Дипломная работа: Автоматизация учета продаж в ООО "Экопласт-Кемерово"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
27
интерактивный диалог с клиентом;
разработка особых схем работы с наиболее выгодными организации
клиентами (особенные условия договоров, системы скидок, придание статуса
'VIP', ускоренные сроки исполнения обязательств со стороны предприятия и т.д.);
обеспечение соблюдения интересов клиентов при выполнении
условий договоров подразделениями организации.
Рисунок 1.7 Схема декомпозиции процесса обработки заявок (обращений)
При обращении клиента менеджеры учитывают его данные, а также
выясняют, какие товары и услуги и в каком объеме его нужны. После этого
формируют коммерческое предложение, которое отправляется клиенту.
Декомпозиция данного процесса приведена на Рисунке 1.8.
Если клиента устраивает полученное коммерческое предложение,
менеджер выбирает шаблон договора. Затем в выбранный шаблон менеджер
вводит данные клиента и данные об объеме услуг. После этого, на основании
заполненного договора и данных о видах работ менеджер производит расчет
стоимости услуг по договору.
28
После заключения договора менеджер контролирует выполнение
оговоренных услуги и выставляет счет за них. Если договор заключён на оказание
разовых услуг, то счет выставляется после их выполнения, если же
подразумевается выполнение комплекса мероприятий.
Рисунок 1.8 Декомпозиция процесса учета и обработки заявок клиента
Характеристика процесса представлена на рисунке 1.9.
29
Рисунок 1.9 Характеристика процесса заключения и исполнения договора
Менеджер формирует счета на оплату, согласно графику платежей. При
этом, счет на оплату формируется путем заполнения шаблона данными о сумме
оплаты и данными клиента. Заключительным этапом является формирование акта
выполненных услуг.
Также в обязанности менеджера входит формирование регулярного отчета
по работе с клиентами за указанный период (неделя или месяц). На основании
поступающих от бухгалтерии данных об оплаченных счетах, менеджер
рассчитывает оплаченную сумму, сумму имеющейся задолженности.
Предусмотрена возможность формирования отчета по поступившим оплатам за
каждого клиента в отдельности и за всю организацию в целом. Отчет содержит
такие графы, как наименование клиента, общая сумма, оплаченная сумма (с
разбивкой по датам), остаток задолженности.
Кроме этого, сотрудникам необходимо обеспечивать обратную связь с
клиентами. Это может быть изучение их требований к услугам, установление
причин неудовлетворенности клиента ими или совместной работой, анализ
претензии клиентов. Могут быть приняты меры по их удовлетворению и
30
пресечению, а также меры по сохранению деловых связей. Эта функция
необходима для определения уровня удовлетворенности качеством продукции
или услуг организации, для выяснения пожеланий клиентов относительно
совершенствования товаров или услуг.
Существенной проблемой организации является именно учет каждой
заявки и формирование на их основании общей. Как показывает опыт, при
переносе данных менеджер допускает ошибки в количестве товара, сроках
поставки, что отрицательно сказывается на заявках и их выполнении.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Учет и планирование продаж, получение отчетов по ним в настоящее время
осуществляется вручную, без применения средств автоматизации. В этом случае
многие аспекты остаются без внимания компетентного руководителя, что
приводит к ошибкам со стороны отдела и влечет за собой штрафы и неустойки.
Схема документооборота приведена на рисунке 1.10
31
Отчётность
Отчётность
Начальник
отдела
Директор
Заявка
Счет-фактура
Менеджер отдела
продаж
Изучение заявки
клиента на предмет
планирования
продаж
Подготовка
коммерческого
предложения
Утверждение у
начальника отдела
Учет счет-фактуры
Подготовка
отчетности
Печать отчётности
Действие
Подготовка
договора
№
1
2
3
4
5
6
7
Коммерческое
предложение
Договор
Договор
Отчетность
Отчетность
Рисунок 1.10 Схема документооборота
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2413