Дипломная работа: Автоматизация учета рабочего времени сотрудников компании АО "Скоростные Магистрали"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
22
На рисунке 1.7 приведена ARIS-диаграмма учета рабочего времени
сотрудников.
Рисунок 1.7 – ARIS-диаграмма учета отработанного времени
23
Особенностью работы компании АО «Скоростные магистрали» является
большое количество командировок, что связано со спецификой работы компании,
предполагающей проведение большого количество работ на площадках фирм-
клиентов.
Информация о направлении сотрудников в командировки может храниться
как у руководителя подразделений (в случаях, когда необходимо срочное
направление сотрудников к клиентам), так и у специалистов по кадрам. Для
хранения данных о направлении сотрудников в командировку используются
книги Exccl, либо бумажные носители, что создает трудности при расчете
количества отработанных дней и объеме оплат сотрудников, направленных в
командировку.
Для данного способа учета отработанного времени сотрудников
характерны следующие недостатки:
1. Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
2. Слабый контроль работы специалистов по кадрам.
3. Вероятность утери данных, в случаях когда направление
сотрудников производилось руководителями подразделений.
Приведем анализ экономической сущности задач учета отработанного
времени сотрудников.
Экономическая сущность задачи № 1.1. Регистрация заявки от клиентов на
выезд специалистов. Смысл данной операции заключается в формировании
списка сотрудников, направляемых в командировку.
Экономическая сущность задачи № 1.2. Определение объема
командировочных расходов. Специалист по кадрам передает информацию в
бухгалтерию, где планируют объем командировочных расходов.
Экономическая сущность задачи № 1.3. Поступление больничного листа.
Специалисты по кадрам вводят в табель количество дней в соответствии с листом
нетрудоспособности.
Экономическая сущность задачи № 1.4. Работа с приказами на отпуск.
Специалист по кадрам проводит заполнение плана очередных отпусков
сотрудников.
24
Экономическая сущность задачи № 2.1. Специалист по кадрам проводит
учет данных о сотрудниках. В соответствии со штатным расписанием проводится
учет данных о подразделениях и должностях сотрудников.
Руководством компании было принято решение об автоматизации процесса
учета отработанного времени, то есть создании информационной системы для
повышения качества учета и уменьшения временных затрат на обработку данных
в учете отработанного времени.
1.2.2. Определение
места проектируемой задачи в комплексе задач
и ее описание
На рисунке 1.8 показано место проектируемой задачи в комплексе задач.
Учет
отработанного
вр еме ни
Кадровый учет
Учет
заработной
платы
Подготовка
отчетности в
ФСС
Учет кадровых
приказо в
Рисунок 1.8 - Место проектируемой задачи в комплексе задач
Как показано на рисунке 1.8, задача учета рабочего времени имеет связь с
задачами:
- Кадрового учета (получение информации о сотруднике в рамках
технологии учета рабочего времени);
- Учета заработной платы (в части расчета оплаты труда по видам рабочего
времени);
25
- Учета кадровых приказов (получение информации о графике отпусков);
- Подготовки отчетности в ФСС (обмен информацией о листах
нетрудоспособности).
1.2.3 Обоснование необходимости использования
вычислительной техники для решения задачи
В рамках данной работы было предложено разработать программное
средство, позволяющее сотрудникам отдела кадров вести учет отработанного
времени в автоматизированном режиме. Рабочее название программного
продукта – «Информационная система учета отработанного времени
сотрудников».
Основными задачами автоматизации являются:
- учет кадровых данных сотрудников;
- ведение учета времени нахождения сотрудников в командировке;
- учет отпусков;
- учет листов нетрудоспособности;
- формирование табеля учета рабочего времени;
- получение оперативной и отчетной информации, связанной с
технологиями кадрового учета.
Приведем анализ экономической сущности задач учета рабочего времени
сотрудников. Всего задачи технолога можно разделить на три группы:
- Помощь специалистам по кадрам в поиске информации о сотрудниках;
- Помощь в поиске информации о нахождении сотрудников в
командировках, отпусках, отработанном времени;
- Формирование табеля учета рабочего времени.
В таблице 1.5 показано, что использование информационной системы
позволит существенно экономить рабочее время сотрудников, сократить
трудозатраты на выполнение основных технологических операций учета
отработанного времени.
26
Таблица 1.5
Частота формирования отчетных документов
№
Название документа
Время
формировани
я без
применения
автоматизац
ии
Время
формировани
я с
применением
автоматизаци
и
Частота
формирования,
раз в год
1
Учет кадровых данных
сотрудников
15 мин.
0,5 мин
6000
2
Ввод данных о командировках
15 мин.
0,5 мин.
4000
3
Ввод данных о листах
нетрудоспособности
15 мин.
0,5 мин.
4000
4
Учет отпусков
15 мин.
0,5 мин.
6000
5
Формирование табеля учета
рабочего времени
15 мин.
1 мин.
7000
6
Формирование аналитического
отчета о нагрузке на
специалистов
15 мин.
1 мин.
6000
7
Учет невыходов
2 ч.
1 мин.
12
8
Учет сверхурочных
1 ч.
1 мин.
100
В ходе исследования было выявлено, что в технологии управления
проектами АО «Скоростные магистрали» возникает необходимость
формирования отчетных форм, а также выходных документов, в которых
фигурируют данные из информационной базы. Примерные расчеты приведены в
таблице 1.7.
Только по приведенным в таблице бизнес-процессам виден выигрыш
рабочего времени в 1030 рабочих дней.
Существуют различные варианты подхода к приобретению
информационной системы, такие как покупка готовой ИС, покупка и доработка
существующих решений, разработка силами аутсорсинговых компаний,
самостоятельная разработка.
Как было рассмотрено выше, на рынке нет готовых решений, полностью
отвечающих требованиям, предъявляемым к разрабатываемой системе.
Доработка существующих решений либо невозможна ввиду лицензионных
обязательств конечного пользователя, либо экономически нецелесообразна.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2423