадями и отчеты о деятельности
отдела.
Механизмами, выполняющими рассматриваемую деятельность, являются
сотрудники отдела по работе с клиентами. Вся деятельность осуществляется в
соответствии с регламентами работы с клиентами.
Следующий этап моделирования бизнес-процессов – декомпозиция
контекстной диаграммы на блоки, составляющие моделируемую деятельность.
Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 5.
Рисунок 5 – Диаграмма декомпозиции
Исследуемую деятельность составляют четыре основных бизнес-
процесса:
обработка заявок;
USED AT: AUTHOR: Author DATE:
REV:PROJECT: model
15.10.2017
13.11.2017
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:
Деятельность отдела по работе с клиентами
компани ООО "Дубрава-Р"
A0
Менеджеры по работе с клиентами
Регламент раоты с клиентами
Руководитель
Договоры на аренду
Заявки от
потенциальных
клиентов
Список сданных помещений
Список площадей
Отчет о
деятельности
отдела
Данные
клиента
Данные о
выбранной
площади
10 р.
Обработка
заявок
20 р.
Заключение
договора
30 р.
Внесение записи
в книгу учета
40 р.
Формирование
отчетов
18
заключение договора;
внесение записи в книгу учета сданных площадей;
формирование отчетов.
При поступлении заявки от потенциального клиента в отдел по работе с
клиентами, её обрабатывает менеджер, затем по результатам данной обработки
менеджер заключает с клиентом договор на аренду и вносит соответствующую
запись в книгу учета сданных площадей.
Завершающий бизнес-процесс – формирование отчетности. По мере
необходимости (обычно – раз в месяц) руководитель отдела по работе с
клиентами формирует отчеты.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
В рамках данной выпускной квалификационной работы рассматривается
создание информационной системы автоматизации учета сданных в аренду
площадей. В настоящее время учет площадей ведется с помощью специальной
книги учета. На каждый год заводится специальная книга, в которой сотрудник,
заключивший договор на аренду того или иного помещения ставит
соответствующую пометку в графе данной площади. В пометке указывается
номер договора, на который заключена аренда и срок истечения действия
договора. В конце года книга сдается в архив компании
Такая организация признана низкоэффективной не только из-за
отсутствия возможности оперативного учета сданных площадей, но из-за
большого количества времени, затрачиваемого сотрудниками на внесение
записей, поиск нужной записи и формирование отчетов.
Автоматизация данного процесса позволит сотрудникам более
эффективно вести учет сданных площадей, а руководителю отдела даст
возможность значительно сократить временные затраты на формирование
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2358