Курсовая работа (т): Коммуникации, их роль в управлении фирмой

Коммуникации, их роль в управлении фирмой

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине «Менеджмент»

на тему «Коммуникации, их роль в управлении фирмой»

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

Содержание

Введение

.        Роль коммуникаций в деятельности организаций

.        Коммуникации: процесс, виды коммуникаций

.1      Коммуникационный процесс: сущность, этапы, элементы

.2      Виды коммуникаций

.        Пути совершенствования межличностных и организационных коммуникаций

.1      Совершенствование межличностных коммуникаций

.2 Информационные технологии как фактор эффективности

.        Коммуникации компании ООО «ОП «Охрана-Техника»

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Для того чтобы достичь стоящие перед ней цели, организация (согласно ст. 48 ГК РФ, наиболее широкое определение всех видов юридических лиц(1, с. 34)) использует ресурсы - труд менеджеров и специалистов, денежные средства и т.д. При всем многообразии, используемые ресурсы традиционно подразделяются на три основные группы:

·  натуральные, или природные;

·        материальные;

·        человеческие.

Для процветания организации необходимо постоянное внимание к решению пяти ключевых задач:

1)   выбрать (корректировать) сферу(ы) деятельности;

2)   подобрать необходимых специалистов;

3)   организовать их работу с максимальной эффективностью;

4)   правильно определить цели организации;

5)   выбрать эффективную программу развития персонала.

Управление трудовыми отношениями в организации должно быть поставлено таким образом, чтобы достичь всех запланированных целей. То есть организации нужен не просто персонал, а работники, способные достигать поставленных целей. Для этого, в частности, необходимо, чтобы сотрудники организации представляли стратегию бизнеса, каковы его возможности и результаты, по каким каналам организовано деловое взаимодействие «по вертикали» и «горизонтали», как используется творческий коллективный потенциал, считали корпоративный бренд привлекательным. Для достижения этих целей организация должна иметь эффективный инструмент координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяющий получать необходимую информацию и обеспечивать формирование (поддержание) деловых отношений хозяйствующего субъекта.

Перечисленные обстоятельства определяют актуальность проведения исследования, посвященного коммуникациям, их роли в управлении фирмой.

Цель настоящего курсового проекта - продемонстрировать навыки анализа, систематизации и изложения материалов о деятельности конкретных предприятий, самостоятельного формулирования выводов, применения методов и приемов для поиска вариантов решения проблем в системах управления и оценки их эффективности.

Задачи курсового проекта:

·  оценить роль коммуникаций в деятельности организаций;

·        рассмотреть сущность, этапы, элементы коммуникационного процесса;

·        рассмотреть виды коммуникаций;

·        сформировать пути совершенствования межличностных и организационных коммуникаций;

·        проанализировать коммуникации в ООО «ОП «Охрана-Техника», дать краткие рекомендации по их совершенствованию.

Объект исследования-ООО «Охранное предприятие «Охрана-Техника», занимающееся охраной объектов физическими постами.

Предмет исследовании- процесс и система коммуникаций в ООО «ОП «Охрана-Техника», а также пути повышения их эффективности.

Методы исследования- теоретический анализ, наблюдение, анализ официальных и личных документов, метод экспертных оценок, групповые и индивидуальные беседы, моделирование.

1.      При написании данной работы использовалась информация об ООО «ОП «Охрана-Техника», полученная как в самом ООО, так и из открытых источников. Также использовались литературные источники отечественных и зарубежных авторов, учебники и учебные пособия.
Роль коммуникаций в деятельности организаций

Для определения роли коммуникаций в деятельности организаций рассмотрим, прежде всего, какие определения дают коммуникациям авторы ряда работ в области управления.

Коммуникация - способность выразить идеи в ясной и убедительной форме, умение выслушать, найти объяснение другой точки зрения (6, с. 236).

Коммуникация - способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи (7, с. 690).

Коммуникация- специфическаяформа взаимодействиялюдейпо передачеинформацииот человекак человекуприпомощиязыкаи других знаковыхсистем (2, с.5).

Коммуникация- это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Прочность и качество отношений между людьми - будь это друзья, члены семьи или коллеги - в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения ееэффективного функционирования (8, с. 52).

Коммуникация - этопроцесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации (12, с.245).

По мнению автора, наиболее подходящим для данного дипломного проекта является определение, данное С.В.Шекшней, согласно которому коммуникацией является процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации.

Коммуникациями в группе или в организации выполняются следующие функции:

·  информативная функция - передаются сведения, предоставляется необходимая информация для принятия решений;

·        мотивационная функция - сотрудники побуждаются к лучшему исполнению поставленных задач, для этого используются внушение, приказы, просьбы, убеждение и т.д.;

·        контрольная функция - поведение сотрудников отслеживается различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

·        экспрессивная функция способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

Коммуникации, таким образом, отражают не только процесс получения и передачи информации, но также и ее восприятие, понимание и усвоение.

Основные функции коммуникаций. Наиболее очевидная функция коммуникаций - это передача каких-либо сведений, какого-либо содержания и смысла. Это - смысловая сторона. В конце концов, эта передача влияет на действия и поступки человека, егоповедение, на состояние и организованность его внутреннего мира. Коммуникациями выполняются три основные функции:

·  информационно-коммуникативная;

·        регулятивно-коммуникативная;

·        эмоционально-коммуникативная.

Информационно - коммуникативная функцияраскрывается в процессах передачи и приема информации партнерами по общению.Не просто передается - принимается, но и формируется, что является важным моментом для творческого продуктивного общения. Может быть представлена как возможность:

·  выразить свое согласие или несогласие;

·        выровнять различия в исходной информированности партнеров;

·        понять взгляды и установки партнеров, сопоставить их;

·        прийти к определенным согласованным или новым результатам.

Регулятивно - управляющая функцияпроявляется в воздействии на поведение партнеров в процессе их общения. Данную функцию можно представить как возможность:

·  взаимной «подстройки» действий;

·        оказывать управляющее воздействие на человека, глубина которого зависит от индивидуальных свойств партнеров общения.

·        регулировать не только собственное поведение, но и поведение других людей;

Эмоционально - коммуникативная функцияоказывает большое воздействие на эмоциональное состояние человека. Необходимость изменения своего эмоционального состояния часто влечет за собой возникновение потребности в общении. В процессе общения людей может измениться интенсивность эмоциональных состояний партнеров: происходит либо сближение этих состояний, либо их поляризация, взаимное усиление или ослабление. Человек в общении может эмоционально разрядиться или, наоборот, усилить эмоциональную напряженность.

Информация необходима всем:коллективам предприятий, общественным организациям, управляющимструктурам и т.д. В настоящее время опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт невозможно. Необходимо получение и освоение все расширяющейся информации, которая помогала бы решать возникающие вопросы.

Коммуникации лежат в основе функционирования любого предприятия и пронизывают все его системы. Хотя коммуникации широко применяются во всех областях управления, особенно важными они являются при осуществлении функции лидерства и руководства. Современный руководитель тратит 48 минут каждого часа своего рабочего времени на общение с подчиненными, коллегами, начальством. Таким образом, 80% его рабочего времени уходит на коммуникации и от того, насколько они эффективны, во многом зависит эффективность работы всей организации. Качество внутренних деловых коммуникаций оказывает непосредственное влияние на производственное поведение сотрудников, а также на функционирование других процессов системы управления организации.

Осуществление неэффективных коммуникаций является одной из причин возникновения проблем руководителя. Эффективные менеджеры эффективны в коммуникациях. Эти руководители четко представляют суть коммуникационного процесса, хорошо общаются как в устной, так и в письменной форме, осознают влияние среды на обмен информацией.

2.       
Коммуникации: процесс, виды коммуникаций

межличностный организационный коммуникация

Процесс коммуникаций (коммуникационный процесс) - обмен информацией между двумя и более субъектами.Основа процесса коммуникации- взаимодействие элементов управленческой структуры:подразделений, должностных лиц, которое осуществляется посредством их соединяющих каналовкоммуникаций (3, с.448).

Такое взаимодействие по содержанию может быть:

·  административным;

·        информационным;

·        техническим.

При административном взаимодействии происходит передача вышестоящими звеньями управленческой структуры нижестоящим звеньям управленческих полномочий и ответственности, различных распоряжений, инструкций, рекомендаций, получение от них отчетов, осуществление процесса контроля. Административное взаимодействие по назначению может быть интеграционным и координационным.

Приинформационном взаимодействии между субъектами управленческой деятельности происходит обмен сведениями, которые необходимы для принятия решения. Данные сведения могут быть как официальные (закрепленные юридически), так и неофициальные, не обладающие никаким правовым статусом, но помогающие ориентироваться в ситуации.

Реализация технического взаимодействия между субъектами управленческой структуры происходит в процессе их участия в практической деятельности, такого как:

·  подготовка и проведение совещаний;

·        обмен опытом;

·        ведение делопроизводства(сбор, фиксация, хранение, выдача различного рода документов) и пр.

Напомним, что основная цель коммуникационного процесса - обеспечить понимание информации, которая представляет собой предмет обмена (иначе говоря, сообщение). Сам факт того, что обмен информацией состоялся, никоим образом не гарантирует того, что взаимодействие людей, участвующих в обмене информацией, было эффективным. Для лучшего понимания процесса обмена информацией, условий его эффективности, рассмотрим его элементы и этапы.

Как правило, выделяют четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

.        Отправитель - лицо, которое генерирует идеи, или собирает информацию и передает ее.

.        Сообщение - собственно информация, которая закодирована с помощью символов.

.        Канал - средство передачи информации.

.        Получатель - лицо,для которого информация предназначена, лицо, которое ее интерпретирует (10, с.150).

В свою очередь, этапы коммуникационного процесса таковы:

·  зарождение идеи;

·        кодирование информации, выбор канала;

·        передача информации;

·        декодирование.

Графически коммуникационный процесс представлен на рисунке 1.

Искажение сообщений можно объяснить рядом причин. Например, может происходить непреднамеренное искажение информации в силу определенных трудностей в межличностных контактах. Однако, может происходить и сознательное искажение информации, например, когда какой-либо руководитель не согласен с сообщением. Данный руководитель может модифицировать сообщение так, чтобы изменить его смысл в своих интересах.

Рис. 1. Модель коммуникационного процесса

Фильтрация сообщений также может послужить проблемой обмена информацией. Естественно наличие в организации потребности фильтрации сообщений для того, чтобы один уровень организации направлял другому уровню только касающиеся его сообщения. Чтобы ускорить движение информации или придать сообщению большую ясность, различные сведения суммируются и упрощаются перед отправкой сообщений в разные подразделения организации.

Поскольку именно руководители решают, какие сообщения будут отправлены, различные проблемы в межличностных контактах могут повлиять на их решение. Вследствие этого, одни сообщения могут быть отсеяны, а другие - акцентированы.

Существует тенденция снабжать руководителей более высокого уровня только информацией, которая положительно воспринимается. Это может привести к тому, что руководитель не будет информирован о существующей или потенциальной проблеме, подчиненный «не хотел сообщать руководителю плохие вести». Часто, желая получить одобрение руководителя, подчиненные говорят ему только то, что ему хочется слышать. Среди причин, которые мешают сотрудникам передавать информацию наверх, можно отметить страх перед наказанием, а также стойкое ощущение бесполезности этого информирования.

Перегрузки коммуникационных каналов также могут мешать эффективному обмену информацией. Руководитель, загруженный поступающей информацией, необходимостью ее переработки и поддержания информационного обмена, чаще всего не способен реагировать на всю информацию одинаково эффективно. Он отсеивает менее важную, с его точки зрения, информацию, оставляя сообщения, кажущиеся ему важными. Естественно, что его мнение о важности информации может существенно отличаться от мнения других сотрудников организации.

На искажение сообщений может оказать влияние и структура организации. Там, где существуют многочисленные уровни управления, высока вероятность информационных искажений. Уже говорилось о том, что на каждом последующем уровне управления сообщения могут корректироваться и фильтроваться. В наиболее эффективных организациях структуры имеют незначительное число уровней управления.

При обмене информацией проблемы могут создать и конфликты между различными подразделениями и группами организации.

Как коммуникативный стиль, принятый в организации, влияет на взаимодействие руководства и сотрудниковпоказано в таблице 1.