Дипломная работа: Автоматизация учета аренды площадей клиентами компании ООО "Дубрава-Р"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
19
отчетов о деятельности отдела, т.к. большинство показателей можно
рассчитывать программно.
В качестве входных данных для автоматизируемого процесса выступают
данные о площадях, сдаваемых в аренду, и клиентах, которые эти площади
арендуют.
В качестве выходных данных выступают данные о сданных в аренду
площадях.
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Задача автоматизации учета аренды площадей клиентами компании
предполагает использование вычислительной техники для своего решения.
Рассмотрим текущую схему документооборота для записи в книге учета
сданных площадей (Рисунок 6).
Менеджер по работе с
клиентам
1. Добавление
записи о площади в
книгу
2. Дополнение
записи после сдачи
её в аренду
3. Дополнение
записи после
истечения срока
аренды
5. Формирование
отчета
Запись в книге
учета
Запись в книге
учета
Запись в книге
учета
Отчет
Руководитель отдела
Рисунок 6 – Схема документооборота записи в книге учета сданных
площадей
Изначально в книгу вносятся данные обо всех площадях, которые
имеются в собственности компании ООО «Дубрава-Р». Когда какая-то площадь
сдается в аренду, в графе с записью о данной площади делается пометка о том,
20
какой клиент и на какой срок снял данную площадь. Также указывается номер
договора, дата подписания договора и комментарий, если он необходим.
После того, как истекает срок аренды помещения, либо заключается
новый договор с новым арендатором, либо продляется договор с текущим
арендатором. Также возможен вариант, когда арендатор съезжает и площадь
остается пустой на некоторый срок, а точнее – до тех пор, пока не будет найден
клиент, желающий снять эту площадь.
В конце отчетного периода (месяц) руководитель составляет отчет о
деятельности отдела по работе с клиентами, в котором указывается какое
количество площадей было сдано, какое освобождено за текущий месяц, а
также общее количество свободных площадей.
Согласно статистике, в среднем в месяц сотрудники отдела по работе с
клиентами вносят 120 записей в книгу учета аренды площадей. Кроме того, при
обработке входящих заявок необходимо всегда обращаться к книге для
выяснения статуса той или иной площади, которая подходит под требования
клиента. Таким образом, ежемесячно на работу с книгой учета, то есть на учет
аренд площадей тратится около 90 часов.
Дополнительно необходимо ежемесячно составлять отчет о деятельности
отдела по работе с клиентами, что требует в среднем 8 часов рабочего времени
в месяц. Таким образом, временные затраты на учет аренды площадей
составляет 90+8=98 часов в месяц.
Внедрение информационной системы позволит значительно снизить
время, которое сотрудники затрачивают на внесение данных об арендованных
площадях в книгу учета. Кроме того, возможность автоматического
отслеживания статуса той или иной площади позволит сотрудникам отдела по
работе с клиентами получать оперативную информацию о каждой
интересующей их площади. Также руководитель сможет значительно сократить
затраты времени на формирование отчета, т.к. подсчет всех показателей будет
выполняться в автоматическом режиме.
21
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В компании «Дубрава-Р» большое внимание уделено вопросам
информационной безопасности и защиты информации. Для обеспечения
информационной безопасности имеются нормативно-правовые и
организационно-распорядительные документы, такие как:
1. Регламент информационной безопасности:
доступ сотрудников к служебной информации, составляющей
коммерческую тайну;
доступ к использованию программного обеспечения, которое
настроено и сконфигурировано специально под требования компании.
2. Регламенты использования ресурсов локальной вычислительной сети,
сети Интернет и электронной почты.
Информационная безопасность и защита информации обеспечиваются на
двух уровнях: программном и аппаратном.
Программный уровень включает в себя настройку политики безопасности
Microsoft Windows Server 2012:
а) права доступа;
б) права пользователя системы на чтение, запись и исполнение каких-
либо данных;
в) парольная защита, доступ к базе (установлены пароли на программные
продукты, такие как: Антивирус Касперского, 1С);
г) ведение логирования основных действий пользователей.
Аппаратный уровень включает в себя хранение ключей от серверной в
закрытом сейфе и доступ в серверное помещение только одного сотрудника
(системного администратора), а также периодические резервные копирования
данных, хранимых на сервере организации.
22
Кроме того, в компании используется ежеквартальная смена паролей на
доступ к ключевым ресурсам (1С, авторизация в операционной системе на
пользовательских ПК, базы данных, файловые серверы и т.д.).
Ответственным за информационную безопасность является системный
администратор.
Также в обязанности ответственного за информационную безопасность и
защиту информации входит постоянный мониторинг наиболее опасных угроз:
утечка данных;
халатность служащих;
вирусы;
хакеры;
кража оборудования;
аппаратные и программные сбои.
Из списка угроз видно, что первое место в иерархии опасностей
информационного обеспечения предприятия занимает утечка данных. А
именно нарушается конфиденциальность следующих информационных блоков:
персональные данные; финансовые отчеты, детали конкретных сделок,
интеллектуальная собственность организации. Поэтому в обязанности
системного администратора также входят контроль прав доступа к
корпоративной информации на файловый сервер, мониторинг электронной
почты сотрудников, контроль интернет-канала путем закрытия доступа к
социальным сетям.
Если утечку информации удается предотвратить, сотрудник несет
ответственность за нарушение внутренней информационной безопасности. К
нарушителю применяются одна или несколько санкций:
1) выговор;
2) строгий выговор;
3) штраф;
4) «принудительно-добровольное» увольнение из компании;
23
5) увольнение из компании согласно статье и с заведением уголовного
дела.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
В качестве возможных видов программных продуктов, которые могут
подойти для решения поставленной задачи рассмотрим информационные
системы, предназначенные для учета финансовых показателей предприятий,
занимающихся сдачей в аренду различных площадей.
Первый программный продукт – комплект программ от компании 1С.
Главным продуктом является 1С: Предприятие. Далее на основе 1С:
Предприятия формируется целая линейка различных конфигураций,
предназначенных для предприятий различной направленности. Каждая
конфигурация включает только те функции и возможности, которые
необходимы для работы предприятия конкретной сферы деятельности.
Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить
на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа
представляет собой набор различных механизмов, используемых для
автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного
законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно
прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на
автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и,
разумеется, отвечает принятому законодательству. Также существует
возможность доработать стандартную конфигурацию под нужды конкретной
компании, используя набор стандартных компонентов.
Среди достоинств платформы 1С следует выделить:
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2358