При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению правильности и полноты оприходования наличных денег, имея в виду, что в соответствии с пунктом 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.03 № 54-ФЗ прием наличных денег всеми организациями при осуществлении указанных расчетов проводится с обязательным применением контрольно-кассовых машин, оснащенных фискальной памятью и зарегистрированных в установленном порядке в налоговых органах.
Рекомендуется в любом случае проверку или ревизию приема наличных денег в кассу проводить в сплошном порядке, охватывая все без исключения приходные кассовые ордера и приложенные к ним документы. В качестве основных приемов контроля используются проверка документов и встречная сверка документов и записей.
При ревизии приема наличных денег, полученных в обслуживающем банке, следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. Техника такой сверки заключается обычно в отметках точками или «галочками» сумм в выписках банка, оприходованных по кассе. Неотмеченные в этом случае суммы будут свидетельствовать о расхождениях в записях по кассовой книге и выписках банка, что подлежит особому изучению для выявления причин этих расхождений. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскания с них причиненного хозяйству материального ущерба. Чтобы выявить полноту оприходования по кассе денег, полученных в банке, необходимо тщательно изучить сложившуюся в организации практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки чеков при поездке кассира в банк.
Нельзя допускать каких бы то ни было отступлений от действующего порядка. Все замеченные нарушения следует зафиксировать в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки и рекомендовать главному бухгалтеру организации незамедлительно устранить их. В частности, все чековые книжки должны храниться только в кассе, они должны быть зарегистрированы на специальном забалансовом счете № 006 «Бланки строгой отчетности». Выписываемые для получения в банке наличных денег чеки должны быть заполнены до выезда кассира из хозяйства. Главный бухгалтер предприятия обязан систематически осуществлять контроль за соблюдением установленного порядка получения, хранения и учета чековых книжек, выписки чеков и оприходования наличных денег по кассе, регулярно производить сверку сумм, значащихся в выписках банка, с записями в кассовой книге. Все это должно быть установлено до начала проверки или ревизии кассовых операций и проведено непосредственно в процессе ее осуществления.
Аналогично проверяются суммы оприходованных по кассе наличных денег и по другим каналам их поступления.
Так, например, приходные кассовые ордера на прием денег из выручки от реализации продукции столовых, буфетов, магазинов и ларьков сверяются с записями в кассовой книге, отчетами о реализации кухонной продукции, меню, отчетами о реализации продукции, отчетами заведующих столовыми, буфетами и магазинами, а также с контрольными лентами контрольно-кассовых машин, в результате чего выявляются своевременность и полнота оприходования этих сумм.
Встречной сверке подвергают записи в кассовой книге и приходных кассовых ордерах на прием выручки от деятельности бань, парикмахерских, ремонтно-пошивочных мастерских, мельниц, шерстобоек, пилорам и других производств с их производственными отчетами, квитанциями и другими документами. При этом выявляются действительные объемы предоставленных населению услуг, правильность расценок и тарифов, своевременность и полнота поступления выручки в кассу хозяйства. Особое внимание следует обращать на организацию таких расчетов и контроля за их осуществлением. Если расчеты за те или иные платные услуги производятся по талонам, квитанциям, жетонам и другим документам, то необходимо выяснить, соответствуют ли они установленным формам, ведется ли их учет и хранение как бланков строгой отчетности, нет ли фактов бесконтрольности в их получении и использовании.
При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания, законности и целесообразности расходования наличных денег по кассе организации.
Основным направлением такого движения денежных средств является их выдача в оплату труда, в связи с чем, в первую очередь следует проверить расчетно-платежные ведомости и составленные на оформление списания выданных по ним сумм расходные кассовые ордера (их заменяющие штампы).
Указанная проверка осуществляется путем выявления правильности оформления этих документов, их подлинности, арифметической правильности, законности и реальности данных хозяйственных операций. Особое внимание обращается на использование типовых форм расчетно-платежных ведомостей, наличие на них разрешительной надписи о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера хозяйства с указанием сроков этой выдачи и суммы прописью. При неполучении теми или иными работниками зарплаты следует проверить наличие в расчетно-платежных ведомостях штампов или отметок от руки «Депонировано» против фамилии лиц, не получивших деньги по данной ведомости, и наличие реестра депонированных сумм, правильность подсчета итогов по этим документам как фактически выплаченной, так и неполученной суммы заработной платы. В ходе этой проверки или ревизии необходимо установить, производит ли бухгалтерия организации проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и контрольный подсчет выданных и депонированных по ним сумм, как это предусмотрено Порядком ведения кассовых операций.
При разовых выдачах наличных денег по отдельным кассовым ордерам проверяют обоснованность операции и реальность лица - получателя, что выявляется изучением характера операции, расписок в получении денег, запросов в необходимых случаях сведений о получателе по месту его жительства и т.д.
Взносы наличных денег в обслуживающий банк сверяют по записям в кассовой книге, расходных кассовых ордерах и выписках банка путем отметок каждой суммы по аналогии с проверкой получения из банка денежных средств.
Особому контролю следует подвергать расходование наличных денег на хозяйственные нужды и операционные мероприятия, выявляя законность и целесообразность этих операций, их реальность, обоснованность отнесения на те или иные счета бухгалтерского учета. При необходимости в этих случаях делаются запросы соответствующих организаций, отдельных должностных лиц и т.д. При этом выявляется соблюдение действующего порядка выдачи и использования авансов подотчетными лицами.
Во всех случаях выдачи наличных денег обращают внимание на необходимость обязательной подписи расходных кассовых документов руководителем и главным бухгалтером организации (либо на расходных кассовых ордерах, либо на прилагаемых к ним документах, но с обязательной подписью при этом расходных кассовых ордеров главным бухгалтером). Кроме того, при налично-денежных расчетах с лицами проверяется соблюдение предельного размера таких платежей в рамках каждой сделки, установленного Банком России (в настоящее время такой предел составляет 60 тыс. руб.).
Как приходные, так и расходные кассовые документы проверяют также с точки зрения правильности их заполнения (должны быть заполнены бухгалтерией чернилами или шариковыми ручками, не допускаются какие-либо подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные), передачи в кассу для исполнения (не допускается их выдача на руки лицам, вносящим или получающим деньги) и даты исполнения (разрешается осуществлять по ним прием и выдачу денег только в день их составления). Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть подписаны кассиром, а приложенные к ним документы погашены штампами или подписями «получено» (приходные документы) и «оплачено» (расходные документы) с указанием даты (числа, месяца, года), что также должно быть установлено в ходе ревизии или проверки кассовых операций.
В аналогичном порядке проверяется ведение кассовой книги, записи в которой кассир должен осуществлять в двух экземплярах, через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой, сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому документу, ежедневно подсчитывать итоги, выводить остаток на следующий день и передавать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
По результатам проверки поступления и расходования наличных денег по кассе рекомендуется составлять ведомость целевого использования денежных средств за проверяемый период, в которой также выводится остаток наличных денег на отдельные даты этого периода, что позволит выявить соблюдение установленного порядка целевого использования этих средств, лимита остатка и норм их расходования из выручки. При этом следует иметь в виду, что организация может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита, установленного на проверяемый период обслуживающим банком, а наличные деньги сверх этого лимита могут храниться в кассе только для оплаты труда и пособий по специальному страхованию не свыше трех дней, после чего вся сверхлимитная наличность сдается в обсуживающий банк.
Обеспечение надлежащего порядка хранения, приема и выдачи наличных денег зависит, прежде всего, от организации постоянного контроля за соблюдением кассовой дисциплины непосредственно в самой организации. Особая роль в этом деле принадлежит главному бухгалтеру, который обязан организовать регулярное проведение внезапной ревизии кассы в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассира (при наличии ревизионной комиссии или службы внутреннего контроля такие ревизии могут осуществлять указанные органы). Главный бухгалтер организации должен также обеспечить предварительный и текущий контроль за правильным совершением кассовых операций путем такой организации учета и контроля, которая предупреждала бы возможность образования недостач, растрат и незаконного расходования наличных денег.
В целом ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя, главного бухгалтера и кассира организации, для чего должны быть обеспечены в полном объеме все необходимые меры, предусмотренные данным нормативным актом. Обслуживающие банки призваны систематически проверять соблюдение их клиентами Порядка ведения кассовых операций, а учредители, вышестоящие организации (в случае их наличия) и аудиторские фирмы при проведении документальных ревизий и проверок должны осуществить ревизию кассы и проверить соблюдение кассовой дисциплины.
По выявленным фактам нарушений порядка ведения кассовых операций в общем акте ревизии или отчете о результатах проверки устанавливаются характер этих нарушений и виновные лица.
3. Контроль и ревизия операций по счетам денежных средств в банках
контроль ревизия денежный касса
В соответствии с действующим законодательством организации обязаны хранить свои денежные средства, предназначенные как для основной деятельности, так и для капитальных вложений, в кредитных учреждениях.
Порядок открытия и режим банковских счетов регулируются продолжающей действовать до настоящего времени Инструкцией Госбанка СССР «О расчетных, текущих и бюджетных счетах, открываемых в учреждениях Госбанка СССР» от 30.11.86 № 28, в соответствии с которой, в частности, для оформления открытия счета в учреждении банка представляются заявление па открытие счета по установленной форме, документ о государственной регистрации предприятия, копия учредительного договора (решения о создании), копия утвержденного устава (положения), карточка с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера и оттиска печати организации по установленным формам.
Правила осуществления операций, связанных с безналичными расчетами, устанавливаются по каждому их виду Положением Банка России «О безналичных расчетах в Российской Федерации» от 03.10.02 № 2-П, которым регулируются основные формы таких расчетов (расчеты платежными поручениями, расчеты по аккредитиву, расчеты чеками и расчеты по инкассо). Формы безналичных расчетов избираются организацией самостоятельно и предусматриваются в договорах, заключаемых с обслуживающими банками. В рамках форм безналичных расчетов в качестве участников расчетов рассматриваются плательщики и получатели средств, а также обслуживающие их банки-корреспонденты. Контроль и ревизии операций по счетам организаций в обслуживающих банках должны быть направлены на выявление соблюдения действующего порядка открытия счетов, зачисления на них поступающих денежных средств и их использования по целевому назначению.
Важные обязанности по выполнению этих функций возложены, прежде всего, на руководителей и главных бухгалтеров предприятий, которые призваны постоянно контролировать эти операции. Именно они вправе открывать счета в банках и распоряжаться хранящимися на них денежными средствами. Должностными положениями о главных бухгалтерах предусмотрены особые права и обязанности их по контролю за использованием денежных средств. Так, главный бухгалтер должен систематически контролировать соблюдение платежной и финансовой дисциплины в организации, осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль по операциям, связанным с приемом, оприходованием, хранением и расходованием денежных средств, не допускать нарушения установленного в этом деле порядка и действующего законодательства. В соответствии со статьей 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного разрешения этого руководителя, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.