Материал: Фінансова грамотність
110
Розділ
6.
ВЛАСНА
ФІНАНСОВА
БЕЗПЕКА
§ 10.
ФІНАНСОВА
ДОКУМЕНТАЦІЯ
Ви
зрозумієте
,
що
таке
фінансові
документи
і
яких
видів
вони
бувають
,
навчитеся
правильно
їх
заповнювати
.
Ключові
тези
1.
Документи
є
підтвердженням
факту
,
події
,
явища
і
можуть
мати
політичне
,
історичне
,
юридичне
та
економічне
значення
.
2.
Письмовим
доказом
фактичного
здійснення
господарської
операції
або
письмовим
розпорядженням
на
право
її
здійснення
є
фінансовий
документ
.
3.
Головне
призначення
фінансових
документів
полягає
в
тому
,
що
вони
повинні
забезпечувати
:
повну
схоронність
грошових
коштів
та
інших
цінностей
;
точне
виконання
фінансових
,
банківських
та
інших
операцій
;
своєчасне
відображення
виробничих
операцій
;
запобігання
фінансовим
порушенням
і
зловживанням
;
складання
бухгалтерської
та
іншої
звітності
;
право
здійснювати
грошово
-
розрахункові
операції
у
фінансових
і
банківсь
-
ких
установах
.
4.
Правильно
оформлений
фінансовий
документ
повинен
містити
всі
показники
,
потрібні
для
забезпечення
повної
інформації
про
виконану
операцію
,
тому
що
документ
,
складений
із
порушенням
установлених
правил
,
не
має
юридичної
(
доказової
)
сили
.
5.
Використання
комбінованих
фінансових
документів
сприяє
повноті
і
наочності
обліковуваних
операцій
,
спрощує
і
поліпшує
їх
використання
у
процесі
опрацювання
та
зменшує
саму
їх
кількість
.
6.
Важливі
документи
видають
на
все
життя
,
але
відновлювати
їх
у
разі
втрати
дуже
важко
,
тому
дуже
важливо
ретельно
їх
зберігати
.
Документи
відіграють
величезну
роль
у
житті
суспільства
.
Їх
розрізняють
за
значимістю
і
характером
.
Документи
є
підтвердженням
факту
,
події
,
явища
.
Вони
можуть
мати
політичне
,
історичне
,
юридичне
та
економічне
значення
.
Наявність
або
відсутність
будь
-
якого
документа
може
змінити
все
життя
людини
.
Ще
більшу
роль
документ
відіграє
в
житті
суспільства
,
закріплюючи
і
відбиваючи
в
законах
порядок
організації
та
управління
державою
,
правила
поведінки
людей
,
порядок
їх
взаємовідносин
,
прийняту
мораль
.
Таким
чином
,
документ
може
виконувати
багато
функцій
і
мати
різні
призначення
.
111
§
10.
ФІНАНСОВА
ДОКУМЕНТАЦІЯ
?
Що
таке
фінансовий
документ
Фінансовий
документ
є
письмовим
доказом
фактичного
здійснення
господарської
операції
або
письмовим
розпорядженням
на
право
її
здійснення
.
Спосіб
оформлення
господарських
операцій
документами
називається
документацією
.
Документація
є
важливим
елементом
обліку
:
вона
служить
для
первинного
спостереження
за
господарськими
операціями
і
є
обов
’
яз
-
ковою
умовою
для
відображення
їх
у
бухгалтерському
обліку
(
рис
. 10.1
).
Рис
. 10.1.
Призначення
фінансових
документів
Документи
,
пов
’
язані
з
обліком
та
фінансовими
діями
приватних
осіб
,
установ
,
організацій
,
підприємств
,
об
’
єднуються
у
групу
обліково
-
фінан
-
сових
документів
.
Документацією
обліково
-
фінансового
призначення
вважається
роз
-
писка
,
акт
,
відомість
,
накладна
,
список
,
таблиця
,
перелік
,
віза
,
субсидія
,
ваучер
,
приватизаційний
сертифікат
,
довідка
про
присвоєння
іденти
-
фікаційного
номера
,
платіжні
відомості
,
відмови
від
акцепту
,
гарантійні
листи
,
заяви
-
зобов
’
язання
на
одержання
кредиту
чи
позики
,
заяви
на
відкриття
рахунку
в
банку
,
заявки
для
організації
купівлі
-
продажу
,
квитанції
,
Головне
призначення
фінансових
документів
полягає
в
тому
,
що
вони
повинні
забезпечувати
повну
схоронність
грошових
коштів
та
інших
цінностей
точне
виконання
фінансових
,
банківських
та
інших
операцій
своєчасне
відображення
виробничих
операцій
запобігання
фінансовим
порушенням
і
зловживанням
можливість
документального
обґрунтування
відповідальності
складання
бухгалтерської
та
іншої
звітності
право
здійснювати
грошово
-
розрахункові
операції
у
фінансових
і
банківських
органах
112
Розділ
6.
ВЛАСНА
ФІНАНСОВА
БЕЗПЕКА
накладні
(
вимоги
),
свідоцтва
із
зразками
підписів
і
відбитком
печатки
,
переліки
,
платіжні
доручення
;
доручення
на
представництво
інтересів
і
на
здійснення
угод
,
на
отримання
власних
гроші
.
Документи
мають
практичне
значення
для
попереднього
і
подаль
-
шого
контролю
за
доцільністю
і
законністю
господарських
операцій
.
Попередній
контроль
здійснюють
керівні
працівники
:
підписуючи
документ
,
вони
беруть
на
себе
відповідальність
за
законність
операції
,
оформленої
цим
документом
.
Подальший
контроль
здійснюють
облікові
працівники
при
прийманні
і
опрацюванні
документів
,
а
також
працівники
податкових
,
фінансових
і
ревізійних
органів
.
Цей
контроль
поширюється
головним
чином
на
виправдні
документи
для
встановлення
законності
і
господарської
доцільності
операцій
,
а
також
перевірки
правильності
оформлення
самих
документів
.
Документи
мають
і
правове
(
юридичне
)
значення
як
письмовий
доказ
здійснення
господарських
операцій
,
а
тому
використовуються
судовими
органами
при
розгляді
господарських
позовів
.
Судові
органи
визнають
за
документом
доказову
,
юридичну
силу
в
тому
разі
,
якщо
його
складено
своєчасно
і
належним
чином
оформлено
.
?
Як
правильно
оформити
фінансовий
документ
Від
якості
оформлення
документів
значною
мірою
залежать
повнота
і
достовірність
показників
обліку
і
звітності
.
Тому
до
документів
ставляться
такі
вимоги
:
•
своєчасність
складання
,
•
достовірність
показників
,
•
правильність
оформлення
.
Правильно
оформлений
документ
повинен
містити
всі
показники
,
потрібні
для
забезпечення
повної
інформації
про
виконану
операцію
,
які
називаються
його
реквізитами
.
Кількість
і
зміст
реквізитів
визначаються
характером
операції
і
призначенням
документа
.
Обов
’
язковими
реквізитами
кожного
документа
є
:
назва
підприємства
,
від
імені
якого
складено
документ
,
або
прізвище
,
ім
’
я
,
по
батькові
фізичної
особи
;
назва
документа
,
його
номер
,
код
форми
;
дата
складання
документа
(
число
,
місяць
,
рік
);
зміст
господарської
операції
та
її
вимірники
(
натуральні
,
трудові
,
грошовий
);
підписи
осіб
,
відповідальних
за
здійснення
операції
й
правильність
її
оформлення
.
Залежно
від
характеру
операції
і
технології
опрацювання
облікової
інформації
в
документах
можуть
міститися
й
інші
додаткові
реквізити
.
Якщо
документ
не
має
будь
-
якого
з
обов
’
язкових
реквізитів
,
він
втрачає
свою
юридичну
(
доказову
)
силу
і
не
може
бути
підставою
для
облікових
записів
.
113
§
10.
ФІНАНСОВА
ДОКУМЕНТАЦІЯ
Документи
повинні
складатися
чітко
,
розбірливо
,
без
підчисток
,
забруднень
та
інших
дефектів
,
які
б
викликали
сумнів
щодо
дійсності
документа
і
правильності
господарської
операції
.
Вільні
рядки
в
документах
повинні
прокреслюватися
.
Помилки
в
первинних
документах
(
неправильний
текст
або
суму
)
закреслюють
тонкою
рискою
так
,
щоб
можна
було
прочитати
закреслене
,
а
зверху
пишуть
правильний
текст
або
суму
.
Виправлення
помилок
повинно
бути
застережено
написом
«
Виправлено
»
і
підтверджено
підписами
осіб
,
які
підписали
цей
документ
,
із
зазначенням
дати
виправлення
.
Якщо
помилку
виявили
облікові
працівники
в
документі
,
складеному
не
в
бухгалтерії
,
про
необхідність
її
виправлення
повідомляють
осіб
,
які
допустили
помилку
.
Вони
також
повинні
підписувати
застереження
про
зроблені
виправлення
.
Документи
,
складені
з
порушенням
установлених
правил
,
не
мають
юридичної
(
доказової
)
сили
.
У
касових
і
банківських
документах
ніякі
виправлення
не
допускається
.
Документи
,
пов
’
язані
з
оформленням
грошових
операцій
(
грошові
чеки
,
векселі
тощо
),
складають
на
спеціальних
бланках
,
які
виготовляють
таким
чином
,
щоб
у
них
не
можна
було
зробити
ніяких
виправлень
(
наприклад
,
друкують
бланки
таких
документів
на
папері
з
водяними
знаками
тощо
),
їх
називають
бланками
суворого
обліку
і
за
зберіганням
та
використанням
їх
встановлюють
контроль
.
Якщо
при
складанні
документа
на
такому
бланку
допущено
помилку
,
через
що
бланк
було
зіпсовано
,
то
він
погашається
перекреслюванням
або
надрізуванням
і
зберігається
для
наступної
перевірки
використання
бланків
цих
документів
.
Замість
зіпсо
-
ваного
виписують
новий
,
правильний
документ
.
За
достовірність
інформації
,
що
міститься
в
документі
,
і
якісне
його
складання
несуть
відповідальність
особи
,
які
підписали
документ
.
?
Які
існують
види
фінансових
документів
За
призначенням
документи
поділяють
:
на
розпорядчі
,
виправдні
(
виконавчі
),
бухгалтерського
оформлення
і
комбіновані
.
Розпорядчими
називають
документи
,
які
містять
розпорядження
(
наказ
,
завдання
)
на
здійснення
господарської
операції
.
До
них
належать
чеки
на
одержання
грошових
коштів
у
банку
,
платіжні
доручення
банку
на
перерахування
коштів
,
довіреності
на
отримання
матеріальних
цінностей
та
ін
.
Виправдними
(
виконавчими
)
називають
документи
,
які
підтверджують
факт
здійснення
господарської
операції
(
тобто
містять
дані
про
її
виконання
),
!
!
114
Розділ
6.
ВЛАСНА
ФІНАНСОВА
БЕЗПЕКА
а
тому
служать
обґрунтуванням
для
облікових
записів
.
До
них
належать
витяги
банку
з
поточного
або
іншого
рахунку
підприємства
чи
особи
,
акти
,
квитанції
,
авансові
звіти
та
ін
.
Для
виконавців
(
банків
,
матеріально
відповідальних
осіб
тощо
)
вони
є
виправданням
у
використанні
коштів
або
матеріальних
цінностей
.
Документи
бухгалтерського
оформлення
складають
самі
працівники
бухгалтерії
на
підставі
відповідних
виправдних
документів
або
даних
поточного
обліку
для
технічної
підготовки
облікових
записів
.
До
таких
документів
належать
меморіальні
ордери
,
бухгалтерські
довідки
,
розрахунки
(
наприклад
,
відомості
нарахування
амортизації
основних
засобів
,
розподілу
загальновиробничих
витрат
,
звітні
калькуляції
та
ін
.).
Документи
бухгал
-
терського
оформлення
самостійного
значення
не
мають
,
вони
не
відобра
-
жають
безпосередньо
господарської
операції
;
їхнє
призначення
полягає
в
технічній
підготовці
облікових
записів
.
Комбінованими
називають
документи
,
які
за
своїм
призначенням
виконують
функції
двох
і
навіть
трьох
документів
(
розпорядчих
,
виконавчих
і
бухгалтерського
оформлення
),
До
них
належать
прибуткові
і
видаткові
касові
ордери
,
лімітно
-
забірні
карти
,
наряди
на
виконання
робіт
та
ін
.
Так
,
видатковий
касовий
ордер
,
переданий
для
виконання
касирові
,
є
розпорядчим
документом
;
після
того
як
касир
видасть
гроші
,
а
одержувач
поставить
свій
підпис
на
ордері
в
їх
отриманні
,
цей
документ
є
виправдним
;
нарешті
,
після
зазначення
на
цьому
ордері
кореспондуючих
рахунків
він
виконує
функції
документа
бухгалтерського
оформлення
.
Використання
комбінованих
документів
сприяє
повноті
й
наочності
обліковуваних
операцій
,
спрощує
і
поліпшує
використання
документів
у
процесі
їх
опрацювання
,
зменшує
кількість
самих
документів
.
За
терміном
зберігання
розподіляють
:
документи
постійного
строку
зберігання
(
договори
дарування
,
акти
приймання
-
передавання
цінних
речей
,
зобов
’
язань
,
довідки
,
звіти
,
приватизаційні
сертифікати
);
документи
з
установленим
терміном
зберігання
,
після
закінчення
якого
вони
можуть
бути
знищені
.
Документи
цієї
групи
,
у
свою
чергу
,
поділяють
:
–
на
документи
тривалого
терміну
зберігання
(
більше
ніж
10
років
)
–
документи
тимчасового
(
до
10
років
)
строку
зберігання
(
чеки
,
квитанції
,
платіжні
доручення
)
В
окрему
групу
виділяють
документи
щодо
особового
складу
.
Це
пов
’
язано
з
тривалим
терміном
зберігання
(
до
75
років
),
а
також
особливою
важливістю
таких
документів
для
працівників
підприємства
при
призначенні
пенсій
і
різних
видів
допомоги
[
особові
справи
,
особові
картки
(
Т
2,
Т
2
а
),
накази
про
рух
кадрів
,
особові
рахунки
на
видачу
заробітної
плати
,
контракти
з
працівниками
].
Між
тим
умовно
всі
документи
можна
розподілити
на
важливі
і
тимчасові
.
Перші
видають
на
все
життя
,
та
відновлювати
їх
у
разі
втрати