Каждый факультет Кубанского университета имеет свой веб-сайт, где также возможно получить определенную информационную поддержку. С помощью этих источников можно получить данные о большом числе научно-исследовательских коллективов и отдельных ученых, вовлеченных во всё многообразие видов научной деятельности в университете. Также на данных ресурсах можно получить ссылки на уникальные научные информационные ресурсы. Среди них - опубликованные результаты научных исследований и экспериментов, библиографические и фактографические базы данных, сведения об ученых, их научной деятельности, публикациях, проектах и т.п. Эти ресурсы представляют значительный интерес для научного сообщества.
В настоящее время в университете КубГУ для информационной поддержки, в том числе научной деятельности, применяются несколько автоматизированных систем: База информационных потребностей КубГУ, Среда модульного обучения Moodle, ИС Синкопа, ИСПаруси БД Access.
База информационных потребностей КубГУ объединяет необходимую информацию по образовательным программам, рабочим программам курсов, данным по научным публикациям преподавателей КубГУ и их участии в научных конференциях. База создана в 2004 году и реализована с помощью технологий PHPиMySQL. Доступ для работы с БД можно получить с любого рабочего места, где возможен доступ к сети Интернет. Весь функционал реализуется через веб-браузер пользователя, интерфейс БД прост и для работы не требуется дополнительных инструкций.
Используя данную БД можно с легкостью получить доступ к образовательным программам курсов. Все программы разделены по факультетам, подразделениям и специальностям, таким образом можно получать быстрый доступ к нужной информации, при переходе на страницу определенной специальности можно выбирать программы определенных курсов.
База научных публикаций КубГУ ведется с 2006 года. Чтобы найти нужную публикацию, необходимо воспользоваться поиском по следующим фильтрам: год, кафедра, автор, название. Также можно искать публикации только с участием студентов и аспирантов.
Такой набор инструментов предлагает раздел с информацией по участию преподавателей КубГУ в различных конференциях. Данная БД также ведется с 2006 года. Для поиска необходимой информации нужно заполнить следующие поля: год, кафедра, название конкурса, участник. Можно проводить поиск среди конкурсов, проведенных подразделениями КубГУ.
Программа «Парус» применяется в бухгалтерии университета. Программные продукты «ПАРУС» (ПП «ПАРУС») - предназначена для автоматизации деятельности коммерческих предприятий и бюджетных учреждений разного уровня.
В основу «ПАРУС» положены следующие основные принципы:
1) архитектура "файл-сервер";
2) интеграция с программными продуктами других разработчиков;
) готовое решение плюс гибкие возможности настройки.
Функциональные возможности программы обеспечивают:
- подготовку, оформление и учет платежных поручений и требований, приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, приходных накладных и накладных на отгрузку, доверенностей, авансовых отчетов, входящих и исходящих счетов-фактур, товарных отчетов, документов на внутреннее перемещение ТМЦ;
- учет расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, прочими дебиторами и кредиторами;
- учет товаров, материалов и МБП по средним, учетным ценам, ценам FIFO, LIFO, формирование оборотных и сальдовых ведомостей по движению ТМЦ;
- инвентарный учет простых и составных основных средств и нематериальных активов, автоматический расчет износа, построение инвентаризационных ведомостей, ведомостей по начислению износа, ведомостей по переоценке, актов приемки, передачи и списания;
- подготовку и формирование инвентаризационных описей и актов, внутренних документов на оприходование излишков и списание недостач;
- учет валютных операций, переоценку валютных активов и пассивов;
- учет готовой продукции, расчет себестоимости готовой продукции по калькуляциям и нормативам.
Программа «ПАРУС» имеет ряд важных преимуществ:
1) «ПАРУС» представляет собой готовое комплексное решение, не требующее от бухгалтера владения специальными знаниями и навыками, выходящими за рамки общепринятых норм компьютерной грамотности;
2) в отличие от программы «ПАРУС » большинство программ, представленных сегодня на рынке учетных систем относятся к классу бухгалтерских конструкторов, предполагающих адаптацию тиражного решения к особенностям ведения учета на предприятии непосредственно на рабочем месте пользователя;
) низкая стоимость обслуживания программ «ПАРУС» объясняется свойством интегрированной системы;
) важным преимуществом программы «ПАРУС» является тесная информационная и функциональная интеграция регистров оперативного (реестры счетов, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров, доверенностей и т.д.) и бухгалтерского (журнал хозяйственных операций, оборотные ведомости по взаиморасчетам, движению ТМЦ, инвентарная картотека и т.д.) учета;
) реализованные в программе алгоритмы позволяют легко разбираться в сложных учетных операциях при обеспечении корректного формирования записей в журнале хозяйственных операций, оборотных ведомостях по взаиморасчетам и движению ТМЦ.
Систему «СИНКОПА» (Система Интегрированная Корпоративного управления Планирования и Анализа) ввели в действие в университете с 2010-2011 учебного года для автоматизации документационного обеспечения управления.
Система управления «СИНКОПА» является электронным инструментом для полного управления предприятием или группой предприятий (в том числе разного профиля), разнесенных территориально на любом удалении.
В системе за счет универсальных инструментов и подходов обеспечивается возможность объединения работы практически всех категорий сотрудников от бухгалтерии до медицины с различными видами оборудования охранного, торгового, технологического. При этом в едином информационном пространстве обрабатывается и сохраняется все виды информации (текстовая, числовая, графическая, видео и звуковая).
Удаленные пользователи (с разрешенными функциями) могут работать в Системе через Интернет без специального программного обеспечения.
Главной особенностью Системы является мощный единый аппарат аналитики для бухгалтерского, управленческого и производственного учетов, обеспечивающий жесткую увязку всей информации с первичными бухгалтерскими данными.
Система содержит ядро, включающее стандартную СУБД и несколько уникальных программных продуктов, с помощью которых разрабатываются и эксплуатируются прикладные задачи, собираемые в так называемые оболочки.
Использованные в Системе современные математические методы позволили унифицировать учет (журналирование) любых операций на предприятии, как планируемых, так и фактически выполненных, во всех сферах - от переписки до производства изделий.
Примененная многомерная система анализа позволяет вести как учет, так и планирование затрат в разрезе одних и тех же осей аналитики.
В системе автоматически поддерживаются справочная информации и обновление версий на всей территории ее функционирования.
Система автоматически отслеживает историю изменения всех данных и обеспечивает синхронизацию периодов существования законов, формул, условий и данных, к которым они применяются.
В Системе достигнута простота наращивания функциональности в процессе эксплуатации за счет использования технологий СУБД Oracle и методов объектного программирования .
В университете создана база данных преподавателей и студентов на базе Ассess- СУБД.
Данная БД содержит необходимую информацию о студентах и преподавателях КубГУ. Данная БД отвечает за хранение персональной информации, необходимой для методической работы со студентами, работы отдела кадров университета и студенческого отдела. Импорт таблиц - Microsoft Access поддерживает импорт данных из таблиц других баз данных Microsoft Access, а также данные из других приложений и файлов других форматов, например, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft Fox Pro или Paradox. Microsoft Access также обеспечивает импортирование языковых таблиц и списков (только для чтения), которые могут находиться на персональном компьютере, на сетевом сервере или на сервере Интернета.
При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных Microsoft Access. Исходная таблица или файл при этом не изменяются. Импортируемые данные нельзя сразу добавлять в существующие таблицы (за исключением импорта таблиц или текстовых файлов). Однако после импорта таблицы можно добавить данные в другую таблицу с помощью запроса на добавление.
Допускается импорт не только таблиц, но и других объектов баз данных, например, форм или отчетов из другой базы данных Microsoft Access. Связь с таблицами - поддерживает связывание данных из таблиц других баз данных Microsoft Access, а также данные из других приложений и файлов других форматов, например, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft Fox Pro или Paradox. Связывание данных позволяет читать и в большинстве случаев обновлять данные во внешнем источнике данных без их импорта.
Формат внешних источников данных не меняется, поэтому файл можно продолжать использовать в приложении, в котором он был создан, но при этом появляется возможность добавлять, удалять или изменять данные в Microsoft Access.
В Microsoft Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей базе данных, используются разные значки. Если удалить значок связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.
В Интернет-Центре КубГУ введена «Среда модульного обучения» на базе программного продукта Moodle. На сайте университета есть раздел, где пользователи могут ознакомиться с такими разделами этой программы:
1) база информационных потребностей (база учебных планов, УМК, публикаций и конференций);
2) среда модульного дистанционного обучения (SMS Moodle для разработки и размещения курсов преподавателями КубГУ);
) среда малого бизнеса (wiki).
Moodle - это программный продукт, позволяющий создавать курсы и web-сайты, базирующиеся в Internet. Это постоянно развивающийся проект, основанный на теории социального конструктивизма.распространяется бесплатно в качестве программного обеспечения с открытым кодом (Open Source) под лицензией GNU Public License (rus). Moodle (Мудл) может быть установлен на любом компьютере, поддерживающем PHP, а также базы данных типа SQL (например, MySQL).
Он может быть запущен на операционных системах Windows или Mac и многих разновидностях linux (например, Red Hat или Debian GNU).
Слово Moodle - это аббревиатура от понятия Модулярная Объектно-Ориентированная Динамическая Обучающая Среда, которая наиболее полезна для программистов и теоретиков.
Дистанционное обучение, осуществляемое с помощью компьютерных телекоммуникаций, имеет следующие формы занятий:
1) чат-занятия - учебные занятия, осуществляемые с использованием чат-технологий. Чат-занятия проводятся синхронно, то есть все участники имеют одновременный доступ к чату. В рамках многих дистанционных учебных заведений действует чат-школа, в которой с помощью чат-кабинетов организуется деятельность дистанционных педагогов и учеников;
2) веб-занятия - дистанционные уроки, конференции, семинары, деловые игры, лабораторные работы, практикумы и другие формы учебных занятий, проводимых с помощью средств телекоммуникаций и других возможностей «Всемирной паутины».
Для веб-занятий используются специализированные образовательные веб-форумы - форма работы пользователей по определённой теме или проблеме с помощью записей, оставляемых на одном из сайтов с установленной на нем соответствующей программой.
От чат-занятий веб-форумы отличаются возможностью более длительной (многодневной) работы и асинхронным характером взаимодействия учеников и педагогов.
Телеконференции - проводятся, как правило, на основе списков рассылки с использованием электронной почты. Для учебных телеконференций характерно достижение образовательных задач. Также существуют формы дистанционного обучения, при котором учебные материалы высылаются почтой в регионы.
В основе такой системы заложен метод обучения, который получил название «Природный процесс обучения» (Natural Learning Manner). Дистанционное обучение - это демократичная простая и свободная система обучения. Она была изобретена в Великобритании и сейчас активно используется жителями Европы, для получения дополнительного образования. Студент, постоянно выполняя практические задания, приобретает устойчивые автоматизированные навыки. Теоретические знания усваиваются без дополнительных усилий, органично вплетаясь в тренировочные упражнения. Формирование теоретических и практических навыков достигается в процессе систематического изучения материалов и прослушивания и повторения за диктором упражнений на аудио и видео носителях (при наличии).
Таким образом, можно говорить о существовании опыта внедрения и
использования автоматизированных систем, в том числе систем электронного
документооборота, систем модульного обучения для обеспечения информационной
поддержки учебного и научного процесса в Кубанском Государственном
университете. Однако на практике данными информационными системами пользуется
небольшой круг специалистов по долгу своей службы. Также отсутствует различное
продвижение данных систем, путем ознакомительных семинаров или презентаций.
Информационные сервисы университета остаются невостребованными по причине
низкой осведомленности потенциальных пользователей. Среди проблем реализации
единого информационного пространства в ВУЗе также можно указать неудобство и
недостаточная функциональность существующих на данный момент систем. Решение
подобных проблем позволит создать эффективное информационное пространство
университета.
2.4.1 Основные задачи и функции информационного сопровождения научных исследований
Выполнять функции и решать задачи информационного сопровождения должна служба сопровождения. Для эффективной деятельности данная служба должна быть встроена в процесс и структуру научных исследований на нескольких уровнях, а также организовать специальную ИС для качественной поддержки научных исследований.
На стратегическом уровне согласовывается и утверждается концепция реализации и развития, также определяются цели, задачи, объемы и этапы проектов и отдельных подпроектов (функциональных направлений). Здесь же происходит планирование и утверждение необходимых ресурсов (финансовых, материально-технических, трудовых). Ещё один важный элемент - определение и фиксация ожидаемых результатов по каждому этапу проекта и подпроектов, что позволит в дальнейшем оценивать и корректировать ход научных работ [18].
К числу главных задач оперативного уровня относится руководство выполнением проекта, квартальное и месячное планирование ресурсов и работ, контроль над исполнением бюджета, а также организация взаимодействия в рамках каждого подпроекта и проекта в целом.
Обязательным условием эффективной работы службы сопровождения является наличие программных и технических средств, которые помогут выполнять все те функции, которые возложены на это подразделение.
Для организации связи с пользователями рекомендуется использовать такие средства, как электронная почта и интернет-страница или веб-сайт службы сопровождения, где пользователи могут найти ответы на наиболее часто задаваемые вопросы и решить проблему самостоятельно. С помощью этой страницы можно организовать и проведение консультаций в интерактивном режиме «вопрос-ответ». Кроме того, следует предусмотреть организацию телефонной «горячей линии», работающей в круглосуточном режиме.
Повысить оперативность оказания помощи пользователям также поможет создание и ведение базы знаний (списка часто задаваемых вопросов), применение которой упростит работу операторов службы сопровождения [19].